A empresa de serviços profissionais e de engenharia, Aurecon, simplifica a identificação e a descoberta de documentos com o Microsoft Syntex

Resumo

Aurecon é uma empresa de engenharia, design e consultoria com sede em Melbourne, Austrália. Com a colaboração no centro de seus negócios, ela enfatiza a concretização de ideias que criam um futuro melhor para as pessoas e o planeta. Classificada como uma das principais empresas de serviços profissionais da Austrália em 2021, a Aurecon tem uma abordagem inovadora e premiada aos negócios.

A Aurecon valoriza muito as informações – tanto que implementou o Aurecon Project Information Management Standard (APIMS), que fornece a estrutura para estabelecer uma base de informações consistente em toda a organização. A intenção do padrão é fornecer maior acessibilidade e confiabilidade em torno das informações. Para garantir que as informações sejam precisas, os metadados aplicados adequadamente são fundamentais e estão no centro de como a organização opera.

Desafio

Ao fazer a transição para essa abordagem rica em metadados, surgiram vários desafios em torno da aplicação de metadados a renderizações de arquivos nativos, como PDFs, e a informações que estavam sendo compartilhadas de sistemas de gerenciamento de documentos não Microsoft. O processo de aplicação de metadados a esses tipos de informações era muito manual e muitas vezes resultava na duplicação de esforços dos membros da equipe e na perda de tempo valioso. Isso foi especialmente prevalente em projetos de engenharia de grande escala, onde a produção em massa de desenhos de projeto altamente complexos precisam ser codificados de forma exclusiva.

“Executar as coisas da sua própria cabeça não é uma ótima maneira de fazer negócios”, diz James Black, diretor de risco digital e gerenciamento de informações da Aurecon. “Se você tiver todos os desenhos carregados, poderá acessá-los com palavras-chave.” A marcação de informações para torná-las mais facilmente detectáveis também vai além dos benefícios internos para a Aurecon. Os clientes da empresa começaram a colocar mais ênfase em garantir que o conteúdo visual, como desenhos, seja gerenciado usando os padrões de informação de suas organizações. Os consultores da Aurecon precisam atender a esses padrões para garantir um resultado de qualidade.

Estratégia

Para maximizar a eficiência do APIMS, a equipe da Aurecon buscou uma solução automatizada para atribuir metadados, levando os membros da equipe da empresa à Microsoft Syntex. Com base em suas estruturas de gerenciamento de informações, a Aurecon começou a implementar o Microsoft Syntex para aprimorar a qualidade da captura de metadados, simplificando a experiência do usuário. Com a escala como um fator chave, a equipe identificou uma oportunidade de usar modelos no Microsoft Syntex para ler e automatizar de forma inteligente a extração de tags de metadados de grandes conjuntos de desenhos à medida que são adicionados aos sites de projeto do SharePoint.

A Microsoft Syntex dá vida à abordagem liderada por padrões da Aurecon – a etapa fundamental para garantir que seu pessoal tenha acesso a informações confiáveis que podem ser compartilhadas e usadas em projetos. Ele também libera o tempo que os membros da equipe do projeto gastam classificando e marcando manualmente as informações.

Resultados

A facilidade de construir e retreinar modelos para a implementação da ISO 19650 pela Aurecon por meio de uma estrutura padronizada de entrega de informações abriu oportunidades futuras para usar modelos inteligentes que atendem às necessidades de informações dos clientes da Aurecon de maneira consistente e estruturada e agregam valor aos clientes da empresa.

Com o Microsoft Syntex, a Aurecon agora pode atender mais facilmente aos requisitos de governança e conformidade. Em vez de ser uma tarefa assustadora e demorada, é tão simples quanto carregar um arquivo na biblioteca do SharePoint da empresa e fazer com que o sistema adicione as tags relevantes. Esse processo permite que as equipes de projeto usem as informações no futuro, e a economia de tempo com o uso diário do Microsoft Syntex ajuda os funcionários a se concentrarem na entrega de valor aos clientes.

Quando perguntado sobre o que mais a empresa gostaria do uso futuro do Microsoft Syntex, a Aurecon vê os dados capturados como a base para novas ferramentas inovadoras que podem fornecer insights para toda a empresa e são essenciais para o desenvolvimento e manutenção de gêmeos digitais. Para começar a usar gêmeos digitais, uma organização precisa de uma estrutura sólida para obter informações inteligentes. Ajudando-o a construir a base, o Microsoft Syntex permite que a Aurecon use essas ferramentas e continue criando um negócio mais forte e eficiente.

Leia o estudo de caso completo