Atria usa aplicativo personalizado para gerenciar dados de clientes, produtos e centros de custo

Resumo

Na Atria, os funcionários geralmente são forçados a dar um passo extra para gerenciar dados mestres para vários conjuntos de informações em toda a organização. Gerenciar esses dados geralmente exige que os funcionários confiem em sua memória para executar tarefas em uma ordem específica.

Para resolver a falta de eficiência, a Atria decidiu encontrar ferramentas no Office 365 que pudessem simplificar e agilizar seus processos. Com a ajuda da Valo Intranet, a Atria conseguiu implementar ferramentas como PowerApps, SharePoint Lists e Flow para modernizar seus processos de negócios.

Desafio

Para resolver a falta de eficiência, a Atria decidiu encontrar ferramentas no Office 365 que pudessem simplificar e agilizar seus processos. Com a ajuda da Valo Intranet, a Atria conseguiu implementar ferramentas como PowerApps, SharePoint Lists e Flow para modernizar seus processos de negócios.

Estratégia

PowerApps – Com o PowerApps, a Atria conseguiu criar interfaces de usuário para os funcionários usarem ao solicitar novos dados. Comparado às IUs de lista básica no SharePoint, o PowerApps oferece a capacidade de criar entrada de dados semelhante a um assistente, em que as seleções nas fases anteriores afetam os dados necessários nas fases posteriores do assistente. O PowerApps também se conecta a listas do SharePoint com identidades diferentes para que os funcionários não precisem mais ter acesso de gravação direto às listas do SharePoint usadas.

Listas do SharePoint: As listas personalizadas são usadas para armazenamento de dados simples, para dados processados. As listas personalizadas também são usadas para armazenar opções de listas suspensas no aplicativo PowerApps, bem como informações de configuração para os fluxos de trabalho criados com o fluxo.

Fluxo: Os fluxos de trabalho criados com o Microsoft Flow são usados para orientar o processo ao solicitar novos dados, para que os funcionários não precisem mais lembrar o que fazer em seguida. Isso inclui enviar e-mails para processadores, iniciar fluxos de trabalho de aprovação quando uma aprovação for necessária e enviar notificações e confirmações aos solicitantes à medida que o processo avança.

Na primeira fase do projeto, os seguintes tipos de dados são processados usando o Atria Master Data Management Tool:

• Números de item – quando um novo SKU para um novo produto ou produto existente é lançado, um número de item exclusivo é atribuído
• Contas – Quando novas contas contábeis precisam ser criadas, um processo de aprovação em duas etapas é acionado, garantindo que todas as informações necessárias sejam inseridas. A etapa final do processo determina se a conta é necessária ou se já existe uma conta com a finalidade pretendida.
• Centros de custo – Este processo garante que o procedimento correto seja seguido se um novo centro de custo for criado
• Clientes – Nesta ferramenta, todas as informações de novos clientes são inseridas e gerenciam os diversos sistemas que clientes em diferentes países podem precisar usar
• Fornecedores – novos fornecedores são criados de forma diferente dependendo de onde o fornecedor está registrado. Esta ferramenta se encarrega de adaptar o conjunto de dados necessário dependendo do país do fornecedor

Resultados

Com a ajuda da Valo Intranet, em vez de depender de processos baseados em papel que exigem muita reflexão e dependem muito da própria memória, os funcionários da Atria agora contam com um conjunto de ferramentas que permitem inserir de forma eficiente e eficaz vários tipos de informações para seus processos de negócios específicos.