Cliente
Arla Foods
A Arla Foods é uma cooperativa internacional de laticínios de propriedade de 9.900 agricultores na Dinamarca, Suécia, Reino Unido, Alemanha, Bélgica, Luxemburgo e Holanda. A administração responsável do dinheiro desses proprietários de agricultores, além de uma estratégia de crescimento e qualidade que responde e respeita as mudanças no clima e nos mercados, tornou a Arla Foods a maior produtora de laticínios orgânicos do mundo.
A pecuária leiteira pode parecer uma indústria conservadora – e de muitas maneiras é. Do lado dos negócios, no entanto, a Arla é como qualquer outra empresa multinacional com uma força de trabalho geograficamente dispersa. A cooperativa emprega cerca de 20.000 pessoas em todo o mundo e precisa das ferramentas para apoiá-las. Ao mesmo tempo, a Arla não é uma empresa de capital aberto, mas uma cooperativa, com a responsabilidade de seus agricultores-proprietários gastarem seu dinheiro com sabedoria. Assim, quando o hardware e software de servidor interno Arla executou sua intranet em obsolescência próxima, a cooperativa viu uma oportunidade de economizar dinheiro enquanto aprimorava as comunicações, a colaboração e a produtividade de sua força de trabalho por meio de uma intranet moderna e inteligente.
A (rápida) jornada da ideia para a intranet
A intranet original da Arla era um site codificado personalizado construído em uma instalação local do SharePoint. O hardware do servidor estava se aproximando rapidamente do fim da vida útil, e a cooperativa teve que decidir se compraria novo hardware, renovaria as licenças de software e contrataria um fornecedor terceirizado para revisar o código personalizado - uma perspectiva cara e não a da cooperativa. -op queria gastar dinheiro.
Por sorte, naquela época, Stig Thomsen, arquiteto-chefe do My Digital Workspace na Arla, participou de uma palestra na intranet inteligente no Microsoft Ignite 2018. O que ele aprendeu levou a uma avalanche de ideias na Dinamarca. “Ei, nós podemos realmente fazer algo com isso!” ele diz que pensou.
Thomsen compartilhou a ideia com sua colega Anna Kristensen, gerente de produto do My Digital Workspace. Entre eles, identificaram três objetivos para a nova intranet:
- Use apenas os componentes mais recentes prontos para uso, sem desenvolvimento personalizado.
- Adote uma abordagem consciente dos custos.
- Adaptar-se a novas formas de trabalho (por exemplo, móvel).
Nos seis meses seguintes, a nova intranet começou a tomar forma.
Economizando dinheiro indo para sempre
Arla, um antigo cliente da Microsoft, já tinha ferramentas que facilitariam o futuro colaborativo que a liderança da cooperativa desejava. Thomsen e Kristensen queriam reduzir ao mínimo os gastos com a nova intranet e fazer o máximo possível de trabalho em casa. Como diz Kristensen, “Inovar é fácil quando você tem todo o dinheiro do mundo. A verdadeira inovação vem quando você é desafiado, e é difícil justificar o financiamento para esses projetos.”
O SharePoint Online deu à equipe a maior parte do que eles precisavam imediatamente, ajudando-os a manter um controle rígido sobre os custos e evitar o aprisionamento do fornecedor.
O SharePoint deu à cooperativa duas grandes melhorias:
- Características perenes. A cooperativa reduziu significativamente o esforço de TI ao empregar Microsoft 365 porque, como uma solução de software como serviço (SaaS), seus recursos estão sempre atualizados.
- Acesso móvel. Os funcionários móveis não conseguiam acessar a intranet. À medida que mais e mais funcionários faziam a transição de desktops para dispositivos móveis, as visitas de funcionários à intranet diminuíam, de modo que o acesso móvel era uma necessidade significativa para a força de trabalho global da Arla.
Thomsen diz: “Conseguimos convencer a liderança de que, como a intranet não estava mais atendendo às necessidades dos funcionários e porque seriam necessários investimentos na infraestrutura, era melhor mudar para uma plataforma SaaS padrão e preparada para o futuro usando -componentes de prateleira.”
Quando a equipe executou os números, ficou claro que os custos iniciais de manter o sistema em funcionamento versus mudar para uma intranet inteligente eram quase iguais. Mas a natureza perene da solução SaaS, juntamente com o uso de recursos do SharePoint prontos para uso, reduziria drasticamente os custos anuais. A cooperativa não apenas economizaria em manutenção e custos mensais recorrentes, mas também em custos relacionados a atualizações de sistema operacional, software e hardware de servidor. Como Kristensen diz: “Não é nosso dinheiro. Somos propriedade de milhares de agricultores. É o sustento deles. Temos que ser responsáveis na forma como gastamos esse dinheiro.”
Fora com o velho, com o novo
Um princípio que Thomsen e Kristensen enfatizaram no novo design da intranet da Arla foi a continuidade com a navegação e a estrutura da intranet clássica. Foi aí que surgiram os recursos do mega menu para o site inicial no SharePoint. Com o mega menu, a nova intranet tem uma experiência de navegação que imita a intranet clássica da Arla. Diz Thomsen, “Podemos obter a mesma funcionalidade e evitar surpresas para nossos funcionários porque a nova intranet usava a estrutura da antiga intranet”.
Onde a equipe de design experimentou lacunas na funcionalidade, eles encontraram soluções fáceis. Por exemplo, a solicitação mais importante da equipe de Comunicação Corporativa foi que eles pudessem agendar comunicados à imprensa — uma tarefa essencial para qualquer operação global. Esse recurso do SharePoint está em andamento na Microsoft, mas em vez de esperar ou recorrer ao código personalizado, a equipe conseguiu criar a funcionalidade desejada em menos de um dia usando o Microsoft Flow.
O projeto da casa final foi efetivamente determinado pelos funcionários da cooperativa. “Basicamente, colocamos todas as Web Parts prontas para uso no SharePoint no site inicial e, em seguida, perguntamos ao nosso grupo de usuários quais eles gostaram”, ri Thomsen. O grupo de teste consistiu em cerca de 50 pessoas selecionadas de toda a cooperativa, então o resultado é representativo da Arla como um todo.
Essa página de destino serve tanto como um site inicial quanto um site central, e inclui o mega menu, notícias globais, notícias regionais e – de longe o recurso mais popular entre os funcionários – um bloco de links rápidos 3 × 3, que ajudou o equipe de design atinge seu objetivo de transformar a intranet da Arla de um site de comunicação.
em uma espécie de portal de autoatendimento. A funcionalidade de pesquisa integrada dá aos funcionários o poder de pesquisar em toda a organização as informações de que precisam, e a equipe eliminou componentes de terceiros da intranet migrando alguns fluxos de trabalho existentes do K2 para as Web Parts do PowerApps.
Esse tipo de racionalização foi crucial porque a simplicidade era a chave.
“A antiga intranet se chamava Check-In”, diz Kristensen, “e os funcionários ficavam perguntando: 'Quando o novo Check-In será lançado?' Mas a nova intranet não é o Check-In 2.0. É uma intranet totalmente nova... uma filosofia totalmente nova.”
A partir do site inicial, a equipe criou sites de comunicação para áreas de negócios, informações corporativas, países individuais da família Arla e muito mais. Os proprietários foram designados para cada site de comunicação da área de negócios (por exemplo, Recursos Humanos, Comunicação Corporativa, Vendas), e eles tinham o poder e a responsabilidade de criar conteúdo para seus sites. Kristensen diz: “No início deste projeto, tomamos a decisão de não migrar nada do Check-In para a nova intranet. Tudo teve que ser construído do zero, e isso garantiu que apenas conteúdo relevante fosse incluído na nova intranet.” As diferenças arquitetônicas entre as versões antigas e novas do SharePoint tornaram essa abordagem a maneira mais fácil e econômica de atingir as metas da equipe. Os proprietários dos sites de comunicação também apreciaram a chance de uma limpeza de primavera.
Criando a força de trabalho moderna da Arla
A Arla é uma organização multinacional. Os funcionários trabalham em trânsito, geralmente em seus dispositivos móveis, em vez de nas mesas de um escritório. A antiga intranet da Arla não podia acomodar o acesso móvel e não era possível integrar a funcionalidade do Office 365. O celular, então, foi um grande impulsionador para a nova intranet. Como observa Kristensen, “é importante que a Arla seja pioneira em tecnologias de colaboração modernas para dar suporte a essa nova maneira de trabalhar. Ao mesmo tempo, podemos adaptar nossa maneira de trabalhar para que nossos funcionários usem essas novas tecnologias e ferramentas da maneira que devem ser usadas. Os dois podem andar de mãos dadas.”
Grandes vitórias para uma abordagem consciente dos custos
A nova intranet da Arla, lançada em 1º de outubro de 2019, faz parte de um ecossistema Microsoft 365 integrado. Os funcionários agora têm uma maneira rápida e fácil de começar o dia de trabalho: eles podem receber as últimas notícias, ver o que está acontecendo em suas comunidades e lançar os aplicativos de que precisam para serem produtivos e colaborarem.
Os funcionários da Arla ainda podem acessar a intranet antiga, mas ela ficará offline no final de 2019. Para facilitar a transição, o novo site inicial é o que os funcionários veem quando abrem seus navegadores todos os dias. Os proprietários dos campeões de sites de comunicação carregam mais conteúdo todos os dias e, à medida que novos sites de comunidade são adicionados, a intranet se expandirá, mudará e oferecerá mais opções de colaboração e novas formas de trabalho.
O feedback até agora tem sido positivo, e a empresa investiu em uma campanha de engajamento de base que capacita os campeões de sites da comunidade a dizer a seus colegas o que torna seus sites excelentes. Esses campeões podem criar os sites que quiserem com as páginas e layouts que quiserem, mas o My Digital Workspace mantém um grau de controle, garantindo uma experiência unificada entre os sites. Como observa Kristensen, “não queremos que este seja um projeto de TI. Queremos que seja um movimento de base, de baixo para cima. Os proprietários do portal são os porta-vozes da nossa nova intranet.”
Até o momento, a nova intranet da cooperativa produziu várias vitórias significativas:
- Dos 20.000 funcionários que acessam a nova intranet, 12.000 são funcionários de escritório que trabalharam em PCs dedicados e estão migrando para dispositivos móveis, e 8.000 são funcionários de primeira linha que agora acessam a intranet de quiosques ou dispositivos móveis pessoais.
- Os tempos de carregamento da intranet são significativamente mais rápidos.
- O uso de recursos prontos para uso significou um tempo incrivelmente curto desde o design até o lançamento.
- A equipe eliminou os custos de teste e correção de bugs e pode fazer alterações de maneira rápida e fácil, sem a necessidade de personalização ou codificação de terceiros, evitando o aprisionamento do fornecedor.
- A acessibilidade móvel significa que, pela primeira vez, os funcionários de primeira linha podem acessar a intranet.
O futuro da Arla é colaborativo
O trabalho não parou só porque a nova intranet está funcionando. À medida que mais sites de comunicação forem lançados, a equipe do My Digital Workspace planeja adicionar filtros para permitir maior personalização para os funcionários. Thomsen dá um exemplo: “Só se você estivesse na Finlândia, por exemplo, você veria as notícias da Finlândia, escritas em finlandês”. Ele e Kristensen preveem que cada vez mais a comunicação passará para as comunidades Yammer, com grupos colaborando em equipes. Um vendedor da Suécia resume a intranet inteligente da Arla desta forma: “Finalmente, estou com ela no bolso. Posso usá-lo onde estiver.”
A Arla Foods está onde está no mercado global em grande parte por causa de sua cuidadosa administração do dinheiro que seus milhares de proprietários de agricultores confiam a ela. Mas o que começou como um projeto para economizar dinheiro floresceu em uma intranet inteligente que ajudará a transformar a empresa no local de trabalho do futuro, construído para acessibilidade, comunicação e colaboração. “Nós padronizamos as tecnologias da Microsoft e nosso pessoal está trabalhando com elas”, diz Torben Fabrin, vice-presidente sênior e CIO da Arla. “Agora, eles podem ser produtivos onde quer que estejam enquanto colaboram com colegas em todo o continente. Esse é o futuro da Arla Foods.”
