Adcock implanta nova intranet do SharePoint com ajuda do Business Cloud Integration

Resumo

A Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd é uma empresa familiar premiada que foi fundada em 1964. A Adcock opera a partir de 12 centros com serviços completos e emprega mais de 230 pessoas, das quais mais da metade são engenheiros altamente qualificados. A Adcock tem uma base de clientes ampla e variada, incluindo edifícios comerciais, saúde, setor público, educação e fabricação, e oferece experiência incomparável em sistemas de ar condicionado, ventilação e aquecimento para todos os ambientes - bem como sistemas de refrigeração, resfriamento de processo e armazenamento a frio para aplicações especializadas .

Adcock adotou o Microsoft Office 365 e o Yammer rapidamente se tornou a ferramenta de escolha para comunicação local e nacional com engenheiros e funcionários do escritório. No entanto, as equipes rapidamente descobriram que o Yammer não funcionaria bem como uma solução de gerenciamento de documentos. Depois de identificar a necessidade do SharePoint Online, eles entraram em contato com o Business Cloud Integration para obter ajuda.

Desafio

Com a necessidade de conectar funcionários em várias filiais com uma solução de gerenciamento de documentos, os principais desafios da Adcock com sua solução existente foram acessar e localizar as versões atuais de documentos, substituir SANs para gerenciamento de documentos específicos de filiais e automatizar processos de negócios específicos. Além disso, a empresa precisava de uma solução que permitisse aos engenheiros do grupo, que não estavam atualmente licenciados para usar o Office 365, acessar as informações do projeto de instalação, bem como os documentos de serviço e manutenção.

Estratégia

Adcock trabalhou com Business Cloud Integration para projetar e implantar uma nova solução de gerenciamento de documentos. O Business Cloud Integration construiu uma nova Intranet para a Adcock usando seus Casper365™ Plataforma de automação Office 365 e SharePoint.

Arquitetura e Design - O Business Cloud Integration projetou a Intranet usando sites de hub modernos, páginas de ramificação específicas e conjuntos de sites de trabalho privados. O trabalho do projeto precisava de uma abordagem de modelo específica, bem como a disponibilidade de documentos para diferentes tipos de usuários. Além disso, os serviços e funções do grupo são controlados centralmente e precisavam de um modelo de permissões simples para impedir o acesso a documentos confidenciais. A chave para o design foi a escalabilidade com novas filiais projetadas para serem sites de modelo reimplantáveis para permitir que o grupo se expandisse sem desenvolvimento adicional.

SharePoint Online – Eles exportaram dados do Yammer para um conjunto de sites seguro usando o PowerShell para que a equipe interna se realocasse ainda mais para os sites apropriados. Os sites modernos do SharePoint fornecem páginas fáceis de usar e fáceis de usar. A Business Cloud Integration os co-criou com a equipe Adcock para melhor usar os recursos da página sem uma grande dependência de redação. Os conjuntos de sites do SharePoint foram usados para cada filial com webparts SPFX personalizados implantados no catálogo de aplicativos e o serviço de automação Casper365 usado para implantação futura de sites, ativos e estilos de filial.

PowerApps – A equipe desenvolveu um aplicativo de adoecimento e retorno ao trabalho para gerenciar o atendimento de todo o grupo e possibilitar a emissão de relatórios. Isso substituiu um formulário pdf, simplificando o processo de comunicação de ausências e aumentando a notificação antecipada das mesmas para permitir o planejamento de contingências.

Fluxo da Microsoft - Eles implantaram processos de notificação de aprovação e doença do PowerApps no Microsoft Flow. Além disso, o Microsoft Flow foi usado para automatizar o arquivamento correto de documentos recebidos de engenheiros usando o sistema ERP GreenTree do grupo, que salvava documentos em sistemas de arquivos locais usando uma convenção de nomenclatura conhecida.

Resultados

A Adcock agora tem uma solução completa de Intranet e substituiu as unidades de armazenamento NAS pelo SharePoint Online. O tempo de TI foi reduzido no gerenciamento de drives NAS, as informações são mais facilmente localizadas e a empresa pode operar e colaborar melhor do que nunca. Os engenheiros agora são usuários licenciados, capazes de acessar remotamente documentos de instalação e manutenção conforme necessário.

À medida que o negócio cresce, filiais adicionais podem ser facilmente adicionadas e sites de projetos podem ser implantados pela equipe interna usando Casper365™ sem intervenção adicional de um administrador ou equipe de desenvolvimento do SharePoint.