Serviço de saúde domiciliar cria fluxo de trabalho mais saudável para melhorar o atendimento ao paciente

Resumo

Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) atende sua comunidade em Nova York com cuidados médicos domiciliares compassivos. Os membros da equipe cuidam de muitos pacientes em campo, e a organização sem fins lucrativos precisava de uma maneira digital de rastrear processos, comunicar-se entre os prestadores de cuidados e melhorar a mobilidade da equipe. A VNSHS adotou o Microsoft Flow e o Office 365 para automatizar seus fluxos de trabalho e padronizar como sua equipe de primeira linha recebe notificações. Livres de papelada e viagens extras, os enfermeiros agora podem passar mais tempo com os pacientes e garantir cuidados consistentes e de alta qualidade.

Desafio

Identificando os desafios de cuidados médicos domiciliares consistentes

Os hospitais não são o único lugar onde os pacientes precisam de cuidados médicos ou onde os médicos dedicam longas horas e tratamento sincero. Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) envia sua equipe de primeira linha, como enfermeiras qualificadas, fisioterapeutas e terapeutas ocupacionais para cuidar de pacientes em suas casas. Com sede em Northport, Nova York, a organização sem fins lucrativos também oferece cuidados paliativos para controlar a dor dos pacientes e garantir seu conforto no final da vida.

Esses são trabalhos importantes e nem sempre fáceis. Além dessas responsabilidades, os enfermeiros do VNSHS e outros funcionários precisam rastrear uma quantidade impressionante de dados ao longo de 90.000 visitas a 3.000 pacientes de cuidados domiciliares e 600 pacientes de cuidados paliativos a cada ano.

A equipe de primeira linha tinha que preencher todas as admissões e relatórios de incidentes em papel, trazer fisicamente os documentos para o escritório e depois retornar ao campo. “Trazer a papelada de volta ao escritório levava muito tempo e as coisas podiam se perder. Como não tínhamos um registro digital consistente de nossos processos, etapas seriam perdidas”, diz Alvin Ledwidge, especialista em sistemas do Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk.

Quando a equipe admitia um paciente ou arquivava um relatório, eles precisavam adicionar manualmente os nomes de todos os funcionários pertinentes a um e-mail para notificar a todos. Às vezes, um membro da equipe pode ser deixado de fora. “Com nosso sistema anterior, as coisas poderiam dar errado, como um terapeuta ou assistente social não receber uma notificação e perder um compromisso”, diz Ledwidge. “Os pacientes e suas famílias expressam, com razão, muita emoção em relação às consultas perdidas. Precisávamos de uma maneira de cumprir de forma mais consistente nosso compromisso de oferecer o atendimento excepcional que nossos pacientes merecem.”

Estratégia

Centralização de dados e loop na equipe certa

A VNSHS queria digitalizar seus processos e garantir que a equipe relevante fosse incluída no plano de atendimento de cada paciente desde o início. Em julho de 2017, a organização decidiu usar Fluxo da Microsoft para criar fluxos de trabalho automatizados. Ao mesmo tempo, o VNSHS adotou Microsoft Office 365 e conectou o Microsoft Flow ao Microsoft SharePoint Online. Agora, para relatórios de incidentes, admissões e monitoramento remoto de sinais vitais de pacientes, o VNSHS usa 12 fluxos específicos criados para seus processos clínicos e de negócios mais importantes.

Ledwidge e sua equipe criaram listas do SharePoint com a equipe, o grupo e os gerentes certos para serviços específicos. Os funcionários preenchem formulários de fluxo de trabalho em Formulários Microsoft ou PowerApps, que se conectam às listas do SharePoint e ao Microsoft Flow. “Ao usar o Microsoft Flow, tornamos os processos para a equipe de primeira linha muito mais rápidos. Eles se preocupam menos com quem está no e-mail – eles simplesmente preenchem um formulário de fluxo de trabalho e sabem que a equipe e os supervisores certos serão incluídos automaticamente.”

Anteriormente, a equipe precisava atualizar as anotações do prontuário eletrônico, mas a próxima equipe no processo de atendimento não seria notificada até que a atualização fosse concluída – o que poderia levar dois ou três dias. “Agora, com o Microsoft Flow, quando nossa equipe de primeira linha começa a preencher um formulário do PowerApps, ele notifica os outros sobre o tipo de serviço que o paciente precisa em seguida”, diz Ledwidge. “Dessa forma, a equipe pode priorizar e planejar adequadamente, o que reduz o estresse, a confusão de última hora e o risco de compromissos perdidos.”

Resultados

Diminuindo o tempo administrativo, melhorando o atendimento ao paciente

Todos os 250 membros da equipe têm acesso ao Microsoft Flow, incluindo os 180 funcionários de primeira linha que usam a ferramenta em iPads. Para cada admissão, a equipe economiza de 15 a 20 minutos de papelada. A equipe aprecia que agora eles podem fazer anotações em tempo real, saber que os membros certos da equipe estão atualizados e evitar ir e vir entre o consultório e as casas dos pacientes.

“O Microsoft Flow é a cola que mantém tudo junto”, conclui Ledwidge. “Antes, perdíamos um tempo valioso levando documentos para o escritório e tentando comunicar o plano de atendimento. Agora, a equipe está gastando menos tempo com a papelada e mais tempo cuidando dos pacientes.”

Saiba mais sobre Serviço de Enfermeira Visitante e Hospício de Suffolk sobre Facebook e LinkedIn.

Leia o estudo de caso completo