O Locker digitaliza processos baseados em documentos com d.velop e Microsoft 365

Resumo

Nos últimos 90 anos, a Loacker evoluiu de uma pequena confeitaria regional para uma marca mundialmente conhecida com produtos que encantam pessoas em mais de 100 países. Com mais de 1.000 funcionários produzindo mais de 957 milhões de itens doces por ano, a empresa se concentra em oferecer bens naturais puros e saudáveis aos seus consumidores.

A Loacker trabalhou com a d.velop para criar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) integrado ao SAP e baseado em Office 365 e SharePoint. Com a ajuda de soluções e adaptadores d.velop, o sistema permite que os usuários exibam arquivos digitais e processos digitais. Isso economiza custos, aumenta a transparência e reduz significativamente o tempo de processamento.

O sistema atende não apenas aos requisitos legais, mas também à filosofia da empresa “Share & Work Together”.

Desafio

Com informações provenientes de diferentes canais, como SAP ERP, e-mails e documentos em papel, o Loacker não conseguia gerenciá-las centralmente. Além disso, a empresa armazenava informações em diferentes sistemas, de modo que os funcionários precisavam gastar muito tempo para obter uma visão geral completa.

Processos importantes ainda eram analógicos e envolviam muito esforço manual. Como resultado, a empresa queria digitalizar esses processos, incluindo processos de contas a pagar (como processamento de faturas) que precisavam cumprir os requisitos legais especiais na Itália.

Já existia um DMS proprietário, mas não era amplamente utilizado. A Loacker queria estabelecer um DMS adequado em sua empresa com orientação internacional e crescimento dinâmico. Eles precisavam que o DMS se integrasse perfeitamente ao SAP ERP líder. Eles também queriam incluir a digitalização completa, legalmente compatível e transparente de todos os documentos na forma de arquivos de clientes, arquivos de fornecedores, arquivos de pedidos, documentos técnicos, etc. clientes e otimizar a colaboração interna.

De acordo com as ideias de Loacker, o novo DMS deve promover ainda mais a ideia interna “Share & Work Together”. Além disso, o tema do arquivamento conforme os requisitos dos respectivos países foi importante no projeto.

Estratégia

Para digitalizar a administração interna do Loacker e concluir o projeto com sucesso, a d.velop e a empresa traçaram uma estratégia antes do início do projeto.

O Office 365 e especialmente o SharePoint são usados estrategicamente para comunicação no Loacker. Portanto, eles decidiram construir a intranet e gerenciamento de documentos do Loacker nesta plataforma.

Esses serviços deveriam ser disponibilizados aos usuários como um sistema central e moderno para permitir o processamento conjunto de documentos e processos de negócios digitais consistentes.

O projeto começou com a migração do sistema ECM existente para o SharePoint/O365; posteriormente a equipa efetuou a integração do SharePoint/O365 no SAP ERP para apresentação dos respetivos ficheiros no contexto de um processo SAP.

Os documentos de saída do SAP são armazenados automaticamente no SharePoint com os metadados correspondentes. Os documentos em papel recebidos, como faturas, são digitalizados e também armazenados no SharePoint. Os e-mails podem ser arquivados rapidamente por meio de arrastar e soltar usando a barra lateral d.velop.

Com o d.velop para Microsoft 365, as informações no SharePoint são consolidadas em contexto. Por exemplo, o sistema gera um arquivo de cliente, arquivo de fornecedor ou arquivo de material e permite o acesso a todas as informações relevantes do cliente.

Graças à estreita integração com o SAP, os usuários podem navegar do SAP para os documentos ou arquivos correspondentes no SharePoint a qualquer momento.

Além disso, a equipe realizou o processo de Contas a Pagar. Ele permite que as faturas sejam armazenadas e localizadas centralmente no SharePoint. O componente de fluxo de trabalho gerencia o processo de revisão e aprovação e garante que os metadados associados possam ser facilmente trocados com o sistema SAP.

Por último, mas não menos importante, a equipe estabeleceu o Office 365, SharePoint e d.velop para Microsoft 365 como uma plataforma para arquivamento à prova de auditoria.

Resultados

Após a implementação bem-sucedida do projeto, a equipe determinou que não apenas otimizaram os processos de negócios, mas também que houve uma redução significativa nas soluções isoladas. Outra vantagem é que o Loacker conseguiu um uso holístico e em toda a empresa do Office 365 estrategicamente posicionado. Os principais usuários e funcionários se beneficiam diretamente do projeto. Eles têm acesso a centenas de milhares de documentos a qualquer hora e de qualquer lugar, resultando em uma capacidade imediata de fornecer informações e uma redução significativa nos tempos de busca de documentos de fornecedores e clientes.

A verificação e aprovação digital das faturas recebidas com a solução profundamente integrada ao SAP da d.velop permite o arquivamento legalmente compatível com as respectivas regulamentações do país e características especiais na área de faturas digitais (FatturaB2B). Além disso, o processo consistentemente digital garante um recebimento transparente de faturas até o pagamento e reduz consideravelmente os tempos de processamento na verificação de faturas.

Leia o estudo de caso completo