Yorktown Systems Group은 Office 365 및 Summit 7을 사용하여 데이터 아키텍처와 보안을 현대화합니다.

요약

Yorktown Systems Group, Inc.(Yorktown)는 연방 및 민간 조직을 지원하기 위해 훈련 및 교육, 언어 및 문화 학습, 모델링 및 시뮬레이션, 관리 분석, 관리 서비스, 통합 물류를 제공하는 750명 이상의 직원을 보유한 전문 서비스 회사입니다. 앨라배마 주 헌츠빌에 본사를 둔 Yorktown 직원의 대다수는 고객과 함께 현장에 있으므로 조직 내 개인과 팀 간의 협업을 촉진하는 데 어려움을 겪었습니다. Yorktown은 Office 365 플랫폼을 사용하여 더 나은 팀 간 커뮤니케이션 및 공동 작업을 제공하기를 원했습니다.

도전

Yorktown은 대부분의 문서 관리 및 운영을 SharePoint 2010 온프레미스 환경 내에서 실행했습니다. 이 정보 시스템은 기능 세트에 의해 제한되었을 뿐만 아니라 온프레미스 모델도 Yorktown의 새로운 보안 및 규정 준수 전략을 복잡하게 만들었습니다. 수년간 서로 다른 부서에서 다양한 수준의 거버넌스로 정보 사일로를 만든 후 조직의 권한 구조는 일관되지 않고 관리하기 어려웠습니다. Yorktown의 콘텐츠 구조에는 현대적인 아키텍처 모범 사례가 부족했으며 직원들은 적시에 문서나 중요한 정보를 찾는 데 어려움이 있다고 지속적으로 보고했습니다. 마지막으로 Yorktown의 콘텐츠 중 일부는 타사에서 호스팅하는 서버 팜에 있었고 내부 IT 팀은 백엔드 관리를 위한 액세스 권한이 없었습니다.

전략

Summit 7 Systems는 Yorktown과 협력하여 조직의 SharePoint 2010 환경을 분석하고 문서화하여 사용자가 팀 간 작업을 위해 플랫폼을 사용하는 방법을 이해했습니다. 그런 다음 Summit 7은 Yorktown의 이해 관계자 및 조직 내 각 팀의 리더와 협력하여 SharePoint 2010 내에서 콘텐츠를 구성하는 방법과 이 구조가 기존 비즈니스 프로세스를 어떻게 향상시키거나 방해하는지 이해했습니다. 또한 Summit 7에서는 환경 내 콘텐츠에 대한 기존 보안 아키텍처에 대한 자세한 분석을 제공했습니다.

이 데이터를 사용하여 Summit 7은 Yorktown의 SharePoint 2010 환경 내의 모든 콘텐츠를 설명하는 정보 및 보안 아키텍처 설계를 만들 수 있었습니다. SharePoint 온라인의 최신 경험을 활용한 정보 아키텍처 설계는 기업 팀이 통신 사이트를 사용하여 더 넓은 Yorktown 청중에게 뉴스 발표, 정책, 절차, 여행 정보 및 보안 양식과 같은 관련 콘텐츠를 게시할 수 있는 영역을 제공했습니다. 팀 사이트는 내부 팀에 팀과 관련된 콘텐츠를 신속하고 효과적으로 공동 작업하고 공유할 수 있는 기능을 제공하는 데 사용되었습니다. 허브 사이트는 콘텐츠에 계층적 구조를 제공하고 사이트 분류를 사용하여 최종 사용자가 사이트 및 그룹 내에 저장된 콘텐츠 유형을 간단하게 해석할 수 있도록 함으로써 전체 디자인을 하나로 모았습니다. Summit 7은 사이트 디자인을 사용하여 환경 내 각 사이트에 대한 Yorktown 디자인 및 초기 사이트 구조를 구현했습니다.

강력한 정보 아키텍처가 설계 및 구현된 Summit 7은 Yorktown IT와 긴밀하게 협력하여 콘텐츠 마이그레이션을 순차적으로 수행함으로써 IT 팀이 사용자를 최신 인터페이스로 쉽게 전환하고 콘텐츠의 위치와 액세스 방법을 이해할 수 있도록 했습니다. Yorktown 팀 또는 그룹의 콘텐츠가 SharePoint 2010에서 SharePoint Online으로 마이그레이션되면 Summit 7은 이를 검증하고 Yorktown의 IT는 최종 사용자와 직접 협력하여 이들이 새로운 작업 방식에 적응하도록 했습니다.

Yorktown의 경우 이 접근 방식은 매우 성공적이었으며 조직 전체에서 사용자 채택을 보장했습니다. Summit 7은 Yorktown과 긴밀히 협력하여 IT 관리자가 Office 365 플랫폼과 그 전체 기능을 철저하게 이해할 수 있도록 했습니다. Summit 7은 Yorktown IT에 멘토링을 제공하여 조직 전체의 사용자와 긴밀히 협력하여 문제를 극복하고 플랫폼 사용을 더욱 촉진할 수 있도록 했습니다. 결국, Summit 7과의 긴밀한 협력을 통해 IT 팀은 Yorktown Systems Group 내 플랫폼의 전반적인 성공에 필수적인 이해관계자가 되었습니다.

결과

Summit 7의 지원으로 Yorktown은 팀 협업과 직원 상호 작용을 향상시키기 위해 쉽게 액세스할 수 있는 플랫폼을 구축했습니다. SharePoint 검색과 Microsoft Graph 사용을 통해 사용자가 조직 데이터에 더 쉽게 액세스할 수 있게 되었습니다. Yorktown IT 관리자는 비즈니스 구조와 내부 팀을 기반으로 사용자를 식별하고 Office 365 그룹으로 통합함으로써 사용자 보안 관리를 줄여 시간을 절약했습니다. 이 모든 것을 통해 Yorktown 직원은 기업 데이터가 안전하다는 확신을 Yorktown 리더십에 제공하는 동시에 비즈니스를 보다 효율적이고 원활하게 처리할 수 있었습니다.