요약
이 미국 연방 정부 기관의 경우 기록 및 정보 관리(RIM)는 일상 업무의 필수적인 부분입니다. 기록 분류 및 보관에 대한 각서 및 지침을 준수해야 합니다. 이는 부분적으로 많은 연방 기관이 받는 정보자유법(FOIA)의 지속적인 요청에 응답할 수 있도록 하기 위한 것입니다. FOIA 요청이 접수되면 기관은 문제의 문제와 관련된 모든 기록을 생성할 수 있어야 합니다. 이들 중 다수는 이메일 기록입니다. 방대한 정보를 더 쉽게 제어하고 액세스할 수 있도록 기관은 NEOSTEK과 Colligo에서 파일을 SharePoint 저장소로 자동 이동하는 솔루션을 찾았습니다.
도전
기관의 경우 RIM은 M-12-18 준수를 보장하고 FOIA 요청에 응답하는 능력에는 개별 직원에게 부담이 되는 복잡한 프로세스가 포함되었습니다. 직원들은 Outlook PST 파일에 포함된 기록을 저장하는 보관 받은 편지함에 특정 폴더를 설정하라는 임무를 받았습니다. 이러한 접근 방식으로 인해 FOIA 요청에 대한 응답이 문제가 발생하고 다음과 같은 여러 가지 이유로 오류가 발생하기 쉽습니다.
- 시간이 많이 걸리는 수동 프로세스
- 사람들이 부재중일 때 검색 가능성 문제
- 이메일 메타데이터 부족
- 흩어져있는 정보
- 대중의 신뢰가 부족하다
전략
M-12-18의 요구 사항을 해결하기 위해 기관은 NEOSTEK과 협력하여 이메일을 검색 가능한 SharePoint 기록으로 변환하는 프로세스를 자동화하는 엔드투엔드 기록 관리 솔루션을 식별하고 구현했습니다. 이 솔루션은 기관이 규정을 준수하게 할 뿐만 아니라 FOIA 요청 완료와 관련된 많은 프로세스를 간소화합니다.
Colligo는 기관으로부터 이메일을 자동으로 SharePoint에 기록으로 푸시하는 솔루션을 마련하라는 임무를 받았습니다. Colligo는 기본 Outlook 인터페이스 내에서 Outlook과 SharePoint를 원활하게 통합하는 Outlook 플러그인인 Colligo Email Manager를 구현했습니다. 기본 기록 관리 프로세스는 변경할 필요가 없었고 광범위한 교육도 필요하지 않았습니다. 이를 통해 Colligo는 이메일 관리자 솔루션을 신속하게 배포할 수 있었습니다. Email Manager를 사용하면 직원들이 바로 적응할 수 있었습니다. 이 솔루션을 통해 직원들은 익숙한 Outlook 인터페이스 내에서 SharePoint 기록을 볼 수 있었습니다.
결과
새로운 솔루션을 구현한 이후 기관은 FOIA 요청에 응답하는 데 필요한 시간은 물론 비효율성과 관련된 비용도 크게 줄였습니다. 또한 기관은 연방 성숙도 모델에 맞춰 기록 관리 관행을 개선하고, 규정 준수를 강화하고, 100% 사용자 채택을 실현하고, 직원 간의 협업을 개선했습니다.
시간 및 비용 절감
이전에는 복잡한 FOIA 요청에는 40명 이상의 직원이 정보를 찾는 데 각각 3~5시간을 투자해야 했습니다. 이제 이 검색은 한 사람이 한 시간 안에 수행할 수 있습니다. 직원당 4시간 동안 $150/시간의 비율로 이는 각 복잡한 요청에 대해 $23,850의 절감 효과를 나타냅니다. 매년 기관은 175개 이상의 복잡한 요청을 받아 연간 $4백만 이상의 비용 절감 효과를 나타냅니다. 직원 채택률은 짧은 시간에 100%에 도달했으며, 이를 통해 기관은 Colligo 솔루션으로 인한 또 다른 효율성을 실현할 수 있었습니다.
우수한 기록 관리 관행
Colligo Email Manager의 배포로 많은 기록 관리 프로세스가 개선되었습니다. 시스템에서 다른 사용자가 이미 저장한 이메일에 플래그를 표시하므로 이메일 기록이 더 이상 중복되지 않습니다. 레코드에는 풍부한 메타데이터가 태그되어 있어 더 많은 검색이 가능합니다. 보존 일정은 기록이 캡처되는 순간의 기록 분류에 따라 자동화됩니다. 이메일 관리자를 사용하면 직원은 기록으로 인정되는 이메일을 공유 SharePoint 폴더에 끌어서 놓기만 하면 됩니다. Outlook 탐색 창으로 끌어온 이메일이 아닌 파일에도 동일한 프로세스를 사용할 수 있습니다. 직원들은 간소화된 프로세스와 향상된 검색 기능을 통해 모든 관련 각서 및 지침을 준수할 수 있습니다.
NARA 성숙도 모델 향상
NEOSTEK과 Colligo Email Manager는 기관의 기록 관리 프로그램의 효율성을 평가하기 위해 NARA가 설계한 정부 차원의 분석 도구인 연방 RIM 프로그램 성숙도 모델4에 의해 정의된 성공 기준을 기관이 충족하는지 확인했습니다. Colligo Email Manager를 통해 NEOSTEK은 에이전시 내에 이메일 솔루션을 내장하고 통합하여 달성되는 최고 수준의 성숙도(레벨 4 - "임베디드")를 추구하는 에이전시를 지원했습니다.
