Proventeq는 영국 교육부가 SharePoint로 마이그레이션하여 비용을 절감하고 지능형 검색을 달성하도록 지원합니다.

요약

영국 교육부(DfE)는 영국의 유아기, 학교, 고등 교육 및 추가 교육 정책, 견습 및 광범위한 기술을 포함한 아동 서비스 및 교육을 담당합니다.

DfE는 맞춤형 Meridio EDRMS 인스턴스인 ECHO를 공공 서신 시스템의 기본 문서 및 메타데이터 저장소로 활용하고 있었습니다. 이 시스템은 2004년부터 구축되어 700만 개 이상의 문서를 저장했습니다. ECHO는 관리가 복잡하고 비용이 많이 들었으며 내부 및 외부 이해관계자 모두에게 콘텐츠를 탐색, 관리 및 배포하기가 어려웠습니다.

DfE에는 또한 전체 텍스트 변환 및 분류가 필요한 700,000개 이상의 스캔 이미지가 있었습니다. 이러한 항목의 검색 가능한 디지털 버전이 부족하여 부서에서 사용 가능한 디지털 콘텐츠 포트폴리오의 완전성에 격차가 발생했습니다.

DfE는 콘텐츠를 SharePoint로 마이그레이션하여 다음을 수행하기로 결정했습니다.

• 정보 관리의 총 소유 비용 절감
• 하드카피 문서 및 이미지에 대한 지능적인 검색 달성
• 부서의 기존 Office 365 사용자에게 원활한 환경을 제공합니다.

도전

DfE의 고도로 맞춤화된 Meridio 기업 콘텐츠 관리 시스템에는 마이그레이션 설계가 프로젝트 범위를 요약하고 조직의 모든 특정 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 Proventeq 팀의 심층 분석과 리버스 엔지니어링이 필요했습니다. 직면한 과제는 다음과 같습니다.

• 복잡한 레거시 플랫폼: DfE의 완전히 맞춤형 도메인별 애플리케이션에는 내부 플랫폼 관리 전문 지식이 부족하여 리버스 엔지니어링이 필요했습니다.
• 일관되지 않은 소스 메타데이터: 파일 유형 및 확장자가 잘못 저장되었으므로 SharePoint로 마이그레이션하기 전에 올바른 파일 유형을 결정하기 위해 심층적인 파일 검사가 필요했습니다.
• 이미지 스캔의 전체 텍스트 변환: SharePoint로 마이그레이션하기 전에 700,000개 이상의 스캔 이미지에 광학 문자 인식과 전체 텍스트 추출이 필요했습니다.
• 대상 시스템 임계값: SharePoint의 기술 임계값을 준수하려면 소스 콘텐츠 메타데이터에서 새로운 구조를 파생해야 했습니다.
• 높은 콘텐츠 볼륨: 기존 ECHO 플랫폼에 700만 개가 넘는 콘텐츠 항목이 저장되어 있는 DfE는 모든 콘텐츠를 SharePoint로 완전히 충실하게 마이그레이션해야 했습니다.

전략

DfE의 맞춤형 Meridio 인스턴스에서 SharePoint로의 전환으로 인해 발생하는 문제를 극복하기 위해 Proventeq은 맞춤형 5단계 콘텐츠 마이그레이션 및 변환 프로젝트 계획을 실행했습니다.

발견 및 분석. 팀은 Migration Accelerator의 풍부한 검색 및 분석 기능을 사용하여 DfE 콘텐츠의 실제 볼륨과 배포를 확인했습니다. 이 단계에서 그들은 소스 콘텐츠와 관련 메타데이터에서 많은 불일치를 식별하고 해결했습니다.

정보 아키텍처 최적화. Proventeq은 ECHO Meridio 파일 구조와 메타데이터 스키마를 심층 분석하여 최적의 타겟 정보 아키텍처를 설계했습니다. 소스 시스템의 폴더 계층 구조가 SharePoint의 URL 길이 제한을 초과했는데, 팀은 단축된 폴더 계층 구조에 문서를 로드하여 이 문제를 해결했습니다.

스캔한 파일의 OCR 변환. 부서의 스캔 이미지는 여러 페이지로 구성된 PDF 파일, 독립 실행형 이미지, 손으로 쓴 문서, 타이핑한 문서 등 다양한 형식으로 되어 있었습니다. Proventeq은 이러한 이미지에서 텍스트를 추출하여 메타데이터로 노출했습니다. 콘텐츠를 검색 가능하게 만듭니다.

파일럿 마이그레이션. 마이그레이션 설계가 DfE의 프로젝트 목표를 완전히 충족했음을 입증하기 위해 Proventeq는 파일럿 마이그레이션 단계를 수행했습니다. 이를 통해 DfE의 내부 팀은 프로덕션과 유사한 환경에서 마이그레이션 및 SharePoint 문서 관리 기능을 평가할 수 있었습니다.

완전한 라이브 마이그레이션. DfE의 내부 프로젝트 팀이 마이그레이션 설계 및 대상 시스템 아키텍처에 만족하자 Proventeq는 Migration Accelerator를 활용하여 항목 수준 감사 추적을 통해 완전한 마이그레이션을 실행했습니다. 이를 통해 7백만 개 이상의 항목이 성공적으로 마이그레이션되었습니다.

결과

"Proventeq, MPCD(IICSA 포함) 기술 부서 동료 및 KIM 팀 간의 뛰어난 협력 덕분에 우리는 DfE의 요구 사항을 충족하고 동료가 더 쉽게 정보를 검색할 수 있는 솔루션을 성공적으로 제공할 수 있었습니다." – Charlotte Saxon, 영국 교육부 IT 제공 관리자

연간 비용이 크게 절감됩니다. SharePoint로 전환하면 ECHO 플랫폼 유지 비용이 제거되어 부서에서 연간 약 £170,000를 절약할 수 있습니다. 프로비저닝 및 보안에 대한 통제력을 강화하면 지속적인 유지 관리 비용이 절감됩니다. 정보 인프라스트럭처 소유에 따른 장기적인 총비용을 더욱 절감합니다.

더욱 스마트해진 콘텐츠와 가속화된 검색. SharePoint는 DfE에게 통제, 관리 및 액세스가 쉬운 중앙 집중식 온라인 저장소에 콘텐츠를 통합할 수 있는 기능을 제공했습니다. 또한 DfE는 Migration Accelerator의 OCR 기능을 최대한 활용하여 이전에 검색할 수 없는 이미지로 저장되었던 700,000개 이상의 문서에 대한 전체 텍스트 변환을 수행했습니다.

이러한 통합, OCR 텍스트 변환 및 지능형 분류의 조합은 DfE 사용자가 협업을 가속화하고 부서 책임 및 관리 과제를 해결하는 데 필요한 콘텐츠를 찾는 데 도움이 됩니다.

생산성 향상. SharePoint로 마이그레이션하면 DfE의 기록 관리 팀의 장기 계획에 보존 레이블을 포함하고 항목을 파기할 수 있는 시기를 더욱 명확하게 할 수 있습니다. 상당한 시간 절약을 제공합니다.

콘텐츠 손실 위험이 완화되었습니다. SharePoint는 내장된 콘텐츠 관리 기능 덕분에 DfE의 이전 지원되지 않은 ECM 시스템에서 발생했던 콘텐츠 손실 위험을 제거했습니다.

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