Triangle Equities는 SharePoint Online 및 Microsoft Flow를 활용하여 투자자 보고를 자동화합니다.

2019년 7월 25일 발행

요약

Triangle Equities(Triangle)는 뉴욕시에 본사를 둔 풀 서비스 부동산 개발 회사로 백만 평방피트가 넘는 소매, 주거 및 복합 용도 부동산을 소유하고 관리합니다. 그들은 지난 30년 동안 뉴욕시 최고의 부동산 개발 회사였습니다. Triangle은 뉴욕시 전역에 걸쳐 수많은 개발 및 부동산을 소유 및 운영하고 있으며, 첨단 기술이 효율적으로 사업을 수행하는 데 필요하다는 사실을 깨닫고 있습니다. 이 조직은 수년 동안 SharePoint 온라인과 Office 365에 의존해 왔으며 SharePoint 온라인에 회사 인트라넷을 구축하고 Microsoft 매장으로도 활동해 왔습니다.

Triangle Equities에는 Microsoft Excel을 활용하여 투자자 보고 요구 사항과 관련된 작업을 관리하고 유지하는 수동 프로세스가 있었습니다. 이러한 요구 사항에는 규정 준수 보고서, 재무제표 및 기타 중요한 개발 관련 파일이 포함되었습니다. Excel은 강력하기는 하지만 필요한 워크플로 기능, 작업 관리 및 프로젝트 관리 기능은 전혀 갖추고 있지 않았습니다. 또한 작업이 완료되면 새로운 반복 작업을 자동으로 생성하는 기능을 통해 각 프로젝트에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. Microsoft Flow와 함께 강력한 작업 관리 기능을 갖춘 SharePoint Online은 이 수동 프로세스를 자동화하고 결과적으로 작업 또는 프로젝트 관리 용량에 소요되는 노동 시간을 줄이는 데 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다.

도전

운영의 일환으로 Triangle 직원은 규정 준수 보고서, 재무제표, 지역 사회 혜택 보고서 및 건설 비용 보고서에 걸쳐 반복되는 수많은 항목으로 구성된 투자자 보고 업무를 담당합니다. 이러한 항목의 마감일은 작업에 따라 월별, 분기별, 반기별 또는 연간으로 달라질 수 있습니다.

투자자 보고 업무를 관리하기 위해 Triangle Equities는 Excel 스프레드시트를 사용했습니다. 그들이 직면한 주요 과제 중 하나는 수많은 팀 구성원이 서로 다른 프로젝트에 참여하고 각 구성원이 관련 작업에 대한 고유한 기한을 가지고 있다는 점이었습니다. 사용자는 팀 구성원에게 작업을 할당하고 작업 마감일 15일, 30일, 60일 및 90일 전에 알릴 수 있어야 했습니다. 또한 작업과 관련된 모든 팀 구성원은 기한이 지난 작업과 다음 주에 마감되는 작업을 강조하는 자동 이메일을 매주 월요일에 받게 되었습니다.

Excel을 사용할 때 반복 작업이 완료로 표시되면 다음 반복 주기에 대해 새 반복 작업을 추가하기 위해 수동 개입이 필요했습니다. 여러 프로젝트를 관리할 때 이러한 작업을 수행하는 데는 상당한 노동 시간이 소요됩니다. 잠재적으로 이 프로세스를 자동화할 수 있으면 SharePoint 투자자 보고 솔루션에 더 많은 가치가 추가될 것입니다.

Excel은 강력하지만 이러한 특정 자동화 요구 사항은 Excel의 능력을 넘어서는 것이었습니다. 논리적인 선택은 요구 사항을 구현하기 위해 사용자 지정된 SharePoint 작업 목록과 함께 Microsoft Flow를 활용하는 것이었습니다.

전략

Longi Engineering은 회사 전체의 모든 사업부에서 사용되는 Triangle용 SharePoint 온라인 인트라넷을 구현했습니다. 사용자 채택률이 높았고 구현이 끝날 무렵 Longi Engineering은 Flow, PowerApps 및 Power BI를 다른 비즈니스 과제에 사용할 수 있는 방법을 잠재적으로 보여주었습니다.

구현의 일부로 Microsoft Flow를 사용하여 작업 마감일 15일, 30일, 60일 및 90일 전에 사용자에게 알림을 구현했습니다. 이를 통해 팀 구성원은 앞으로 처리해야 할 작업에 대해 더 잘 알게 되므로 마감일을 놓치는 일을 피할 수 있습니다. 마감일까지 작업이 처리되지 않은 경우 해당 작업은 빨간색으로 강조 표시되고 목록의 첫 번째 작업으로 나열됩니다. 기한이 지난 작업을 강조하면서 개별 팀 구성원에게 현재 항목의 상태를 이메일로 보내는 주간 Microsoft Flow가 실행됩니다. 반복 작업이 완료되면 Microsoft Flow가 트리거되어 새 기한이 있는 새 작업이 자동으로 생성됩니다.

결과

Microsoft Flow의 구현은 프로젝트 관리 비용과 각 프로젝트에 소요되는 노동 시간을 크게 줄이는 데 도움이 되었습니다.