TECE는 d.velop 및 Office 365를 사용하여 문서 기반 프로세스를 디지털화합니다.

2020년 4월 7일 발행

요약

TECE는 독일에 본사를 둔 가족 소유의 중소 기업으로 수많은 인증서와 수상 경력을 보유한 위생 및 설치 시스템을 생산하고 있습니다. 전 세계에 사무실, 자회사 및 판매 파트너를 두고 있는 이 회사는 높은 수준의 수직 제조와 까다로운 품질 표준 준수의 이점을 누리고 있습니다.

TECE는 중앙 데이터 저장소로 정보 관리 시스템을 구축하고자 했습니다. 목표는 클라우드 전략에 맞춰 CRM 및 ERP 애플리케이션과 원활하게 통합하는 동시에 법적 준수를 보장하는 것이었습니다.

TECE는 d.velop과 협력하여 관련 비즈니스 개체 정보(고객, 공급업체, 직원, 제품, 프로젝트, 주문, 사례)의 맥락에서 Office 365 및 SharePoint의 중요한 비즈니스 문서에 대한 액세스를 제공하는 솔루션을 구현했습니다. 이는 기존 CRM/ERP 데이터를 기반으로 하는 자동화되고 표준화된 프로세스를 통해 달성됩니다. 기본 애플리케이션을 벗어나지 않고도 모든 정보에 액세스할 수 있으므로 모든 자회사와 부서 전반에 걸쳐 완전한 정보 및 문서 투명성이 확립됩니다. 사용자는 쉽고 빠르게 문서를 찾고 모든 정보를 포괄적으로 볼 수 있습니다. 정보를 손쉽게 사용할 수 있으면 사용자는 필수적인 사항에 자유롭게 집중할 수 있습니다.

도전

TECE는 역동적인 성장을 이루고 있는 국제적인 기업입니다. 22개 이상의 자회사와 다양한 국가의 5개 위치에 있는 생산 현장을 통해 정보 사일로는 직원들의 일상 생활의 일부였습니다. 정보는 부서 간, 직접적인 영향을 받는 직원에게만 공유되었으므로 조직 전체에서 중요한 정보의 가용성이 제한되었습니다. 이러한 정보 사일로의 수직적 의사소통으로 인해 완전한 투명성이 불가능해 검색 시간이 많이 걸리고, 노력이 중복되고, 여러 부서 간의 시너지 효과가 부족하여 결국 기회를 놓치게 되었습니다. 반복되는 사례 중 하나는 건설 현장에서 비즈니스 파트너와의 중요한 커뮤니케이션 중에 정보를 사용할 수 없는 경우였습니다. TECE는 언제 어디서나 빠르고 쉽게 정보에 액세스할 수 있기를 원했고 필요했습니다.

회사는 모바일 액세스의 가용성 문제와 자회사 전반의 사용량을 기반으로 클라우드 우선 전략을 추구했습니다. 궁극적으로 목표는 모든 문서와 보관을 완전하고 법적으로 준수하며 투명하게 디지털화하는 것이었습니다. 이러한 목표에 맞춰 클라우드 전략을 조정함으로써 확장성, 손쉬운 조정, 관리형 서비스 제공으로 인한 비용 절감이 가능해졌습니다. 정보에 쉽게 접근할 수 있기 때문에 조달-지불 프로세스와 같은 프로세스와 워크플로가 더욱 개선될 수 있습니다. 또한 지속 가능한 방식으로 정보 사일로를 제거할 수 있습니다. 완전한 투명성은 부서와 물리적 위치 간의 조정을 개선하고 올바른 문서 버전을 기반으로 의사결정을 내려 시간과 노력을 절약하면서 구체적인 결과를 가져옵니다.

프로젝트의 가장 큰 과제는 SAP, Salesforce 및 파일 시스템에 정보가 저장되어 있는 기존 솔루션을 정보의 중앙 종합 위치인 Office 365로 마이그레이션하는 것이었습니다. 또한 중앙에 저장된 정보는 SAP 및 Salesforce 통합을 통해 직접 사용할 수 있어야 했습니다.

전략

TECE는 전략적으로 SharePoint에 의존합니다. 정보 관리 시스템을 중앙 문서 저장소로 구축해야 하는 요구 사항은 Office 365용 d.velop의 도입으로 충족되었습니다. 해당 저장소는 비즈니스 기준(고객, 공급업체, 주문 등)에 따라 문서를 파일 폴더에 정리하고 또한 기술 데이터 시트를 저장하고 SAP 또는 Salesforce 프로세스에서 직접 올바른 컨텍스트에서 이 모든 것을 사용할 수 있도록 합니다. d.velop이 만든 플랫폼은 법적 규정을 준수하는 보관 및 보관도 가능하게 합니다.

전략적으로 Office 365를 사용하면 온라인 교환 및 공동 작업이 가능해집니다. 예를 들어 위치와 사업부 전반에 걸쳐 정보 관리가 필요한 끊임없이 변화하는 요구 사항이 있는 프로젝트에서 그렇습니다. 모든 시스템을 완전히 통합하면 TECE의 프로세스가 간소화되고 규정 준수 및 거버넌스 문제가 포괄적이고 전략적인 방식으로 해결될 수 있습니다.

Microsoft의 Office 365를 통해 우리는 정보 관리를 위한 강력한 플랫폼의 이점을 누릴 수 있습니다. Office 365용 d.velop을 사용하여 이 플랫폼을 SAP ERP 및 Salesforce에 연결하고 문서 및 비즈니스 프로세스에 대한 완전한 투명성을 확보하고 법적 규정을 준수하는 파일링을 보장합니다.

Reinhard Wiggers(TECE GmbH 시스템 및 프로세스 책임자)

결과

정보 관리 시스템을 도입함으로써 TECE는 여러 개의 격리된 솔루션 보유와 관련된 비효율성을 줄일 수 있었습니다. 대신 Office 365용 d.velop을 사용하여 Office 365를 ERP인 SAP, CRM인 Salesforce를 비롯한 전략적으로 중요한 애플리케이션에서 나오는 정보의 중심으로 만들었습니다. TECE의 가장 큰 이점은 모든 직원이 이제 언제 어디서나 모든 관련 문서에 액세스할 수 있다는 것입니다. 연간 150만 개 이상의 디지털 문서를 보유하고 있는 TECE는 이제 해당 정보가 고객, 주문 또는 공급업체 파일에 저장되어 있는지 여부에 관계없이 즉시 정보에 액세스할 수 있습니다.

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