Microsoft 365와 정보리더십으로 1년도 안되는 10년을 도약하다

요약

태즈먼 지역 의회(TDC)는 코로나19 봉쇄 조치가 내려졌을 때 디지털화 프로젝트에 막 착수했습니다. 집에서 일할 수 있는 인력이 극히 일부에 불과한 상황에서 TDC는 가속 페달을 밟았습니다. 기술 파트너인 Information Leadership의 도움으로 그들은 필수 시의회 운영을 봉쇄 중에도 유지하고 지역 주민들의 안전과 지원을 유지할 수 있었을 뿐만 아니라 20년을 협상으로 발전시켰습니다. 새로 디지털화된 Tasman District Council은 그 어느 때보다 더 생산적으로 일하고 자원을 더 효과적으로 관리하며 더 쉽게 협업하고 있습니다. 이는 주민들에게도 좋은 소식입니다.

뉴질랜드는 작은 나라일지 모르지만 우리의 일상생활을 감독하는 다양한 도시 및 지역 의회를 모두 포함하지 않고 전국에 75개가 넘는 지명된 지방 의회가 있습니다. 각 기관은 해당 지역(대부분 농촌)의 인력, 자원 및 기반 시설을 감독하는 데 똑같이 중요한 역할을 합니다. 지역 의회는 직원 수가 많고 작업량이 많고 규제 요건이 엄격하며 책임이 크므로 규모가 크고 복잡합니다. 폐수 프로젝트를 활성화하는 극북 지역 의회이든, 새로운 주택 개발을 심의하는 퀸스타운 레이크 지역 의회이든, 지역 의회는 국가 전체의 성장을 돕는 데 중요한 역할을 합니다.

그렇다면, 구의회가 기술이 노후화되어 주민들에게 최선의 결과를 제공하기 위해 분투하고 있다면 어떻게 될까요?

태즈만 지역 의회(TDC)는 지역 의회와 시의회 기능을 모두 수행합니다. 즉, 개 허가부터 하수도 시스템에 이르기까지 광범위한 활동에 걸쳐 작업합니다. 이러한 각 작업 영역은 대규모 데이터 세트를 사용하며 다양한 규정의 적용을 받습니다.

그러나 2019년까지 자원 동의를 포함한 TDC의 주요 프로세스 중 일부는 여전히 종이 기반이어서 활동과 데이터를 추적하기가 어려웠습니다. 디지털 방식의 워크플로도 노후화된 인트라넷 시스템에서 실행되었습니다. 이는 협의회와 직원들에게 느리고 비생산적이었습니다. 이는 이해관계자들이 신속하면서도 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 유용한 방식으로 데이터를 제공할 수 없음을 의미했습니다.

TDC의 CIO인 Steve Manners는 "어떤 면에서 우리는 현대 조직보다 15~20년 뒤처져 있다고 표현했을 수도 있습니다."라고 말합니다.

도전

TDC는 노후화된 인프라를 교체하고 운영을 혁신하기 위해 Information Leadership에 도움을 요청했습니다. 정부 및 공공 부문 조직을 위한 디지털 솔루션을 만드는 귀중한 경험을 가진 조직으로서 Information Leadership은 자연스러운 선택이었습니다.

그러나 이 프로젝트는 국가가 4단계 봉쇄에 들어갔을 때 막 시작되었습니다. 이는 큰 장애물이 될 수 있었습니다. TDC 직원 5명 중 1명만이 재택근무를 할 수 있는 장비를 갖추고 있었기 때문에 주요 시스템 전환은 말할 것도 없고 평소와 같은 업무조차 어려웠습니다. TDC는 프로젝트를 보류하는 대신 폐쇄 기간 동안 주민들을 지원하기 위해 더욱 빠르게 움직여야 한다는 것을 깨달았습니다.

TDC의 CEO인 Janine Dowding은 "'타이밍이 적절하지 않다'고 말하고 싶은 유혹이 컸습니다. 그러면 우리에게는 추진력이 크게 상실되었을 것입니다."라고 말합니다. "우리는 정말로 뛰어들고 부츠를 신고 뛰어야 한다고 결정했고 실제로 투자를 늘렸습니다."

전략

Information Leadership은 Microsoft 365 스택의 다양한 측면을 기반으로 프로세스를 간소화하기 위해 4가지 핵심 솔루션을 개발했습니다. 첫 번째는 규정 준수를 보장하는 동시에 생산성을 높이고 작업자에게 더 많은 협업 방법을 제공하는 방식으로 정보를 통합하는 것이었습니다. TDC의 기존 인트라넷은 DORIS(Digital Office Records and Information System)라는 애칭으로 알려진 M365의 새로운 현대적인 환경으로 마이그레이션되었습니다. 이는 750,000개 이상의 문서를 이동해야 하는 실로 엄청난 작업이었습니다.

문서가 DORIS의 새 집에 도착하자 직원들은 필요한 모든 문서를 한 곳에서 신속하게 찾을 수 있었습니다. 예를 들어, 새로운 시스템의 디지털 자산 검색을 통해 건물 동의서부터 동물 통제 문제까지 단일 자산과 관련된 모든 콘텐츠를 한 눈에 찾을 수 있으며, 기존 시스템이 종료되었기 때문에 직원은 평균 종이 기록을 살펴보는 대신 하루에 4,500개의 문서를 처리합니다.

IS 관리자인 Peter Darlington은 "직원들은 결과가 얼마나 유용한지 보고 종종 놀랐습니다."라고 말합니다. “마치 마술처럼 그들이 원하는 문서가 대기열 맨 위에 있습니다.”

두 번째 핵심 솔루션은 폐쇄가 시작될 때 배포된 Microsoft Teams의 신속한 배포였습니다. 정보 리더십은 Teams의 모든 정보를 구성하는 명확한 프레임워크를 만들어 직원이 처리해야 하는 사람은 물론 모든 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 했습니다. Teams는 이제 TDC 직원이 의사소통하는 방식의 핵심 부분입니다. Teams를 통해 300명 이상의 타운홀 회의를 진행하기도 합니다. 여기서 모든 직원은 함께 리더십 팀으로부터 실시간 업데이트를 받고 실시간으로 응답할 수 있습니다. Teams가 도입되기 전에는 모든 사람을 한 곳에 모으는 것이 결코 불가능했습니다.

모든 사람에게 신속하게 최신 정보를 제공합니다.

솔루션의 세 번째 부분은 변경 관리로, 프로젝트가 단순히 컴퓨터 시스템을 변경하는 것이 아니라 TDC 직원이 앞으로 작업하고 행동하는 방식도 변경하도록 했습니다. 정보 리더십은 직원이 최신 정보를 얻고 모든 문제가 신속하게 해결되도록 교육을 지원했습니다. 300명 이상의 직원이 엑스포 행사에 참석하여 광범위한 동의를 얻었습니다. 봉쇄 기간 동안 Teams 출시를 빠르게 진행하는 과정에서 멘토가 활용되었으며 Microsoft Stream을 통해 360 직원에게 비디오 교육 세션이 제공되었습니다. 이 기술은 오늘날에도 마오리 언어 주간 동안의 테레오 발음 안내와 같은 직원 교육에 여전히 사용되고 있습니다. 온라인으로 교육을 제공하면 협의회 비용이 절약될 뿐만 아니라 콘텐츠가 Teams에서 언제든지 사용할 수 있고 직원이 다시 참조할 수 있는 유용한 리소스로 남아 있기 때문입니다.

주민과 근로자의 역량 강화

Information Leadership 솔루션의 마지막 측면에서는 Microsoft의 Power Platform를 사용하여 TDC의 비즈니스 분석가가 문제를 해결할 수 있도록 지원하고 중요한 정보를 쉽게 소화할 수 있는 시각적 형식으로 주민과 공유할 수 있도록 했습니다. 이것이 유용했던 주요 분야 중 하나는 물 관리입니다. 태즈만 지역은 관개에 크게 의존하고 있으므로 수자원의 올바른 관리는 TDC 역할의 중요한 부분입니다. TDC 웹 사이트에 실시간 수위 및 물 제한 정보를 표시하는 Power BI를 사용하는 시스템이 개발되었습니다. Steve는 “납세자가 보고 이해할 수 있도록 해당 정보를 그래픽적이고 체계적인 방식으로 쉽게 제공할 수 있다는 점이 정말 중요했습니다.”라고 말합니다.

Power Automate는 외부 계약자 등록 프로세스를 간소화하고 관리하는 데 사용되었습니다. “이전에는 정보 서비스(IS) 팀이 잔소리하는 사람들을 돌아다니며 이 서류 저 서류에 서명했는지 물었습니다.”라고 Steve는 말합니다. 새로운 시스템은 계약자가 웹사이트에 접속하여 신청서에 서명할 적합한 사람에게 전달되는 양식을 자동으로 생성할 수 있음을 의미합니다.

결과

이 프로젝트를 통해 생산성과 효율성이 크게 향상되었을 뿐만 아니라 조직의 위험도 크게 줄일 수 있었습니다.

이는 또한 정보 리더십의 신속한 대응 능력을 보여주는 좋은 예이며, 2020년 ALGIM(지방 정부 정보 관리 협회) 어워드에서 FastTrack 프로젝트 어워드에서 2위를 차지했습니다.

전환을 통해 TDC의 시스템은 어떤 일이 있어도 미래에도 최신 상태를 유지할 수 있을 것이라고 Steve는 말합니다. “20년 동안의 기존 온프레미스 시스템을 제거함으로써 우리는 10년을 앞당겼으며 Microsoft 365 환경이 설계된 방식 덕분에 계속해서 시대를 따라갈 것입니다. 환상적이야."

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