요약
전 세계 해양 에너지 산업을 연결하는 해저 기술 및 서비스를 제공하는 세계적 수준의 제조업체이자 제공업체("제조업체")는 석유, 가스, 재생 에너지 부문 모두에 중요한 제어 및 전력 공급을 가능하게 하는 혁신적인 기술을 제공합니다. 회사의 영업, 엔지니어링 설계, 기획, 제조 및 QA 부서는 많은 프로젝트에서 함께 작업합니다. 그러나 전 세계에 분산된 팀은 단일 소스를 통해 전달되는 프로젝트 문서와 중요한 비즈니스 정보에 액세스해야 했습니다. 기업 전반에 걸쳐 액세스와 명확성을 보장하기 위해 제조업체는 캡처 프로세스를 간소화하는 자동 분류 및 메타데이터 도구를 구현했습니다. 이를 통해 SharePoint에 대한 투자를 기본 저장소로 활용하고 채택을 높일 수 있습니다.
도전
제조업체가 직면한 주요 과제 중 하나는 수동으로 처리해야 하는 엄청난 양의 송장이었습니다. 재무 부서는 연간 15,000건에 달하는 인보이스 증가에 제대로 대처하지 못하여 결제가 지연되었습니다. 또한 수동 승인 과정에서 일부 송장이 잘못 배치되거나 분실되거나 중복되었습니다. SharePoint 인트라넷을 실행하고 있었지만 원격 부서는 공유 저장소에서 협업하지 않았습니다. 회사의 원래 문서 관리 플랫폼은 현재 비즈니스 기대치를 충족하기에는 너무 취약하고 복잡해진 모놀리식 솔루션으로 설계되었습니다. 게다가 모든 비즈니스 애플리케이션에 대한 단일 진입점이 없었기 때문에 SharePoint의 사용량은 놀라울 정도로 낮았습니다.
전략
제조업체는 Ephesoft UK 솔루션 제공업체 IONIT와 협력하여 Ephesoft Transact Smart Capture를 구현하여 SharePoint 환경 내에서 문서 구성 및 분류를 간소화했습니다. 제조업체는 이 솔루션을 사용하여 문서(종이 및 전자 형식)의 자동 분류, 추출 및 전달을 통해 문서와 관련 데이터를 SharePoint 워크플로우 및 승인 프로세스에 직접 신속하게 온보딩할 수 있습니다.
Ephesoft 제품은 특히 송장 처리에 있어 즉시 도움이 되었습니다. 예를 들어 제조업체의 컴퓨터 생성 송장 대부분은 거의 모든 필수 요소, 23개 데이터 필드를 포함하여 OCR을 사용하여 자동으로 캡처 및 추출됩니다. 솔루션의 일부로 자동화된 데이터베이스 조회 쿼리는 송장 및 관련 문서에서 메타데이터를 추출하는 데 도움을 줍니다. 드물지만 읽을 수 없는 문서의 경우, 소프트웨어는 주요 필드의 위치를 찾아 이를 운영자에게 제공하여 빠르고 효율적인 수동 지원 데이터 입력을 제공합니다.
매우 직관적이고 구성이 쉬우며 교육이 덜 필요하기 때문에 고객이 좋아합니다. 필요한 경우 Ephesoft는 매우 적극적이고 유용한 지원 팀을 제공합니다.
Anshuman Nayak (IONIT 수석 시스템 컨설턴트)
결과
제조업체의 송장 처리 솔루션은 고객의 시기적절한 결제를 지원하고 매력적인 경제성을 보장했습니다. Ephesoft를 구현한 이후로 그들은 40% 증가한 송장(송장 15,000개에서 21,000개로)을 문제 없이 관리할 수 있었습니다. 영업, 디자인, 기획, 제조, QA 부서의 워크플로우를 통합하여 프로젝트 문서 관리 및 프로젝트 기반 협업을 간소화할 수 있었습니다. 강력한 문서 승인 프로세스를 통해 제조업체는 조직 문서가 게시/업데이트/삭제되기 전에 투명한 승인 체인을 통해 처리된다는 확신을 갖게 됩니다. 이는 모든 주요 문서에 대한 감사 추적을 지원하여 전체 프로젝트 수명주기 동안 올바른 문서 버전의 가용성을 보장합니다.
현재 약 250명의 직원이 이 솔루션을 활용하고 있습니다. 제조업체는 원격 캡처의 장점을 즉시 확인할 수 있었습니다. 그들은 더 저렴한 배포, 더 빠른 문서 액세스, 운송 비용 절감, 처리 시간 단축, 분실, 복제 또는 잘못된 기록 감소를 실현했습니다.
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