ECM Wise는 Stonebridge가 Microsoft 365로 마이그레이션하여 상당한 비용 절감을 실현하도록 지원합니다.

2020년 6월 10일 발행

요약

Stonebridge Companies는 미국 최고의 소유권, 관리 및 서비스 개발 회사 중 하나입니다. 미국 전역에 걸쳐 10,000개 이상의 객실을 갖춘 63개 호텔로 구성되어 있습니다. 비용을 절감하고 직원의 사용자 경험을 개선하기 위해 회사는 ECM 플랫폼을 하나의 시스템으로 결합하고 콘텐츠를 클라우드로 이동해야 했습니다.

목표를 달성하기 위해 ECM Wise를 신뢰할 수 있는 조언자로 선택하여 컨텐츠를 OpenText Content Server에서 SharePoint로 마이그레이션했습니다. Stonebridge는 ECM Wise의 숙련된 전문가와 함께 ECM Wise Migration Tool Suite에서 사용할 수 있는 도구를 활용하여 모든 버전, 메타데이터, 폴더 구조, 레거시 링크 및 권한을 포함한 문서를 SharePoint로 성공적으로 마이그레이션했습니다.

결과적으로 Stonebridge는 기존 OpenText 시스템을 폐기하여 비용을 절감하는 동시에 직원의 사용자 경험을 개선할 수 있었습니다.

도전

콜로라도 덴버에 본사를 둔 Stonebridge 호텔 경영은 전국 각지에서 이루어지고 있습니다. 63개 지점을 운영하는 이 회사는 미국 전역의 넓은 지역에 걸쳐 협업할 수 있는 능력에 크게 의존하고 있습니다.

처음에는 Office 및 Skype와 같은 Microsoft 서비스를 사용하여 문서에 액세스하고 Stonebridge가 보유한 다양한 자산을 통해 통신했습니다. 그러나 모든 회사 파일의 중앙 저장소는 Open Text Content Server를 사용하여 덴버 본사에 위치했습니다. 시간이 지남에 따라 OpenText Content Server를 유지 관리하는 데 드는 비용과 복잡성이 증가하여 문제가 되었고 비용 절감을 위해 클라우드로 전환하려는 강한 욕구가 생겼습니다.

초기 조사 후에 회사는 Content Server를 폐기하고 해당 콘텐츠를 SharePoint로 이동함으로써 상당한 비용 절감을 실현할 수 있다는 것이 분명해졌습니다. 많은 직원이 이미 Microsoft Office 및 Skype를 사용한 경험이 있기 때문에 전환이 쉬울 것입니다. 이 지식은 Office 365 및 Microsoft Teams로 쉽게 이전될 수 있습니다.

어려운 부분은 Content Server에서 중요한 데이터를 포함하여 10년 이상의 정보를 추출하는 것입니다. 시스템에는 보존해야 하는 메타데이터 및 권한을 포함한 중요한 문서가 포함되어 있었습니다. 또한 해당 문서에 포함된 레거시 링크는 SharePoint로 이동한 후에도 유지되고 작동해야 합니다. 원활하고 효율적인 데이터 전송을 보장하고 모든 것이 올바르게 수행되도록 하려면 마이그레이션을 완료한 사람이 Content Server와 SharePoint에 대한 전문 지식을 갖고 있어야 한다는 것이 중요했습니다.

Stonebridge는 Microsoft 365가 답이라는 것을 알고 있었지만 어떻게 그곳으로 마이그레이션하고 OpenText Content Server에 저장된 모든 중요한 정보와 메타데이터를 보존할 수 있었습니까?

전략

Stonebridge에는 OpenText Content Server에서 SharePoint로 정보를 마이그레이션하는 데 있어 광범위한 경험을 갖고 있는 신뢰할 수 있는 조언자가 필요했습니다.

ECM Wise는 Content Server에서 SharePoint로의 마이그레이션에 대한 경험, 지식 및 전문성을 보유하고 있습니다. 입증된 마이그레이션 프로세스 및 사용하기 쉬운 ECM Wise 마이그레이션 도구 모음과 함께 ECM Wise가 SharePoint로의 마이그레이션을 최대한 원활하게 수행할 수 있는 Stonebridge의 최선의 선택이라는 것이 분명해졌습니다.

합의가 이루어지자 ECM Wise 마이그레이션 서비스 팀은 Content Server와 SharePoint 간의 적합성 격차 분석을 신속하게 수행했습니다. SharePoint가 파일 저장, 공유 및 액세스에 대한 요구 사항을 충족한다는 것은 분명했습니다. 또한 팀은 Microsoft Teams가 Stonebridge의 모든 자산에서 협업하는 데 매우 적합하다는 것을 깨달았습니다.

가장 큰 장애물은 Content Server에서 SharePoint로 컨텐츠와 메타데이터를 충실하게 추출하는 것이었습니다. 적합성 격차 분석 중에 ECM Wise는 Stonebridge의 모든 컨텐츠가 Content Server에서 어떻게 구성되어 있는지 식별했습니다. 그런 다음 마이그레이션 팀은 사이트 모음 및 문서 라이브러리를 사용하여 회사의 모든 정보를 SharePoint로 쉽게 마이그레이션할 수 있는 방법을 설명했습니다. Content Server에 저장된 모든 메타데이터는 콘텐츠 유형과 열을 사용하여 SharePoint에서 쉽게 표현될 수 있습니다. Content Server에 적용된 권한은 보존되어 SharePoint로 마이그레이션될 수도 있습니다.

Stonebridge가 작업을 진행하자 마이그레이션 팀은 ECM 마이그레이션 도구 모음을 사용하여 마이그레이션 프로젝트 계획 및 구현을 시작했습니다.

이들은 ECM Wise Content Server 검색 및 분석 도구를 사용하여 Stonebridge의 OpenText 환경을 조사했습니다. 문서 수, 크기 및 시스템 내에 저장된 항목 유형을 포함하는 결과에 대한 보고서는 ECM Wise 도구를 통해 생성되었습니다. 마이그레이션 팀은 긴 경로와 같은 잠재적인 문제를 식별했습니다. 이를 통해 해결 방법을 계획하고 구현할 수 있었습니다. 보고서를 통해 그들은 마이그레이션해야 할 영역과 시기에 대한 일정을 개발했습니다.

마이그레이션 팀은 또한 Stonebridge의 SharePoint 환경 구성, 사이트 모음 설정, 모범 사례에 따른 콘텐츠 유형 및 열 생성을 지원했습니다.

ECM Wise Migration API Tool(MAPIT)을 사용하면 콘텐츠를 SharePoint로 쉽게 이동할 수 있습니다. MAPIT는 콘텐츠를 가져와 Content Server의 모든 필수 메타데이터를 SharePoint의 관련 열 및 콘텐츠 유형에 매핑할 수 있습니다. MAPIT의 구조 조정 기능은 긴 경로를 해결하는 데 도움이 되었습니다. 팀이 모든 잠재적인 문제를 해결한 후 콘텐츠는 최대한 빨리 Azure를 통해 SharePoint로 마이그레이션되었습니다. 분류는 SharePoint에서 재수화되었으며 모든 것이 Content Server와 동일하게 구성되었습니다.

ECM Wise 도구는 마이그레이션 및 검증 로그를 생성했으며, 이 로그는 모두 자체 사이트 모음에서 Stonebridge의 SharePoint에 업로드되었습니다. 로그는 문서가 SharePoint로 마이그레이션되었다는 증거로 사용됩니다.

팀은 ECM Wise Migration Tools를 사용하여 모든 콘텐츠, 버전, 날짜, 사용자 정보, 메타데이터 및 폴더 구조를 SharePoint로 성공적으로 마이그레이션했습니다. 필요한 경우 마이그레이션이 완료된 후 기존 Content Server 권한이 SharePoint에 다시 적용되었습니다. 모든 레거시 Content Server 링크는 여전히 ECM Wise의 링크 리디렉터를 사용하여 작동하고 있었습니다.

회사로서 우리는 수백만 개의 문서를 독점 OpenText Content Server 시스템에서 SharePoint Online으로 이동해야 하는 어려운 과제에 직면했습니다. 여러 공급업체를 검색하고 인터뷰한 결과 ECM Wise는 독점 OpenText Content Server 시스템과 SharePoint 모두에 대한 전문 지식을 보유하고 있음이 입증되었습니다. 우리 프로젝트에 대한 그들의 접근 방식은 전적으로 정확했습니다. 그들은 오류 없이 문서를 이동하는 데 도움이 되는 "시도된" 절차를 가지고 있습니다. 우리는 향후 프로젝트에서 그들과 다시 협력할 수 있기를 기대합니다.

Steve Johnson(Stonebridge Companies의 IT 부사장)

결과

프로젝트는 성공했습니다.

ECM Wise의 도움으로 Stonebridge는 시간과 예산에 맞춰 Content Server의 모든 콘텐츠를 SharePoint로 마이그레이션할 수 있었습니다.

Stonebridge 사용자는 새로 생성된 문서 라이브러리와 사이트 모음이 사용하기 쉽다는 것을 알았습니다. Content Server의 폴더 구조가 복제되었으며 해당 정보를 쉽게 찾을 수 있었습니다.

Stonebridge 직원의 문서 검색 및 공유가 더욱 쉬워졌습니다. 그들은 모바일 장치를 포함하여 어디서나 콘텐츠에 액세스할 수 있었습니다. 다른 Office 365 제품과의 통합으로 생산성이 향상되었으며 클라이언트는 공동 작업 요구 사항 및 회의에 Teams를 사용하게 되어 매우 기뻤습니다.

Stonebridge와 ECM Wise는 최종 사용자로부터 긍정적인 피드백을 받았습니다. 그들은 MFA(Multi Factor Authentication) 옵션을 포함하여 사용되는 모든 시스템에 대해 하나의 로그인 계정만 갖는 용이성을 높이 평가했습니다. 전반적인 팀 커뮤니케이션과 협업이 크게 향상되었습니다.

결국 Stonebridge는 OpenText Content Server를 폐기하여 라이센스 및 지원 비용을 절감함으로써 비용 절감을 달성하는 동시에 직원의 업무 환경을 개선했습니다.