세이브더칠드런의 새로운 문서 관리 시스템으로 중요한 서비스 제공 가능

요약

세이브더칠드런(Save the Children)은 생명을 구하는 물품부터 정서적 지원까지 어린이의 삶을 변화시키는 데 도움이 되는 서비스를 제공하는 국제 비영리 단체입니다. 이 조직은 크고 작은 기부 파트너, 개인 후원자 및 정부로부터 자금을 지원받습니다. 그 결과, 세이브더칠드런은 IT 서비스, 임대 계약 등 다양한 계약을 맺고 있습니다.

세이브더칠드런은 계약을 포함하되 이에 국한되지 않는 계약의 관리를 확보하고, 통제하고, 촉진하기 위한 시스템이 필요했습니다. 직원들은 작성부터 보관 또는 폐기까지 전체 수명주기 동안 계약을 관리해야 했으며 기존의 수동 프로세스는 시간이 많이 걸리고 불투명하며 추적하기 어려웠습니다.

Microsoft 365와 Circle T 계약 센터를 결합하여 Circle T는 Save the Children에게 필요한 보안 경계, 데이터 거버넌스 및 모든 계약에 대한 보고 기능을 제공하는 솔루션을 제공했습니다. 정보 근로자는 이제 계약 센터 또는 SharePoint 사이트 내에서 검색하여 관련 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있습니다.

또한 작업자는 이제 보다 빠르고 효율적으로 계약서를 작성, 공동 작성, 서명, 검색 및 관리할 수 있습니다. 또한 데이터가 안전하고 보고, 워크플로 및 제어가 적용되고 재무 위험을 줄이는 데 확신을 가질 수 있습니다.

도전

세이브더칠드런은 여러 국가에 걸쳐 인트라넷과 지식 관리 시스템을 갖춘 국제적으로 Microsoft 365를 사용하고 있었습니다. 그들은 다양한 수동 시스템, 도구 및 프로세스를 사용하여 계약을 포함한 계약을 관리하고 있었습니다. 이로 인해 기록 검색 및 유지가 어려워지고 효율성이 저하되며 잠재적인 재정적 위험이 증가했습니다.

세이브더칠드런에는 계약서 작성부터 내부 및 외부 사용자와의 안전한 공동 작성은 물론 안전하고 쉬운 액세스, 검색, 강력한 보고 기능까지 전체 수명주기를 감독할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.

전략

세이브더칠드런은 과거 인트라넷, 정책 관리, 절차 관리 등의 솔루션 구현을 위해 Circle T와 협력한 경험이 있어 도움을 받기 위해 Circle T를 찾았습니다.

합의와 관련된 모든 내용이 하나로 합쳐져야 하기 때문에 세이브더칠드런과 서클티는 다음과 같이 결론을 내렸습니다. Microsoft 365 일관된 사용자 경험뿐만 아니라 일관된 관리 및 규정 준수 경험도 제공할 수 있는 논리적 솔루션이었습니다. 콘텐츠 초안을 작성하는 데 필요한 모든 최종 문서와 필요한 협업은 이제 보안 및 규정 준수 센터의 일련의 규칙을 통해 중앙에서 제어할 수 있으며, 이는 데이터 거버넌스 및 법적 증거 자료 제출의 핵심 요소입니다.

솔루션에는 몇 가지 주요 요구 사항이 있었으며 각 요구 사항은 Microsoft 365를 우수한 솔루션으로 강화했습니다.

우선, 사용자가 상태를 명확하게 표시하여 계약 내용을 효율적이고 빠르게 찾을 수 있는 것이 중요했습니다. Microsoft Search 이러한 요구를 충족시키기 위해 Circle T의 계약 센터가 선택되었습니다. Microsoft Search는 이를 제공하며 Circle의 T's Agreement Center는 전용 지능형 검색 인터페이스와 상태, 소유권 및 분류의 맥락에서 계약을 읽고 이해할 수 있는 기능을 제공합니다. 또한 사용자는 이제 Circle T의 인트라넷 스마트 검색 표시줄에서 계약을 검색하고 액세스할 수 있습니다.

세이브더칠드런은 또한 국제적으로나 현장에서 일하는 사람들을 포함하여 언제 어디서나 어떤 장치에서든 계약을 이용할 수 있어야 했습니다. SharePoint 모든 작업 환경에 적합한 모바일적이고 유연한 솔루션을 제공하기 위해 선택되었습니다. SharePoint는 모바일, 웹 및 Microsoft 365 앱 전반에 걸쳐 모든 계약을 호스팅하고 게시하므로 사용자는 이제 필요할 때 언제 어디서나 계약에 액세스할 수 있습니다.

마지막으로, 간소화된 개정 프로세스를 포함하여 외부 사용자와의 콘텐츠 공동 작성을 안전하게 지원하는 솔루션이 필요했습니다. 협업 프로세스를 개선하는 동시에 콘텐츠를 안전하게 유지하기 위해 Microsoft 365가 선택되었습니다. Microsoft 365는 내부 콘텐츠를 보호하고 외부 사용자에게 안전한 게스트 액세스를 제공하는 이상적인 기능을 제공합니다.

Circle T는 이러한 기반 위에 계약 전자 서명을 추가하기 위해 구축되었습니다. 이들은 계약 관리자의 작업 흐름에서 시작된 타사 디지털 서명 도구를 통합했습니다. 이러한 기술의 결합을 통해 Save the Children은 '최고의' 도구 내에서 관리되는 서명 프로세스의 모든 복잡성을 통해 규정을 준수하는 온라인 계약 서명을 실행할 수 있었습니다.

Circle T와 Microsoft가 제공하는 통합 솔루션을 통해 Save the Children의 직원은 이제 모든 계약에 상태, 소유권 및 실행 가능한 날짜가 일관되고 명확하게 표시되어 있는지 확인할 수 있습니다. 통합 Power Automate 그리고 파워 BI 세이브더칠드런은 계약을 준수하지 않거나 만료된 계약의 위험을 줄이기 위해 활성화했습니다.

결과

Circle T 계약 센터와 Microsoft 365는 세이브더칠드런이 계약을 관리하는 방식을 재편했습니다. 이제 계약 작성, 공동 작성, 마무리, 서명, 검색, 유지 및 갱신 프로세스가 빠르고 쉽습니다.

내부 및 외부 사용자는 실시간으로 콘텐츠를 공동 작성할 수 있으므로 일반적으로 파일의 여러 복사본 작업과 관련된 이메일 트래픽과 복잡성 및 병합 시 위험을 줄일 수 있습니다.

간소화된 서명 프로세스를 통해 이전에 서명 프로세스에 필요했던 복잡한 수동 작업 흐름이 제거되어 서명 시간이 크게 단축되었습니다.

이제 모든 합의를 즉각적이고 완전하게 찾을 수 있습니다. 이제 사용자는 한 위치에서 초안 작성 및 실행의 모든 단계에서 계약서를 찾을 수 있으며 사용자는 즉시 검색 결과를 얻을 수 있습니다. 서명된 계약서는 작업 버전 및 관련 문서와 함께 저장되어 모든 관련 자료가 단일 '파일'로 관리되고 제시되도록 합니다.

Save the Children 직원은 버전 관리, 보존, Microsoft 365 보안 및 규정 준수를 통해 강화된 완전한 법적 검색 가능성을 통해 콘텐츠를 관리할 수 있습니다.

마지막으로, 보고 및 워크플로용 Power Platform 솔루션을 통합하여 메타데이터를 기반으로 하는 계약 수명주기 관리가 향상되어 비준수 또는 만료된 계약의 위험이 줄어듭니다.