PRO Club은 KnowledgeLake를 사용하여 Office 365로의 마이그레이션 가치를 극대화합니다.

요약

워싱턴주 벨뷰에 위치한 PRO Club은 수상 경력을 자랑하는 건강 및 웰니스 클럽이자 미용실입니다. 유명한 심혈관 외과의사인 마크 데데메니코(Mark Dedemenico) 박사가 설립한 이 리조트 스타일의 휴양지는 건강과 장수 분야의 혁신을 주도하고 있습니다. 272,000평방피트 규모의 시설에는 다양한 스포츠 전용 코트, 최첨단 수영장 및 운동실, 레스토랑, 의료 스파가 갖춰져 있습니다.

미국 최고의 헬스 클럽 중 하나인 PRO Club은 특히 Microsoft SharePoint를 통해 비즈니스 기술 혁신에 보조를 맞출 수 있는 문서 관리에 대한 다른 접근 방식이 필요했습니다. PRO Club은 KnowledgeLake를 활용하여 온프레미스 SharePoint에서 클라우드의 Office 365로 마이그레이션했습니다.

도전

PRO Club은 비용 절감, 확장성, 서비스 등 여러 클라우드 기반 이점을 활용하기 위해 최근 SharePoint 온프레미스에서 Office 365 및 SharePoint 온라인으로 마이그레이션했습니다. 결과적으로 이동을 보완하고 회사 전체의 프로세스 효율성과 혁신을 가능하게 하는 스캔 및 데이터 캡처용 문서 관리 도구가 필요했습니다.

PRO Club의 ITS 수석 기술자인 Aaron Withington은 "시스템은 사용하기 쉬워야 했지만 무엇보다도 SharePoint 온라인 문서 저장소와 함께 작동해야 했습니다."라고 말했습니다.

이로 인해 사용자가 SharePoint를 쉽게 검색하고 상호 작용할 수 있는 보완 도구를 찾는 것이 필수적이었습니다. Withington에 따르면 다행히 PRO Club은 멀리 볼 필요가 없었습니다. “우리는 노후화된 문서 관리 시스템인 Docuware를 대체할 제품을 찾던 2007년에 KnowledgeLake를 처음 알게 되었습니다.”라고 그는 설명합니다. "우리는 여러 문서 관리 시스템을 조사한 결과 사용자 정의 가능한 문서 유형 및 인덱싱 워크플로우 측면에서 KnowledgeLake가 제공하는 기능이 마음에 들었습니다."

사용 가능한 다른 옵션에도 불구하고 Withington은 전사적 솔루션을 선택하는 것이 쉬웠다고 설명합니다. "저희는 KnowledgeLake 고객에게 만족하며, 비슷한 시스템의 가격은 KnowledgeLake 솔루션과 같거나 그 이상이었습니다. 따라서 다른 솔루션을 채택하기보다는 KnowledgeLake 사용을 확대하기로 결정했습니다."

전략

PRO Club은 KnowledgeLake를 활용하여 온프레미스 SharePoint에서 클라우드의 Office 365로 마이그레이션했습니다. 이 작업에는 약 250,000개의 문서가 포함되었으며 처음부터 끝까지 약 60일이 걸렸습니다. 그러나 마이그레이션 외에도 PRO Club은 KnowledgeLake 플랫폼을 전체 조직을 위한 중앙 집중화되고 논리적으로 구성된 리소스로 사용하고 있습니다. 지급 계정, 회원 이벤트, 보안 및 급여를 포함한 부서는 모두 KnowledgeLake를 통해 SharePoint 온라인에 전자적으로 색인화, 분류 및 저장되는 파일을 가지고 있습니다. 이는 운영을 극적으로 간소화하고 SharePoint의 사용을 확장하여 미래 효율성과 프로세스 혁신을 위한 귀중한 플랫폼으로 전환하는 데 도움이 됩니다.

"KnowledgeLake 솔루션은 SharePoint Online과 원활하게 작동합니다."라고 Withington은 말합니다. “완전히 사용자 정의가 가능하고 사용하기 쉬운 SharePoint 검색 앱이 있습니다. 그리고 현재 스캔 및 색인화에 사용되는 것과 동일한 사용자 인터페이스에서 검색 및 검색이 가능한 다음 버전을 기대하고 있습니다.”

결과

KnowledgeLake 플랫폼은 직원들이 메타데이터가 포함된 문서를 훨씬 더 쉽고 빠르게 수집하고 색인화할 수 있도록 하여 PRO Club을 돕고 있습니다. 여러 부서에서 기업이 사용하면 SharePoint를 사용하여 정보 캡처 및 공유가 증가하고 회사 전체의 효율성이 향상됩니다. 친숙하고 배우기 쉬운 인터페이스는 SharePoint와 원활하게 작동하여 새로운 가치와 ROI를 제공합니다.

문서 스캔, 색인화 및 검색에 대한 쉬운 교육입니다. 일단 설정되면 시스템을 사용하여 문서, 이메일 및 기타 기록을 SharePoint에 수집하는 것이 매우 쉽습니다. 인터페이스는 간단하고 직관적입니다. 이는 임시 직원이 자주 수행하는 작업에 대한 교육을 최소화합니다.

Office 365와의 원활한 통합. Office 365 및 SharePoint로 마이그레이션한 후 PRO Club은 Office 365용 KnowledgeLake 검색 응용 프로그램이 사용자가 문서 라이브러리의 검색 기능을 빠르고 쉽게 사용자 지정하는 데 도움이 된다는 사실을 발견했습니다. 사용자는 자신이 선택한 모든 데이터 필드에 대해 색인을 생성하고 검색할 수 있으며 쉽게 액세스할 수 있도록 검색 내용을 저장할 수 있습니다.

클라우드에서 안전하게 보호하세요. KnowledgeLake에 포함된 보안과 Azure AD/SharePoint 보안 설정을 모두 사용하여 PRO Club은 승인된 사용자만 액세스할 수 있는 워크플로와 문서 라이브러리를 생성할 수 있었습니다.