Pan Pac은 Office 365 및 정보 리더십을 통해 규제 요구 사항을 관리하고 위험을 줄입니다.

요약

Pan Pac은 벌목, 펄프, 목재 작업 및 제재소를 갖춘 뉴질랜드의 완전 통합된 임업/목재 제품 회사입니다. Hawkes Bay에서 가장 큰 산림 소유자이자 원목 구매자이며, 회사 운영 구역 내에서 근무하도록 800명 이상의 직원을 고용하고 있습니다.

새로운 IT 리더십 하에 Pan Pac은 기존 온프레미스 SharePoint 및 기타 파일 공유에서 최신 Office 365 솔루션으로 전환하기로 결정했습니다. 비즈니스 사례는 세 가지 주요 비즈니스 개선에 달려 있습니다.

1. 인트라넷을 통해 다양한 조직을 하나로 결집
2. '주요 위험 시설'에 대한 정부 규정을 준수하기 위한 건강 및 안전 규정 준수 프로세스 및 문서 제공
3. 모든 비즈니스 활동 전반에 걸쳐 통제 문서 관리 및 게시

Information Leadership은 방법론과 Azure 기반 앱을 사용하여 "실용적이고 실용적이며 사용 가능한" SharePoint 작업 공간을 제공했습니다. 탄력적인 디자인 기반이 구축됨에 따라 Pan Pac은 이제 Office 365를 통해 추가적인 디지털 혁신을 계속할 수 있는 좋은 위치에 있습니다.

도전

Pan Pac의 운영은 복잡하기 때문에 개정을 통해 콘텐츠의 무결성을 유지하기 위해 문서 관리 요구 사항이 매우 엄격합니다. 이전에는 이를 위해서는 여러 단계와 인력을 거쳐야 하는 수동 프로세스가 필요했습니다. 어느 시점에서든 직원은 문서의 위치, 상태 및 소유권을 확신할 수 없습니다. 이로 인해 문서가 중복되고 올바른 문서나 지침을 찾는 데 어려움을 겪었습니다.

새로운 '주요 위험 시설' 규정 법안에 따라 Pan Pac은 위험 식별, 통제, 비상 절차 및 정책에 대한 중앙 지식 기반을 구축해야 했습니다. 이를 위해서는 비즈니스 전반에 걸쳐 프로세스, 유해 물질 사용 및 위험을 모니터링하기 위한 지속적인 업데이트가 필요합니다.

전략

Office 365 SharePoint 플랫폼은 이전에 Pan Pac이 사용했던 다양한 스토리지 솔루션을 대체했습니다. 여기에는 SharePoint 2013 구현 및 파일 공유에 대한 정보가 포함되었습니다.

Office 365 인트라넷 내에서 모든 정보를 통합하면 모든 직원이 검증된 단일 정보 소스에 액세스하고 메타데이터로 정제된 뛰어난 검색 기능을 제공할 수 있습니다. 다양한 범위의 정보와 활동을 통해 정보 리더십은 정보 관리에 대한 배경 지식을 활용하여 분류 체계를 구축했습니다. 여기에는 콘텐츠를 설명하고, 정리하고, 검색하고 비즈니스 프로세스를 구현하기 위한 메타데이터가 포함되었습니다.

또한 설계에는 메타데이터를 자동 분류할 수 있는 Azure 기반 iWorkplace 앱의 사용도 포함되었습니다. 이러한 혁신은 많은 경우 직원이 메타데이터를 입력할 필요가 없음을 의미했습니다. 또 다른 iWorkplace 앱(Smart Case Files)은 문서 작성, 승인, 게시 및 보관을 위한 콘텐츠 관리 및 보안을 단순화합니다.

결과

Pan Pac은 직원들로부터 압도적으로 긍정적인 피드백을 받았습니다. 솔루션에는 최신 인트라넷, 통제된 문서 작업 공간, 게시 포털은 물론 '주요 위험 시설' 규제 요구 사항 관리도 포함됩니다.

직원들은 이제 필요한 문서를 정리하고 찾고 사용할 수 있다고 보고합니다. 새로 발견된 투명성뿐만 아니라 기술 및 정보 사고의 위험도 줄어듭니다. 누구나 자신 있게 제어하여 업로드, 공유, 검색, 편집할 수 있습니다.

Pan Pac은 이제 비효율성을 더 잘 식별하고 대응할 수 있습니다. 예를 들어, 그들은 조직의 핵심 인력이 대량의 문서에 서명해야 한다는 사실을 발견했습니다. 이러한 병목 현상은 해결될 수 있으며 더 빠르고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

Pan Pac은 이제 Office 365를 통해 추가적인 디지털 혁신을 위해 디자인 기반을 활용할 준비가 되었습니다.