요약
Ovivo는 도시 물 관리, 산업 폐수 처리, 전자 제품용 물 여과 및 냉각 분야에서 35년 이상의 경험을 보유한 수처리 기술 분야의 세계적인 선두 기업입니다. Ovivo의 수처리 사업은 대규모 글로벌 프로젝트 실행을 기반으로 하며 일부 프로젝트는 5년 이상 진행되며 북미, 유럽 전역에 분산된 팀이 참여하고 분산된 팀으로 파트너 및 계약업체와 국제적으로 협력합니다.
모든 프로젝트의 수명주기 동안 프로젝트 결정, 청구 및 계약 방어에 대한 중요한 정보가 포함된 수천 개의 문서와 더 많은 이메일이 생성됩니다. 역사적으로 이 이메일로 전송된 지식은 프로젝트 수명 기간 동안 많은 직원과 계약자가 왕래하면서 개인 개인 드라이브에만 저장되었습니다. 움직이는 부분이 많고 위태로운 부분이 많기 때문에 Ovivo는 중요한 프로젝트 정보를 이메일로 쉽게 저장, 검색 및 발전하는 프로젝트 팀 전체에서 공유할 수 있도록 해야 한다는 필요성을 인식했습니다. 2017년에 Ovivo의 신임 주요 프로젝트 부사장은 Colligo를 SharePoint 채택을 위한 최고의 솔루션으로 추천했습니다.
도전
Colligo를 구현하기 전에 이메일 관리를 위해 SharePoint를 사용하는 유일한 부서는 Ovivo의 법무팀이었습니다. 나머지 회사에서는 SharePoint를 사용하여 프로젝트와 관련된 이메일을 저장하는 것이 너무 많은 시간이 소요되는 것으로 간주되었습니다. 팀에서는 Outlook의 공용 폴더와 회사 C 드라이브의 폴더를 혼합하여 보관된 이메일을 저장했습니다.
Ovivo는 직원들을 위해 간단한 솔루션을 마련하는 것이 중요하다는 점을 인식했으며 여러 가지 이유로 이메일을 로컬 폴더에 무작위로 저장하는 것에서 발전해야 한다는 시급함이 있었습니다.
Ovivo 프로젝트는 일반적으로 5년 이상 지속됩니다. 해당 기간 동안 프로젝트 팀은 종종 확장되고 변경됩니다. Ovivo는 떠나는 각 구성원과 함께 개인의 로컬 드라이브에 있는 격리된 프로젝트 이메일을 통해 중요한 프로젝트 지식을 채굴하는 데 몇 시간을 소비해야 하며 귀중한 항목이 간과될 위험이 있다는 것을 알고 있습니다.
기존 폴더를 사용하는 많은 팀과 프로젝트로 인해 이메일과 첨부 파일을 찾기가 점점 더 어려워졌습니다. 시간이 지나고 수천 통의 이메일이 쌓이면서 공유 폴더 검색이 점점 어려워졌습니다.
팀 전체에서 의미 있는 분류 방법 없이 이메일을 PST 파일로 유지함으로써 프로젝트 세부 정보를 검색하는 데 시간이 많이 걸리고 종종 중요한 데이터를 찾을 수 없어 계획, 견적 및 청구가 불가능해졌습니다. 향후 검색을 용이하게 하기 위해 추가 메타데이터는 캡처되지 않았습니다.
소송이나 중재가 발생하는 경우 Ovivo는 기존 직원의 보관된 PST 파일을 외부 드라이브에 복사하고 해당 드라이브를 기존 사용자의 Outlook 계정에 연결한 후 며칠 동안 파일 색인을 생성한 다음 쿼리해야 합니다. 단일 컴퓨터에서 각 청구 주제와 관련된 폴더에 이메일을 저장합니다. 이 프로세스에는 계약자 비용과 직원 시간으로 인해 수십만 달러의 비용이 발생할 수 있습니다.
전략
Ovivo는 지식 및 기록 관리를 위해 SharePoint를 사용하지만 전체 프로젝트 정보 캡처를 단순화하기 위해 액세스를 간소화해야 했습니다. 직원들은 Outlook에서 작업하는 데 익숙했기 때문에 받은 편지함에서 계속해서 생산적으로 작업할 수 있는 방법이 필요했습니다. 2017년에 Ovivo의 신임 주요 프로젝트 부사장은 Colligo Email Manager를 SharePoint 채택을 위한 최고의 솔루션으로 추천했습니다. 그는 이전 역할에서 이전에 그것을 사용했습니다.
각 부서는 중요한 정보를 논리적이고 일관되게 저장하기 위해 구조화된 SharePoint에 간단한 온라인 및 오프라인 라이브러리를 생성하며, Colligo를 사용하면 Outlook에서 이를 쉽게 수행할 수 있습니다. 그런 다음 직원 챔피언은 그것이 어떻게 작동하는지 다른 사람들과 공유하여 프로젝트 팀이 SharePoint를 더 많이 활용하게 됩니다.
Colligo Email Manager를 사용하여 SharePoint 폴더 액세스를 Outlook에 직접 통합함으로써 Ovivo 직원은 Outlook 받은 편지함에서 SharePoint에 직접 이메일과 첨부 파일을 저장할 수 있습니다. 단 몇 번의 클릭만으로 직원은 프로젝트 관련 이메일과 첨부 파일을 SharePoint의 관련 라이브러리에 저장합니다. Colligo는 제목, 보낸 사람, 날짜와 같은 주요 필드를 메타데이터로 자동 저장합니다.
프로젝트 팀의 모든 구성원은 유용한 메타데이터로 캡처되고 태그가 지정된 귀중한 이메일 및 첨부 파일에 대한 보안 링크를 신속하게 검색하고 찾고 공유할 수 있습니다. 시간 절약과 완전한 정보 액세스는 수익성 있는 프로젝트 관리로 이어지며 모든 사람이 완전한 최신 정보를 바탕으로 작업할 수 있도록 보장합니다.
대역폭이 낮은 위치에서 일하는 Ovivo 직원도 Colligo Email Manager를 사용하여 이메일을 오프라인 SharePoint 라이브러리에 저장하고 분류합니다. Colligo의 완전한 플랫폼은 Ovivo 직원이 Outlook 온프레미스, 모바일 장치 및 Office 365에서 SharePoint에 액세스할 수 있음을 의미합니다.
결과
Colligo Email Manager는 이메일, 첨부 파일 및 문서를 SharePoint에 저장하기 위해 Ovivo의 대규모 프로젝트 대부분에서 1년 넘게 사용되어 왔습니다. 회사 전체에서 SharePoint로의 완전한 전환을 달성하려면 아직 몇 년이 걸리겠지만, Ovivo는 이미 지연된 프로젝트에서 수십만 달러의 비용을 회수하고, 법적 증거 자료 제출에 소요되는 수천 달러를 절약하고, 팀 행동을 정기적인 캡처 및 캡처로 전환하는 등 귀중한 효과를 확인했습니다. 프로젝트 지식을 보호합니다.
전체 프로젝트 비용 회수. Ovivo는 남아프리카에서 $200,000,000 프로젝트로 인해 상당한 지연을 겪고 있었습니다. 사업은 비용 가산 기준으로 운영되어 프로젝트와 관련된 모든 비용을 입증했습니다. Colligo를 통해 SharePoint에 더 빠르고 간단하게 저장할 수 있게 되면서 팀은 프로젝트 비용을 정확하게 문서화하고 방어했으며 그 결과 Ovivo는 유지 관리 비용으로 $1,000,0000에 가까운 환급을 받을 수 있었습니다. 그들은 추가 $1,500,000 주장을 입증하기 위해 Colligo를 통해 SharePoint에 저장된 동일한 이메일과 문서를 사용하고 있습니다.
적시에 경제적으로 법적 자료를 제출할 수 있습니다. SharePoint 시대 이전에 온타리오에서 발생한 법적 중재 사건에서 Ovivo는 문서를 수동으로 검색하는 데 직원의 수개월 시간 외에 컨설턴트에게 $300,000를 소비했습니다. 이에 비해 Ovivo는 이전 관리자의 전체 사서함을 별도의 도서관으로 마이그레이션하기 위해 두 가지 주요 건설 중재에서 Colligo를 사용했습니다. SharePoint의 이메일 라이브러리는 역방향 조회를 통해 청구 항목 목록에 연결되었습니다. 관련 문서를 식별하고 올바른 주제와 연결하기 위해 내장된 뷰어를 사용하여 SharePoint에서 검색을 매우 쉽게 수행할 수 있습니다. 파일에 주석을 달고 설명을 달고 태그를 지정하는 기능을 통해 쉽게 검색 가능한 문서 목록을 만들 수 있었습니다. 여러 사람이 이 프로젝트에 동시에 작업할 수 있었고 외부 컨설턴트에게 SharePoint 액세스 권한을 부여할 수 있었습니다.
완전한 프로젝트 지식 캡처. Ovivo의 IT 담당 부사장은 Colligo가 직원의 SharePoint 채택을 달성하는 열쇠였다고 믿습니다. Colligo는 직원들이 오래된 습관을 깨고 받은 편지함에서 SharePoint에 이메일을 저장하는 것을 자연스럽게 만들어 Ovivo를 위한 완전하고 지속적인 수백만 달러 규모의 프로젝트 지식을 창출하도록 도왔습니다.
