지능형 캡처 솔루션은 SharePoint 기능을 확장하고 물류 회사에 비즈니스 가치를 제공합니다.

요약

고객의 운송 및 공급망 관리 요구 사항을 개선하기 위해 노력하는 물류 회사로서 MIQ는 더 잘 관리해야 하는 복잡한 문서 처리 상황을 안고 있었습니다. 80개 국가에서 운영되는 동안 매일 수백 건의 화물 송장이 접수되었습니다. 그들은 화물 송장 데이터 입력을 자동화하고 문서 저장을 구현하여 결제 프로세스를 간소화할 수 있는 방법을 찾고 있었습니다. 또한 MIQ는 대부분 자체적으로 구현하고 내부적으로 관리할 수 있는 솔루션을 찾고 있었습니다.

도전

다양한 운송업체로부터 받은 송장에는 내용 유사성이 제한되어 있었으며 그 중 약 90%가 서로 달랐습니다. 이로 인해 송장을 배송물과 일치시키고 송장 데이터를 입력하는 데 많은 수작업이 소요되었습니다. 이러한 수동 작업은 비효율적이고 오류가 발생하기 쉽습니다. 프로세스는 이메일로 전송된 청구서를 인쇄하고 각 청구서에 주요 정보를 손으로 쓴 후 다양한 부서로 전달한 다음 분류하여 서류 캐비닛에 넣는 작업으로 구성되었습니다. 이는 직원들에게 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 나중에 원본 서류를 찾는 것도 매우 어렵게 만들었습니다. 또한 이러한 작업으로 인해 매출채권 처리 시간이 늘어나 현금 흐름에 부정적인 영향을 미쳤습니다.

일주일 동안 진행된 초기 컨설팅 참여를 통해 MIQ의 기존 프로세스가 현재 어떻게 작동하는지뿐만 아니라 그들이 기대하는 효율성의 종류도 결정되었습니다. Ephesoft 파트너인 Zia는 MIQ에 최종 사용자가 작동하기 매우 간단한 시스템이 필요하다고 판단했습니다. MIQ에는 송장을 스캔하고, SharePoint로 전달될 메타데이터 태그를 적용하고, 문서 검토 준비가 완료되었음을 해당 부서에 알리는 기능이 필요했습니다.

전략

Ephesoft Smart Capture는 종이, 팩스 및 전자 문서에서 데이터를 자동으로 분류, 분리, 정렬 및 추출하는 기능으로 인해 제약 회사에서 이상적인 솔루션으로 결정했습니다. MIQ의 직원들은 성공적인 구현을 보장하고 사용에 대한 리더십을 안내하기 위한 솔루션에 대한 일주일 간의 교육을 받기 위해 콜로라도주 볼더로 여행했습니다. MIQ, Ephesoft 및 Zia는 Ephesoft의 SharePoint 확장성을 통해 ECM 요구 사항을 처리하는 이상적인 접근 방식을 만들기 위해 협력했습니다.

Ephesoft는 파트너인 Zia와 협력하여 파일의 수동 처리를 제거하는 문서 관리 접근 방식을 개발했습니다. 사업의 서로 다른 두 부문에 대해 두 부분으로 구성된 구현이 결정되었습니다. 3개월에 걸쳐 프로젝트의 첫 번째 단계에서는 Ephesoft의 캡처 기능을 포함하여 여전히 사용하기 쉬운 강력한 기능을 갖춘 시스템을 만드는 것이 포함되었습니다. 두 번째 단계는 3개월에 걸쳐 시행되었습니다. 이제 MIQ는 Ephesoft의 캡처 솔루션을 활용하여 비즈니스 프로세스를 간소화하면서 찾고 있던 종류의 문서 처리 솔루션을 갖게 되었습니다.

결과

Ephesoft Smart Capture를 문서 관리 시스템에 구현한 후 MIQ는 강력한 결과를 얻었습니다. 논문을 스캔하고 이메일을 Ephesoft에 직접 업로드하며 해당 부서에 쉽게 접근할 수 있도록 메모가 기록됩니다. 자동화를 구현한 이후 데이터 입력 오류가 줄어들었고 처리 및 수신 내용이 투명해졌습니다. 메타데이터는 Ephesoft에 태그가 지정되고 강력한 통합을 통해 SharePoint로 전송되므로 검색이 단순해지고 문서 검색 시간이 단축됩니다. 이제 시스템이 더 빠르게 움직이기 때문에 운송업체에 더 빨리 대금이 지급되어 현금 흐름이 개선됩니다.

Amy Franklin은 "문서 분실 위험, 문서 검색 및 제출에 소요되는 시간, 데이터 입력 오류 수, 운송업체에 비용을 지불하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있었습니다."라고 말했습니다. MIQ Logistics의 수석 비즈니스 분석가. 이 솔루션은 MIQ에 매우 효과적이었으며 현재 프로세스를 더욱 개선하기 위한 세 번째 단계를 계획하고 있습니다.

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