Loacker는 d.velop 및 Microsoft 365를 사용하여 문서 기반 프로세스를 디지털화합니다.

요약

지난 90년 동안 Loacker는 소규모 지역 제과점에서 100개 이상의 국가에서 사람들을 기쁘게 하는 제품을 제공하는 세계적으로 알려진 브랜드로 발전했습니다. 1,000명 이상의 직원이 연간 9억 5,700만 개 이상의 달콤한 품목을 생산하고 있는 이 회사는 소비자에게 순수하고 건강에 좋은 천연 제품을 제공하는 데 중점을 두고 있습니다.

Loacker는 d.velop과 협력하여 SAP와 통합되고 Office 365 및 SharePoint를 기반으로 하는 문서 관리 시스템(DMS)을 만들었습니다. d.velop 솔루션과 어댑터의 도움으로 시스템을 통해 사용자는 디지털 파일과 디지털 프로세스를 표시할 수 있습니다. 이를 통해 비용이 절감되고 투명성이 향상되며 처리 시간이 크게 단축됩니다.

이 시스템은 법적 요구 사항뿐만 아니라 "Share & Work Together"라는 회사 철학도 충족합니다.

도전

SAP ERP, 이메일, 종이 문서 등 다양한 채널에서 들어오는 정보로 인해 Loacker는 이를 중앙에서 관리할 수 없었습니다. 또한 회사는 정보를 여러 시스템에 저장했기 때문에 직원들이 전체 개요를 파악하는 데 많은 시간을 소비해야 했습니다.

중요한 프로세스는 여전히 아날로그였으며 많은 수동 작업이 필요했습니다. 결과적으로 회사는 이탈리아의 특별한 법적 요구 사항을 준수해야 하는 지급 계정 프로세스(예: 송장 처리)를 포함하여 이러한 프로세스를 디지털화하기를 원했습니다.

이미 독자적인 DMS가 있었지만 널리 사용되지는 않았습니다. Loacker는 국제 지향적이고 역동적으로 성장하는 회사에 적합한 DMS를 구축하기를 원했습니다. 선도적인 SAP ERP에 원활하게 통합하려면 DMS가 필요했습니다. 그들은 또한 고객 파일, 공급업체 파일, 주문 파일, 기술 문서 등의 형태로 모든 문서를 완전하고 법적으로 준수하며 투명하게 디지털화하기를 원했습니다. 이를 바탕으로 Loacker는 디지털 비즈니스 프로세스를 포괄적으로 설계하고 고객을 확보하고 내부 협업을 최적화합니다.

Loacker의 아이디어에 따르면 새로운 DMS는 내부의 "공유 및 공동 작업" 아이디어를 더욱 촉진해야 합니다. 또한, 해당 국가의 요구 사항에 따른 규정 준수 서류 제출이라는 주제가 프로젝트에서 중요했습니다.

전략

Loacker 내부 관리를 디지털화하고 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 d.velop과 회사는 프로젝트 시작 전에 전략을 수립했습니다.

Office 365, 특히 SharePoint는 Loacker의 커뮤니케이션을 위해 전략적으로 사용됩니다. 따라서 그들은 이 플랫폼에 Loacker의 인트라넷과 문서 관리를 구축하기로 결정했습니다.

이러한 서비스는 공동 문서 처리 및 일관된 디지털 비즈니스 프로세스를 가능하게 하는 중앙 및 현대 시스템으로 사용자에게 제공되어야 했습니다.

프로젝트는 기존 ECM 시스템을 SharePoint/O365로 마이그레이션하면서 시작되었습니다. 이후 팀은 SharePoint/O365를 SAP ERP에 통합하여 SAP 프로세스의 맥락에서 해당 파일을 표시했습니다.

SAP에서 보내는 문서는 해당 메타데이터와 함께 SharePoint에 자동으로 저장됩니다. 송장과 같은 수신되는 종이 문서도 스캔되어 SharePoint에 저장됩니다. d.velop 사이드바를 사용하여 드래그 앤 드롭을 통해 이메일을 빠르게 보관할 수 있습니다.

Microsoft 365용 d.velop을 사용하면 SharePoint의 정보가 상황에 맞게 통합됩니다. 예를 들어 시스템은 고객 파일, 공급업체 파일 또는 자재 파일을 생성하고 모든 관련 고객 정보에 액세스할 수 있도록 합니다.

SAP와의 긴밀한 통합 덕분에 사용자는 언제든지 SAP에서 SharePoint의 해당 문서 또는 파일로 이동할 수 있습니다.

또한 팀은 지급 계정 프로세스를 실현했습니다. 이를 통해 송장을 SharePoint에 중앙 집중식으로 저장하고 찾을 수 있습니다. 워크플로우 구성요소는 검토 및 승인 프로세스를 관리하고 관련 메타데이터가 SAP 시스템과 원활하게 교환될 수 있도록 보장합니다.

마지막으로 팀은 감사 방지 아카이빙을 위한 플랫폼으로 Office 365, SharePoint 및 Microsoft 365용 d.velop을 구축했습니다.

결과

프로젝트를 성공적으로 구현한 후 팀은 비즈니스 프로세스를 최적화했을 뿐만 아니라 격리된 솔루션이 크게 감소했다는 사실을 확인했습니다. 또 다른 이점은 Loacker가 전략적으로 배치된 Office 365를 전사적이고 전체적으로 사용했다는 것입니다. 주요 사용자와 직원은 프로젝트에서 직접 혜택을 받습니다. 언제 어디서나 수십만 개의 문서에 액세스할 수 있으므로 즉각적인 정보 제공이 가능하고 공급업체 및 고객 문서 검색 시간이 크게 단축됩니다.

d.velop의 심층적인 SAP 통합 솔루션을 사용하여 수신 송장의 디지털 검증 및 승인을 통해 해당 국가 규정 및 디지털 송장(FatturaB2B) 분야의 특수 기능에 따라 법적으로 규정을 준수하는 파일링이 가능합니다. 또한 일관된 디지털 프로세스를 통해 결제까지 송장을 투명하게 수령할 수 있으며 송장 확인 처리 시간이 크게 단축됩니다.

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