요약
초기 단계의 과학 연구에 가치를 더해 인류 건강을 개선하는 데 초점을 맞춘 생명 과학 자선 단체는 Microsoft 365로의 마이그레이션을 지원하기 위해 Proventeq를 찾았습니다. 이 조직은 Documentum ECM 시스템에서 마이그레이션하여 SharePoint, OneDrive for Business 및 Teams와 같은 Microsoft 365 서비스가 제공하는 기능, 이동성 및 향상된 보안을 활용하기를 원했습니다. 1년 동안 진행되는 이 마이그레이션 및 Office 365 채택 프로젝트를 통해 생명 과학 자선 단체는 과학 및 자선 파트너와 협력하면서 연구의 지적 재산을 보호할 수 있습니다.
도전
생명 과학 자선 단체에는 Documentum ECM 시스템이 있었지만 사용자에게는 시스템을 사용할 동기가 부족했습니다. 제한 사항과 사전 준비로 인해 소스 시스템의 문서에 액세스하는 것이 번거롭다는 것을 알았습니다.–브라우저 플러그인 및 소프트웨어에 대한 필수 사항. 또한 사용자는 어디서나 여러 시작 지점(예: Office 365 앱, iOS 앱, 브라우저 등)에서 액세스할 수 있는 가상 작업 공간에서 공유하고 공동 작업할 수 있는 더욱 연결된 환경을 원했습니다.
또한 조직은 콘텐츠 관리 시스템 보유와 관련된 라이센스, 인프라 및 지원 비용을 절감하기를 원했습니다.
그들은 이제 변화를 해야 할 때라는 것을 깨달았습니다. 그러나 레거시 온프레미스 시스템에서 Office 365로 전환하는 데는 나름의 어려움이 있었습니다.
SharePoint에서 레코드를 저장하고 액세스하는 방법에 맞춰 파일 시스템과 프로세스를 대폭 재구성해야 합니다. 또한 이 프로젝트에서는 Documentum 라이센스 및 지원 갱신 비용으로 인한 추가 비용을 방지하기 위해 엄격한 마이그레이션 일정이 필요했습니다.
Documentum에서 마이그레이션하는 것은 원래 위치의 독점 형식 및 레이블과 관련된 문제로 인해 쉬운 프로세스가 아닙니다. 여기에는 자선 단체의 지적 재산 관리 시스템이 Documentum에 저장된 자산과 긴밀하게 통합되어 마이그레이션을 위한 업데이트가 필요했습니다. 또한 비즈니스 프로세스는 Documentum에 저장된 문서와 긴밀하게 통합되는 외부 시스템에 의존했습니다.
전략
생명 과학 자선 단체는 이 마이그레이션 및 채택 프로젝트를 돕기 위해 Proventeq에 의지했습니다. 전체적인 Office 365 채택 전략의 일환으로 프로젝트 팀은 적절한 프로젝트 관리 계획을 수립하고 양측에서 합의하고 실행했습니다. 그들은 Office 365 내에 필요한 거버넌스를 설정하고 Office 365의 성공적인 채택을 보장하기 위해 명확하고 효과적인 커뮤니케이션 및 교육 계획을 마련했습니다.
팀은 모든 기업 컨텐츠를 Documentum 시스템의 캐비닛에서 SharePoint의 특별히 프로비저닝된 부서 사이트로 마이그레이션하는 동시에 모든 사용자 컨텐츠를 개별 OneDrive 할당으로 마이그레이션했습니다.
프로젝트 팀은 Documentum의 보안 정책(재무 및 인사 부서의 엄격한 규제 요구 사항 준수)을 SharePoint로 변환하여 컨텐츠 보안을 강화했습니다.
특히 법무 부서를 위해 문서를 공동 작성하고 컨텐츠 자동 태그 지정을 위한 통합 솔루션을 활용할 수 있는 기능을 포함하여 모든 사용자에게 사용자 친화적인 인터페이스를 제공했습니다.
그들은 프로젝트 팀이 활성 프로젝트와 종료된 프로젝트를 작업할 수 있는 전용 영역을 만들었습니다., 사용자 정의 SPFx 구성 요소와 함께 프로젝트 작업을 더 쉽게 할 수 있습니다. 이러한 프로젝트를 위해 Microsoft Teams를 배포하면 사용자에게 더 나은 프로젝트 협업을 위한 플랫폼이 제공됩니다.
데이터 무결성을 보장하기 위해 팀은 Proventeq Migration Accelerator를 사용하여 소스의 데이터 손상을 해결했으며 Documentum에 통합되는 타사 시스템(예: 지적 재산 관리 플랫폼)도 업데이트했습니다.
Office 365로의 전환은 접근성을 중앙 집중화 및 개선하고 비즈니스 및 과학 데이터에서 보다 의미 있는 통찰력을 얻기 위한 지속적인 계획의 핵심 구성 요소였습니다. 전문 기술 파트너인 Proventeq과 긴밀히 협력하여 기존 콘텐츠 관리 플랫폼에서 Office 365로 자신있게 마이그레이션할 수 있었습니다.
(IT 관리자, 비즈니스 서비스, )
결과
생명 과학 자선 단체는 Office 365 제품군과 함께 SharePoint 및 Microsoft Teams가 팀이 만나고, 공동 작업하고, 작업을 완료할 수 있는 가상 작업 공간을 생성하므로 문서 관리 시스템의 공동 작업 및 규정 준수가 향상되는 것을 확인하고 있습니다., 중앙 기반 저장소에서 문서 작업을 수행할 수 있습니다. SharePoint를 사용하면 직원은 어디서나 여러 시작 지점에서 비즈니스 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다.
생명과학 자선단체는 Office 365로 전환하여 상당한 비용을 절감할 수 있었습니다. (최대 60%) 라이선스, 인프라, 지원 비용을 줄입니다.
이제 조직은 학술 연구를 보호하기 위한 데이터 손실 방지 조항과 함께 더욱 쉽고 강력한 관리 기능을 갖게 되었습니다.
