Iowa State University Foundation은 Adobe Sign 및 Microsoft 솔루션을 사용하여 미래의 혁신가를 위한 삶을 변화시키는 자금을 조직합니다.

요약

모든 대학의 가장 큰 목표 중 하나는 학생들의 학습과 성공을 촉진하는 환경을 조성하는 것입니다. 학교는 최첨단 시설, 혁신적인 연구 기회, 최고의 교수진을 제공하여 이를 달성합니다. 넉넉한 기부는 이러한 목표를 달성하는 동시에 재정적 배경에 관계없이 배우고 싶어하는 모든 학생에게 문을 열어두는 열쇠 중 하나입니다.

아이오와 주립대학교(ISU) 재단은 아이오와 주립대학교의 학생, 교수진, 건물 및 프로그램을 지원하는 기금 모금에 전념하는 조직입니다. 재단을 통해 ISU에 기부된 기부금은 해당 분야에서 영향력을 발휘하는 교수진을 유치하고 유지하는 데 도움이 되는 펠로우십 및 교수직부터 학생들이 학업에 집중할 수 있도록 돕는 장학금에 이르기까지 대학 경험에 큰 영향을 미쳤습니다.

IT 운영 및 네트워크 보안 담당 수석 이사인 Dave Thalacker 박사는 "Iowa State University Foundation은 ISU를 위한 단순한 기금 모금 조직 그 이상입니다."라고 말합니다. “우리는 또한 기부자들 및 대학과 협력하여 기부자들의 관대한 기부금이 그들에게 의미 있는 방식으로 사용되도록 노력하고 있습니다. 가족은 수의과대학에 기부하여 ISU 졸업생이자 동물 애호가의 삶을 기리고 싶어할 수도 있습니다. 우리는 대학과 협력하여 기부금이 학생, 교사 및 지역 사회에 즉각적인 영향을 미치는 데 사용될 수 있도록 노력하고 있습니다.”

의미있고 유용한 선물을 개발하는 열쇠는 명확한 의사소통입니다. 여기에는 기부자, ISU 및 기타 이해관계자와의 커뮤니케이션뿐만 아니라 이러한 금전적 기부에 대한 규정 준수와 관련된 당사자와의 커뮤니케이션도 포함됩니다. 결과적으로 각 기부에는 많은 양의 고유한 서류 작업과 수많은 이해관계자의 서명된 승인이 필요합니다.

대규모 자동화 및 디지털 혁신 이니셔티브의 일환으로 재단은 전자 서명 솔루션을 구현하면 기부자 규정 준수 워크플로를 현대화하고 간소화하는 데 도움이 될 수 있다고 결정했습니다. Adobe Document Cloud의 전자 서명 솔루션인 Adobe Sign은 작업 흐름에 빠르게 적응하고 처리 시간과 규정 준수를 개선하는 동시에 낭비를 줄입니다.

Thalacker는 "Adobe Sign은 우리의 새로운 디지털 워크플로우의 핵심입니다."라고 말합니다. "기존 Microsoft 도구 및 프로세스와의 강력한 통합을 통해 우리는 투자를 극대화하고 매우 빠르게 수익을 창출하고 있습니다."

도전

대부분의 대규모 기부는 재단 개발 담당자를 직접 방문하는 것부터 시작됩니다. 개발 담당자는 기부자에게 의미 있는 것이 무엇인지, 기부자가 어떤 유형의 선물을 만들고 싶어하는지에 관해 기부자와 협력합니다. 그런 다음 기부자 규정 준수 부서가 이를 인수하여 이러한 희망 사항을 기부자 선물 계약서에 초안으로 작성합니다. 기부자가 희망하는 유형과 범위에 따라 협약은 재단 고위 경영진의 승인을 받기 전에 대학 학장, 프로그램 책임자, 교수 사무실을 통과할 수 있습니다. 마지막으로 승인을 위해 기증자에게 계약서가 전송됩니다.

Adobe Sign 이전에는 계약서가 종이에 인쇄되어 각 이해관계자에게 체계적으로 우편으로 발송되었습니다. 대학 내부 메일 시스템을 통해 전달되어 계약이 지연될 수도 있고, 바쁜 시간에 책상에 앉아 있을 수도 있습니다. 결과적으로 모든 당사자로부터 승인을 받는 데 몇 주가 걸릴 수 있으며 평균 처리 시간은 81일입니다.

Thalacker는 “매일 선물이 지연되는 날은 학생이 필요한 서비스를 받지 못하거나 실험실에 중요한 장비가 없는 날이었습니다.”라고 말했습니다. “극단적으로 기부 계약이 너무 오래 지연되면 기부자가 ISU에 기부하는 데 관심을 잃을 수도 있습니다. 이는 기부자가 즉각적인 영향을 미치거나 변화를 주는 기부를 원하는 경우에 특히 중요했습니다. 우리는 계약 워크플로우를 간소화하고 기부를 장려하기 위해 이러한 기회를 더 잘 활용해야 했습니다."

전략

내부 팀과 기부자 모두 이러한 계약을 처리하는 더 나은 방법을 요구하기 시작했습니다. Adobe Sign을 사용하여 기부자 규정 준수 팀은 이제 이해관계자의 이메일 받은 편지함으로 직접 계약서의 전자 사본을 보냅니다. 서명자는 추가 앱을 다운로드하거나 특별 계정을 설정할 필요 없이 몇 분 안에 계약서를 확인하고 서명할 수 있습니다. 디지털 계약서는 여러 서명자에게 동시에 전송될 수도 있으므로 한 서명자가 계약서 서명을 지연하는 경우 처리 시간에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다. 전자 문서로의 전환은 팀이 인쇄와 관련된 비용과 낭비를 줄이는 데에도 도움이 되었습니다. Adobe Sign을 구현한 이후 팀은 인쇄를 30% 줄였습니다.

Thalacker는 "Adobe Sign을 사용하여 평균 처리 시간을 13일 이상 절약하고 있습니다."라고 말합니다. “팀은 계약을 추적하고 후속 조치를 취하는 데 시간을 보내는 대신 더 많은 기부자와 협력하고 더 많은 계약을 완료하는 데 시간을 집중할 수 있습니다. 기부자들도 전자 서명의 용이성을 높이 평가하고 있으며 모든 기부자 사이에서 전자 서명 사용이 꾸준히 증가하는 추세를 보이고 있습니다.”

Adobe Sign이 재단에 큰 영향을 미치는 이유 중 하나는 Microsoft SharePoint, Microsoft Teams 및 Microsoft Flow를 포함한 Microsoft 솔루션과의 중요한 통합입니다. 전자 서명 솔루션을 고려할 때 비즈니스에 중요한 Microsoft 솔루션과의 호환성이 핵심이었습니다.

Thalacker는 "Adobe Sign은 기존 Microsoft 워크플로와의 통합에 대한 강력한 비전을 갖고 있는 유일한 솔루션이었습니다."라고 말합니다. “우리는 더 많은 작업을 더 빠르게 수행하기 위해 친숙한 도구를 사용하고 있습니다. 우리는 Adobe와 Microsoft 모두와 긍정적인 관계를 맺고 있었기 때문에 이들의 파트너십이 우리가 신뢰할 수 있는 것임을 알았습니다."

Microsoft SharePoint는 기증자 정보를 정리하고 공유하기 위해 조직 전체에서 많이 사용됩니다. Adobe Sign 이전에는 관리자가 SharePoint의 파일에 모든 선물 세부 정보를 신중하게 입력하고 각 단계에서 작업 과정 상태를 업데이트하여 계약 상태를 추적하는 데 몇 시간을 소비해야 했습니다.

Adobe Sign과 통합하면 이제 계약서가 자동으로 SharePoint에 업로드됩니다. Adobe Sign은 각 계약의 상태를 자동으로 추적하며 직원은 SharePoint 기록에서 직접 이 상태를 빠르게 확인할 수 있습니다. 자동화를 통해 관리 시간이 대폭 단축될 뿐만 아니라 수동 입력으로 인한 오류도 줄어듭니다.

계획된 Microsoft Flow 자동화를 사용하여 계약서는 Microsoft Teams를 사용하여 액세스할 수 있는 문서 라이브러리로 자동으로 가져옵니다. 이를 통해 직원은 관련 팀 사이트 및 채널의 맥락에서 계약을 신속하게 확인할 수 있습니다. 개발 담당자는 지속적인 업데이트를 위해 기부자 규정 준수 팀에 이메일을 보낼 필요 없이 기부자에게 계약 상태를 신속하게 업데이트할 수 있습니다. 관리자는 단일 탭에서 전체 팀의 모든 활성 계약 상태를 확인할 수 있습니다. 또한 Microsoft Flow를 사용하면 직원은 고위 관리 팀이 계약에 서명한 후 알림을 받고 싶은 경우와 같이 워크플로 중 다양한 지점에서 자동화된 경고를 설정할 수 있습니다.

Adobe와 Microsoft 간의 파트너십을 통해 Adobe Sign을 배포하고 통합하는 작업도 매우 간편해졌습니다. 처음에는 배포에 대해 느리고 신중한 접근 방식을 시도했지만 Adobe Sign은 장기간의 논의와 교육 없이 빠른 배포에도 적합하다는 사실을 발견했습니다. 팀은 친숙한 Microsoft 도구를 통해 Adobe Sign으로 작업할 수 있으므로 학습 곡선이 크게 단축됩니다. 또한 Adobe Sign은 매우 유연하므로 Thalacker와 그의 팀은 실제 팀 피드백을 기반으로 팀의 요구 사항에 가장 적합하도록 신속하게 변경하고 작업 흐름을 조정할 수 있습니다.

PDF로 팀 간 커뮤니케이션

Adobe Sign을 사용하는 것 외에도 재단은 여러 팀과 프로세스에서 또 다른 Adobe Document Cloud 솔루션인 Adobe Acrobat Pro DC를 사용합니다. 커뮤니케이션 팀은 작업 관리 플랫폼인 Workfront와 함께 Adobe Acrobat을 사용하여 교정 및 승인을 위한 워크플로를 자동화합니다. 팀은 먼저 Adobe InDesign CC 및 Adobe Illustrator CC와 같은 Adobe Creative Cloud 앱을 사용하여 보고서, 그래픽, 인쇄 및 웹 광고를 포함한 콘텐츠를 제작합니다. 그런 다음 팀은 PDF 콘텐츠를 Workfront로 출력하고, 여기에서 검토 및 승인을 위해 이해관계자에게 자동으로 전달됩니다.

Iowa State University Foundation의 크리에이티브 서비스 수석 이사인 Ryan Peterson은 "우리는 누구나 쉽게 액세스할 수 있는 범용 형식을 제공하는 Adobe Acrobat과 PDF를 검토용으로 사용하는 것을 좋아합니다."라고 말합니다. "주석 도구를 사용하면 사람들이 PDF에 직접 주석을 추가할 수 있으므로 제작자가 피드백을 훨씬 쉽게 수집하고 응답할 수 있습니다."

다른 팀에서는 기록에 대한 정보에 주석을 달고 수정하는 기능을 위해 Adobe Acrobat을 사용합니다. 회계 부서는 안전한 PDF 형식으로 송금 데이터나 기부자 양식을 받으면 Adobe Acrobat을 사용하여 개인 정보를 수정합니다. 그런 다음 회계팀은 기록팀이 내부 이미징 시스템 및 고객 관계 관리 시스템에 데이터를 정확하게 수집하는 데 도움이 되는 정보를 PDF에 추가합니다.

결과

Iowa State University Foundation은 기증자 규정 준수 작업 과정에서 처음으로 Adobe Sign을 사용하기 시작했지만 Adobe Sign 사용은 제안 전달 양식을 포함한 다른 프로세스로 빠르게 확산되었으며 서약 양식도 곧 제공될 예정입니다. 제안서 전달 양식에는 5명 이상의 서명자가 포함될 수 있지만 테스트에서 Adobe Sign은 이러한 복잡한 작업 과정에서도 매우 성공적이었습니다.

Thalacker는 "Adobe Sign이 우리 조직에서 이렇게 성공할 것이라고는 예상할 수 없었습니다."라고 말합니다. “기술에 대한 억눌린 수요가 있는데, 사람들이 이 사실을 알게 되면 프로세스를 간소화하기 위해 Adobe Sign을 사용해 달라고 요청하기 시작합니다. Adobe Sign을 기존 Microsoft 작업 과정에 통합함으로써 우리는 사람들의 작업을 훨씬 쉽게 만들어 기부를 신속하게 처리하고 아이오와 주립 대학 사람들에게 훨씬 더 빠르게 영향을 미칠 수 있게 되었습니다."

결과에는 다음이 포함됩니다.

• 승인을 13일 단축하여 수령인에게 더 빠르게 자금을 제공합니다.
• 인쇄 작업이 줄어들어 비용이 절감되고 종이 낭비도 줄어듭니다.
• Microsoft 통합을 활용하여 오류 및 수동 관리 작업 감소
• 친숙한 도구를 통해 실행되는 유연한 워크플로를 통한 간편한 배포

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