앨라배마에 본사를 둔 데이터 서비스 회사는 SharePoint 온라인과 유머를 사용하여 사일로를 허물고 투명성을 촉진하며 가치를 창출합니다.

Imaging Business Machines(ibml)는 세계 최고의 우편실 중 80%에서 사용되고 인공 지능 기반 소프트웨어를 사용하여 95% 정확도로 데이터를 캡처할 수 있는 스캐너인 스캐너를 만듭니다. ibml의 시스템은 분당 750페이지의 속도로 스캔하고, 문서를 유형별로 분류하고, 최대 30개의 필드를 추출하고, 추출된 데이터를 SQL 데이터베이스에 게시하고, 마지막에 문서를 넣을 포켓을 결정할 수 있습니다.

앨라배마주 버밍엄에 본사와 제조 시설을 두고 독일 콘스탄츠와 영국 길드퍼드에 지역 사무소를 두고 있는 ibml은 48개국에서 사업을 운영하고 있으며 226명의 직원을 두고 있으며 그 중 일부는 거의 20년 동안 근무했습니다.

이제 25년간의 사업을 마친 후 회사의 리더십과 비즈니스 모델이 변화하고 있습니다.

Murphy 가족의 오랜 소유권에서 개인 투자 회사로 전환한 후 Martin Birch가 사장 겸 CEO가 되었습니다. 성장, 운영 성숙도 및 개선에 주목하면서 2년 후 ibml은 Don Monistere를 COO로 영입하여 이와 관련하여 도움을 주고 ibml을 기술 솔루션 제공업체로 전환시켰습니다. 현재까지 Birch와 Monistere는 막을 수 없는 힘을 발휘해 왔으며 ibml의 놀라운 팀은 성장할 준비가 되어 있습니다. Monistere가 말했듯이, “ibml은 이미 첨단 기술 솔루션 제공업체였습니다. 리더십의 주요 구성원과 많은 경영진은 아직 이 사실을 모르고 있었습니다.”

평소대로 업무 시간 초과 발생

초기에 Birch와 Monistere는 ibml을 "as-a-service" 서비스에 다시 초점을 맞추는 최선의 방법에 대해 논의했습니다. 그러나 회사에 우위를 제공한 수십 년 간의 경험은 이러한 성장을 방해하는 무게로 작용하기도 했습니다.

“Martin은 회사가 항상 일을 해왔던 방식 때문에 몇 가지 어려움에 직면했다고 말했습니다.”라고 Monistere는 말합니다. “모든 사람을 일치시키고 하나의 목표를 향해 일하는 하나의 팀으로서 우리가 달성하려는 일에 참여함으로써 이러한 문제 중 많은 부분이 해결될 수 있습니다. 사람들을 사일로에 가두어 각자의 일을 하게 하면 그것은 낭비되는 노력입니다.”

Monistere가 도착했을 때 ibml은 당시 IBM Connections였던 인트라넷을 구축했습니다. 인사(HR) 양식, 프로세스 및 절차 문서, 일부 회사 뉴스 등 모든 정보가 거기에 있었지만 사용자 경험은 투박하고 다루기 어려웠습니다. 그 결과 직원들은 인트라넷 사용을 대부분 중단했습니다.

ibml은 Microsoft 365를 채택했지만 실제로는 그 잠재력을 최대한 활용하지 못했습니다. 예를 들어 Monistere가 현장에 도착했을 때 사람들은 Microsoft Teams가 무엇을 제공해야 하는지 탐색하기 시작했지만 Teams 사이트를 언제 어떻게 만들 것인지, Teams에서 문서를 공유할지 또는 SharePoint에서 직접 공유할지 여부에 대한 거버넌스나 방향이 거의 없었습니다.

그래서 ibml은 브레이크를 밟고 속도를 늦추며 현상 유지에 도전했습니다. Monistere와 George Henry가 이끄는 엔터프라이즈 아키텍처 팀은 ibml의 내부 커뮤니케이션 및 협업 가능성을 육성하는 최선의 방법을 다시 생각하기 위해 시간 초과 버튼을 눌렀습니다. 엔터프라이즈 아키텍처, 마케팅, 경영진과의 오랜 시간 작업 끝에 새로운 전략이 탄생했습니다. 알차게 보낸 시간이었습니다.

ibml 기술 스택에 다시 집중

Monistere와 Birch는 밀접하게 통합된 네 가지 도구에 집중하기로 결정했습니다.

• 고객 관계 관리 솔루션
• 회계 플랫폼
• SharePoint
• 협업을 위한 Microsoft 365

COO는 2019년 말에 Connections 및 Lotus Notes의 콘텐츠를 Microsoft 365에 매핑하는 작업을 완료했습니다. 해당 모든 정보를 SharePoint를 기반으로 하는 새로운 최신 인트라넷으로 마이그레이션하는 프로세스가 진행 중입니다. 새로운 SharePoint 기반 인트라넷은 ibml의 인트라넷이자 통신 허브가 될 것입니다. 실제로 SharePoint는 ibml 기업 계획의 주요 부분이 되었습니다.

Monistere는 "누군가가 우리보다 SharePoint를 더 잘 사용하고 있다면 꼭 보고 싶습니다"라고 Monistere는 말합니다. "왜냐하면 우리는 이를 전략 계획 세션부터 경영진 리더십 회의에 이르기까지 우리가 달성하려는 목표의 초석으로 만들고 있기 때문입니다. 인트라넷 랜딩 페이지에 액세스할 수 있으면 모든 사람이 수행하는 모든 작업을 볼 수 있습니다. 전체 인력을 통합하여 팀 간의 벽을 허물 수 있습니다.”

지능형 인트라넷은 의사소통을 촉진하고 투명성을 높입니다.

Monistere는 Teams 사이트 네트워크에 대한 하이퍼링크 연결과 팀 리더 및 관리자를 위한 설정 및 사용에 대한 거버넌스를 통해 단일 통신 사이트를 사용하여 ibml 인트라넷을 설계하고 구축했습니다. 이 통신 사이트 홈 페이지는 다음을 위한 ibml의 원스톱 상점입니다.

• 출근.
• 회사 달력입니다.
• ibml의 미국, 영국, 독일 사무소에 대한 뉴스와 세계 시계입니다.
• 직원들이 이달의 회사 영웅에 대해 배우고 동료의 행사와 업적을 축하할 수 있는 "찬성" 섹션.
• 필요한 모든 것에 대한 링크가 포함된 전체 페이지인 빠른 링크.
• 도움말 티켓.
• 버전 관리, 파일 체크인 및 체크아웃과 같은 SharePoint의 모든 고전적인 장점과 일관되고 친숙한 템플릿의 문서를 갖춘 문서 라이브러리입니다.
• 사람들이 가족 사진, 스포츠 뉴스 및 이야기를 공유하는 Yammer를 기반으로 구축된 회사의 Facebook과 유사한 소셜 미디어 허브인 Get Social입니다.
• 모든 ibml 사업부에 대한 바로가기를 제공하는 부서. 예를 들어 HR 사이트에서는 급여, HR 양식, 복리후생 정보, 직원 핸드북, 제안 상자에 대한 액세스를 제공합니다. 마케팅 사이트에서 직원은 ibml의 브랜드 표준과 마케팅 자료에 액세스할 수 있습니다.
• 계획 자체와 경영진 리더십에 대한 분기별 검토가 포함된 연간 전략 계획입니다. 투명성을 위한 ibml의 헌신에 대한 증거로 이러한 리뷰는 모든 사람이 볼 수 있도록 공개됩니다. 리더십에 대한 그러한 정보를 공개할 용기를 가진 회사는 거의 없지만 ibml은 기회를 받아들입니다. Birch와 Monistere는 직원들이 리더십이 어떻게 행동하는지, 회사의 가치를 준수하는지(또는 그렇지 않은지), 기업 전략을 위해 노력하는지 확인하기를 원합니다. Monistere는 투명성에 대한 이러한 헌신을 "매우 드물고 매우 인기가 있다"고 설명합니다.

ibml에서는 의사소통과 투명성이 필수적입니다. 이를 보장하기 위해 경영진과 다양한 부서 간 팀은 이제 여러 수준에서 커뮤니케이션 라인을 만들고 유지하며, 이 모든 커뮤니케이션은 새로운 인트라넷에 있습니다. 예를 들어, Birch는 "The Monthly"를 쓰고 Monistere는 "The Weekly"를 씁니다. 이는 ibml 직원들에게 큰 인기를 끌고 있습니다. 이 전술적 주간 검토 열에는 항상 회사의 사명, 비전 및 가치가 포함되며 회사 색상으로 강조되고 대부분의 페이지에서 눈에 띄게 표시됩니다. Monistere가 말했듯이 "우리가 우리의 가치를 고수하지 않는다면 우리는 우리가 말하는 사람이 아닙니다." 그의 목표는 회사의 핵심 가치를 널리 강조하여 직원이 요청하면 즉시 암송할 수 있도록 하는 것입니다.

이러한 모든 사이트에는 열린 의사소통을 위한 ibml의 헌신과 회사의 사명, 비전 및 목표에 대한 강조가 담겨 있습니다. Monistere는 “메시지가 무엇이든, 말하는 데 지치지 않는다면 충분히 말한 것이 아닙니다.”라고 말합니다.

Microsoft Planner를 통해 기업 전략 추진

ibml의 SharePoint 기반 인트라넷은 Microsoft Word, Excel 및 Planner를 포함한 다른 Microsoft 365 앱과 긴밀하게 통합됩니다. 실제로 경영진 리더십 팀이 회사 인트라넷에 게시한 모든 전략에 대한 플래너 페이지가 있습니다. Monistere는 “우리는 우리가 달성하려는 목표에 집중하고 노력하는 모든 사람과 소통하기 위해 이 도구를 적극적으로 사용하고 있습니다.”라고 말합니다. "우리의 엔터프라이즈 아키텍처 팀, 특히 앞서 언급한 EA의 VP인 George Henry는 가장 통합된 방식과 모범 사례에 따라 도구 세트를 활용하고 있는지 확인하기 위해 SharePoint에서 사실상의 "팀 생성자"가 되었습니다.

예를 들어, 사람들이 특정 연도의 회사 기업 전략에 대해 더 자세히 알고 싶다면 인트라넷에서 읽을 수 있으며 Planner 링크를 따라가면 회사가 회계연도 목표를 달성한 작업과 이정표를 확인할 수 있습니다. 작업은 이러한 최상위 전략 계획에서 개별 참가자를 위한 Microsoft To Do로 흐르고, 해당 참가자는 해당 계획에 따라 조치를 취할 수 있습니다. 이런 방식으로 각 개인의 할 일 목록은 어떤 방식으로든 최고 수준의 기업 전략과 다시 연결됩니다.

직원들이 사이트에 익숙해지고 효과적으로 사용할 수 있도록 돕기 위해 Monistere는 인트라넷 페이지가 활성화될 때 링크가 포함된 회사 전체 이메일을 보냈습니다. 거기에서 그의 "The Weekly" 인트라넷 칼럼에는 Teams 사용 방법과 같은 Microsoft 비디오 라이브러리의 비디오가 포함되었습니다. 이제 사람들은 요구한다.

“주간”; Kudos 페이지에 새로운 항목이 추가되기를 기대합니다. 아빠의 농담, 재미있는 이야기, 자녀의 성공 사례를 ibml의 최신 인트라넷에 적극적으로 제출하세요.

유머: 성공의 열쇠

ibml의 최신 인트라넷은 "Birch\Monistere"의 개성과 에너지를 반영합니다. 이는 유익하고 기능적이지만 인트라넷 페이지에 많은 재미와 유머가 담겨 있어 사람들이 사이트의 중요한 콘텐츠에 계속 관심을 가질 수 있습니다.

예를 들어, 홈 페이지 하단에는 "Brint Hardy's Dad Jokes"라는 작은 섹션이 있는데, 여기에는 우리가 좋아하는 신음할 만한 고전 작품이 모두 포함되어 있습니다. ibml에서 오랫동안 솔루션 엔지니어로 근무한 Hardy는 "아빠는 왜 계단을 절대 신뢰하지 않으셨나요?"와 같은 고전적인 책을 집필했습니다. 그들은 항상 뭔가를 하고 있었어요.”

또 다른 매우 인기 있는 섹션은 Get Social 인트라넷 페이지에 나타나는 "G-Russelisms"입니다. ibml의 CFO는 "스컹크는 스컹크다. "와 같은 "국가주의"로 유명합니다. 등에 줄무늬가 그려진 고양이가 아닙니다.” G-Russelisms은 직원들을 토론과 인트라넷으로 끌어들이는 강력한 리더십 도구입니다. 사람들은 “우리는 삽을 사용할 수 있다는 것을 증명하기 위해 우리 자신을 산 채로 묻는다”와 같은 말을 좋아합니다. 사실, 그들은 그것을 기대합니다. 누군가가 그것을 들을 때 Monistere가 섹션에 그것을 추가하는지 확인하기 때문입니다.

이렇게 기대할만한 보석이 있는데 매일 인트라넷을 확인하고 싶지 않은 사람이 어디 있겠습니까?

측정항목을 통해 폭넓은 지지를 알 수 있음

Monistere는 Microsoft Forms에서 생성된 간단한 NPS(Net Promotor Score) 설문지를 사용하여 ibml의 최신 인트라넷의 성공 여부를 측정합니다. 양식은 두 가지 질문으로 구성됩니다.

• 일은 잘되고 있니?
• 우리를 친구나 동료에게 추천할 의향은 얼마나 됩니까?

결과는 COO의 기대를 뛰어넘었습니다. Monistere는 이렇게 말합니다. “우리 목표는 내부 NPS 점수를 5점 높이는 것이었습니다. 우리는 첫 해에 11포인트 증가를 달성했습니다.”

Monistere는 직원들 사이에서 인트라넷에 나타나는 모든 정보에 대해 상당히 회의적인 태도가 있었다는 것을 인정합니다. Monistere는 "처음에는 우리가 제공하는 모든 정보가 약간 위험하다고 생각했습니다."라고 말했습니다. “사람들은 '이 Don이라는 사람은 누구이며, 내가 알고 싶지 않을 것 같은 이런 글을 왜 쓰는 걸까요?'라고 궁금해했습니다. 그러자 사람들은 우리가 게시하는 내용에 대한 갈증을 갖게 되었습니다. 그들은 더 많은 정보를 요구하기 시작했습니다. 이제 그들은 그들이 알아야 한다고 생각하는 것은 무엇이든 우리가 게시할 것이라고 믿습니다. 이것이 우리가 올해 좋은 성적을 거둔 이유 중 하나입니다.”

현대적인 인트라넷은 회사의 얼굴이 됩니다

현재까지 Monistere는 ibml에서 전체 SharePoint 인프라를 만들고 대부분의 콘텐츠를 작성했지만 마케팅 부서 직원이 더 많은 기여를 할 수 있도록 교육하는 과정에 있습니다. 또한 Monistere와 같은 방식으로 작업을 수행하는 SharePoint 챔피언이 등장했습니다. “갑자기 내가 만들지 않은 항목에 내 이름이 할당된 페이지와 플래너 목록이 나타납니다.”라고 그는 웃습니다.

“이제 사람들이 인트라넷을 적극적으로 사용하고 도구 세트에 익숙해질 만큼 콘텐츠가 충분히 확보되었으므로 ibml은 인트라넷을 회사 홈 페이지로 만들 것입니다. 모든 것이 SharePoint 랜딩 페이지에서 시작됩니다.”라고 Monistere는 말합니다.

SharePoint를 기반으로 구축된 ibml의 최신 인트라넷은 회사가 의사소통하고, 회의를 실행하고, 워크플로우를 구성하고, 문화를 구축 및 유지하는 방법의 주요 부분이 되었습니다. 모든 ibml 직원은 자신의 동료와 회사 경영진이 회사의 목표와 목표를 달성하기 위해 무엇을 했는지, 무엇을 하고 있는지 확인할 수 있습니다. 아마도 가장 중요한 점은 ibml의 최신 인트라넷이 회사가 성장하고 확장하는 동안 사일로를 없애는 데 도움이 되었다는 것입니다. 다기능 팀은 실시간으로 의사소통하고 협업하고 있으며 Microsoft 365는 이를 가능하게 했습니다.