요약
이 정부 기록 보관소 조직은 해당 정부의 공식 기록 보관소이자 출판사입니다. 그들은 공식 기록을 보유하고 있으며 국가적으로 중요한 문서의 관리자입니다. 이들의 역할은 미래의 디지털 및 물리적 정부 기록을 수집하고 확보하여 다음 세대를 위해 보존하고 대중이 최대한 접근하고 이용할 수 있도록 하는 것입니다.
조직 내에서는 기존 Microsoft 기업 계약 라이선스를 사용하고 Office 365 라이선스로 전환하는 것을 선호했습니다. 또한 조직은 RecordPoint Records365를 활용하여 Office 365의 기능을 확장하여 고급 기록 관리 요구 사항을 충족하기로 결정했습니다.
도전
공공 부문 전반에 걸쳐 조직은 팀과 기업 전반에서 협업하는 방법을 개선하기 위해 노력하고 있습니다. 그들은 또한 기존 EDRM 구현의 가치에 의문을 제기하고 제어, 생산성 및 비용 절감을 향상시키는 새로운 방법을 모색하고 있습니다.
솔루션에 대한 네 가지 주요 요구 사항이 확인되었습니다.
- Objective에서 SharePoint로의 규정 준수 마이그레이션
- 기록관리법 준수
- GDS(정부 디지털 서비스) 모범 사례 및 조직의 IT 전략에 따른 클라우드 기반 배포
- 최종 사용자 경험 개선으로 사용자 채택 및 생산성 효율성 보장
현대화 정부 기록보관기관의 필수적인 고려사항이었다.
기존 EDRMS 솔루션의 3년 유지 관리 비용을 넘지 않는 가격대에서 이를 수행하는 것도 중요했습니다.
“RecordPoint는 우리의 기준을 모두 충족하는 유일한 공급업체였습니다. 규정을 준수하는 리프트 앤 시프트 마이그레이션을 제공할 수 있는 공급업체와 협력하고 그 후에 최신 EDRMS 솔루션을 위해 연간 60%를 절약할 수 있다는 것은 정말 멋진 일입니다.” -프로젝트 스폰서
전략
Objective에서 SharePoint로의 규정 준수 마이그레이션
제공의 첫 번째 단계에는 CMaaS(Compliant Migration as a Service)를 제공하는 RecordPoint를 통해 Objective에서 SharePoint Online으로의 마이그레이션이 포함되었습니다. 정부 아카이브 조직은 기존 파일 계획을 유지 관리하는 데 많은 노력을 기울였으므로 SharePoint로의 마이그레이션은 Objective 환경에서 수행된 기존 작업을 활용하게 됩니다. 부가 가치로, 조직이 Office 365 사용으로 성숙해짐에 따라 Records365는 Microsoft Teams, 그룹, Exchange 등과 같은 추가 워크로드를 중앙에서 관리할 수 있습니다.
SharePoint는 기업 정보를 캡처, 관리 및 표시하는 구조화된 사이트를 생성하는 기능을 조직에 제공합니다. 그런 다음 Records365는 최종 사용자를 방해하지 않고 백그라운드에서 기록 제어를 적용하지 않고 콘텐츠를 관리합니다.
기록관리법 준수
Records365는 기록 관리 법률을 엄격하게 준수하려는 정부 기록 보관 기관의 완벽한 솔루션입니다. 유럽 표준, ISO15489, ISO16175 등을 준수하도록 설계된 Records365는 공공 부문 조직이 단일 플랫폼에서 현대화 및 레거시 일몰 문제를 해결할 수 있는 이상적인 플랫폼을 제공합니다. Records365 배포를 통해 조직은 규정을 준수하고 비용 효율성을 높일 수 있습니다.
GDS 모범 사례 및 조직의 IT 전략에 따른 클라우드 기반 배포
Records365의 규칙 엔진과 자동화 기능은 정부 기록 보관 기관의 IT 및 규정 준수 전략에 매우 중요합니다. 이 규칙 엔진은 소스의 기록 컨텍스트를 이해한 다음 데이터를 규정 준수 정책과 일치시켜 기록 분류를 자동화합니다.
세분화된 기록 관리 제어는 일련의 시각적 기록 관리 대시보드를 통해 표면화되며 고급 검색 기능은 원하는 기록 관리 정책 및 비즈니스 결과를 준수하도록 보장합니다.
최종 사용자 경험 개선으로 사용자 채택 및 생산성 절감 보장
Records365의 최신 사용자 인터페이스를 통해 조직 직원이 쉽게 사용하고 채택할 수 있습니다. Records365는 기록 관리 수명주기를 원활하게 제어하고 자동화하는 기능을 통해 SharePoint 기본 기능을 확장합니다.
이 자동화 프로세스 최종 사용자가 더 쉽게 효율성을 높일 수 있습니다., 정부 기록 보관 기관의 직원이 데이터의 정확성과 무결성을 보장하면서 더욱 협력적이고 생산적으로 일할 수 있도록 지원합니다.
Office 365와 Records365를 통해 구현되는 디지털 혁신과 현대화의 여정을 함께하게 되어 기쁩니다.
프로젝트 후원자 (, )
결과
최신 EDRMS 솔루션을 통해 연간 최대 60%를 절감할 것으로 예상됩니다.
- SharePoint에 대한 최고의 호환 마이그레이션 솔루션
- 생산성을 향상시키고 최종 사용자가 사용하고 채택할 수 있도록 지원하는 사용하기 쉬운 제품
- 기록 컨텍스트를 이해하는 동적 규칙 엔진은 콘텐츠를 규정에 맞게 만들고 기록 분류를 자동화합니다.
RecordPoint는 정부 아카이브 조직이 현대적인 작업 공간으로 이동하고, 기존 레거시 시스템을 교체하고, 클라우드 기능을 활용할 수 있도록 해주는 솔루션을 제공하게 된 것을 자랑스럽게 생각합니다. 정보 및 기록 관리에 대한 RecordPoint의 간편하고 현대적이며 신뢰할 수 있는 접근 방식을 갖춘 RecordPoint의 클라우드 호스팅 서비스와 규정을 준수하는 마이그레이션 서비스는 조직의 클라우드 전환을 가속화할 것입니다.
