요약
대규모 글로벌 프로젝트를 위한 장비 또는 자재를 판매하는 비즈니스의 경우, 판매 성패는 초기 판매 제안으로 이어지는 수십 또는 수백 번의 대화를 포함하여 최종 구매 계약에 이르기까지 고객의 복잡한 요구 사항과 사양을 완벽하게 파악하는 데 달려 있습니다. 구매자의 특정 요구 사항을 잘못 이해하면 전체 판매 비용이 발생할 수 있습니다.
석유, 가스, 석유화학, 전력 및 공정 산업을 위한 장비 솔루션을 제공하는 글로벌 공급업체의 경우 새로운 비즈니스를 위해 경쟁하고 승리하려면 고객의 요구 사항을 정확하게 진단하고 통합 팀으로 협력하여 제안할 수 있는 숙련되고 대응적인 영업 노력이 필요했습니다. 복잡한 주요 장비 판매를 완료하고 최종 계약까지 피치를 다듬습니다.
모든 구매자 관계의 수명주기 동안 구매 요구 사항은 때때로 다양한 고객 이해관계자 및 제조업체의 다양한 직원과의 수많은 이메일 대화를 통해 파악됩니다. 역사적으로 영업 팀은 고객의 변화하는 요구 사항과 영업 팀의 약속에 대한 전자 메일을 Outlook 공용 폴더에 캡처했습니다. 에너지 사업부의 영업 담당자는 모두 공유 폴더에 액세스하여 정보를 찾을 수 있었습니다. 그러나 Microsoft가 자사와 같은 기존 인프라에서 공용 폴더에 대한 지원을 제한함에 따라 글로벌 장비 공급업체는 영업 팀 전체에서 이메일을 저장하고 공유하기 위해 Microsoft의 보다 진보적인 콘텐츠 서비스 기능을 활용할 필요성을 인식했습니다.
온프레미스에 Microsoft SharePoint가 설치되어 있고 매월 6,000명 이상의 사용자가 시스템과 상호 작용하는 상황에서 회사는 이 핵심 인프라를 지식 관리를 위한 백본으로 활용하기를 원했습니다. 동시에 기업은 Microsoft Outlook 내에서 프로젝트 지식을 포착하는 확고한 습관을 갖고 있는 영업팀의 행동을 인식했습니다. 영업팀은 공유 공용 폴더에 이메일과 첨부 파일을 저장하는 기존 접근 방식이 원하는 만큼 신속하게 입찰가를 구축하고 구체화하는 데 효과적으로 도움이 되는 검색 속도나 정확성을 제공하지 못한다는 점을 인식했지만 이전 습관을 고수했습니다. 공용 Outlook 폴더에 이메일을 저장하는 방법. 회사는 새로운 검색 효율성과 건전한 지식 관리 인프라를 바탕으로 Outlook에서 저장 및 공유와 동일한 편의성을 제공하는 새로운 이메일 관리 방법을 찾아야 했습니다.
도전
글로벌 장비 공급업체는 이메일 관리를 위해 Colligo를 구현하기 전에 SharePoint를 마련해 두었지만 영업 팀은 이를 사용하지 않았으며 이메일과 첨부 파일을 Outlook의 공용 공유 폴더에 저장하는 것을 선호했습니다. 영업팀은 일상 업무가 Outlook 내에서 이메일 관리에 집중되어 있을 때 이메일을 SharePoint에 저장하는 것이 너무 시간이 많이 걸리고 불편하다고 생각했습니다.
회사는 팀 간 및 부서 간 협업을 위한 지식을 저장하기 위해 SharePoint를 더 잘 활용한다는 목표를 세웠습니다. IT 팀은 영업 팀이 SharePoint를 더욱 편리하게 사용할 수 있는 방법을 찾고 현재의 과제를 극복해야 했습니다.
태그가 지정되지 않은 이메일은 공용 폴더를 통해 검색하기 어렵습니다. 몇 달 또는 몇 년에 걸쳐 수백 건의 판매 대화가 공용 폴더에 전자 메일로 캡처되면서 Outlook 검색은 메타데이터 없이 중요한 정보를 찾는 데 어려움을 겪었습니다. 영업 주기 동안 영업 담당자는 중요한 프로젝트 지식을 얻기 위해 몇 시간을 소비할 수 있으며, 귀중한 영업 입찰 세부 정보를 간과할 위험이 있습니다.
공용 폴더가 커지고 관리가 어려워졌습니다. 계속해서 증가하는 공용 폴더에서 검색이 어려웠을 뿐만 아니라 매우 큰 공용 폴더를 지원하는 데 필요한 IT 노력은 까다롭고 비용도 많이 들었습니다.
SharePoint 기능이 완전히 활용되지 않았습니다. 주로 운영 팀에서 SharePoint를 사용하고 있는 글로벌 장비 제조업체는 공동 작업을 위한 콘텐츠를 효율적으로 캡처하고 분류하는 SharePoint의 기능을 효과적으로 활용하지 못하고 있음을 인식했습니다.
“영업팀의 각 구성원은 영업 잠재 고객으로부터 수많은 이메일을 받고 각 담당자는 연락처와의 관계의 소유자입니다. 영업 사용자와 대화하면서 그들은 영업 그룹 전체에서 서로 이메일을 쉽게 공유하여 모든 사람이 논의되고, 약속되고, 약속된 내용을 지속적으로 알 수 있는 방법이 필요했습니다. 팀은 전자 메일을 공용 폴더에 쉽게 끌어서 놓기하는 데 익숙했습니다. 그들은 이러한 접근 방식을 고수하고 SharePoint에 캡처된 지식을 얻을 수 있는 방법을 찾고 싶었습니다.”
— IT 비즈니스 분석가
전략
회사는 보안, 확장성 및 정보 규정 준수 경로를 보장하는 동시에 콘텐츠를 수집하고 검색 및 공유를 쉽게 만드는 SharePoint의 기능을 영업팀이 활용하도록 해야 했습니다.
영업팀은 Outlook에서와 마찬가지로 계속 작업하기를 원했습니다. IT 팀은 두 세계를 하나로 묶는 방법을 찾아야 했고 SharePoint에 대한 이메일 관리 솔루션 평가를 시작했습니다.
Colligo 출시를 지원하기 위해 회사의 IT 팀은 영업팀 구성원과 협력하여 저장된 이메일을 분류하기 위한 라이브러리와 간단한 논리 구조를 설정했습니다. Colligo를 사용하면 Outlook에서 쉽게 분류를 적용하고 메타데이터를 추가할 수 있습니다.
익숙한 이메일 캡처. Colligo Email Manager를 사용하여 SharePoint 폴더 액세스를 Outlook에 직접 통합함으로써 영업팀은 이전처럼 이메일을 끌어서 놓거나 Outlook 받은 편지함에서 SharePoint로 직접 작업할 수 있었습니다. 단 몇 번의 클릭만으로 영업 담당자는 사이트 제안, 가격 정보 및 계약 초안을 SharePoint의 관련 라이브러리에 저장할 수 있으며 Colligo는 제목, 보낸 사람 및 날짜와 같은 주요 필드를 메타데이터로 자동 저장합니다.
더 빠른 검색 및 공유 기능. 이메일과 첨부 파일이 캡처되고 유용한 메타데이터로 태그가 지정되므로 영업 팀의 누구든지 이제 필수 영업 정보에 대한 보안 링크를 신속하게 검색하고 찾고 공유할 수 있습니다. 판매 정보를 더 빠르고 확실하게 검색하면 영업팀이 가장 경쟁력 있고 고객과 관련된 판매 제안을 가장 빠른 시간 내에 제시하는 데 도움이 됩니다.
확장 가능하고 안전한 지식 관리. 이제 영업팀 지식이 SharePoint에 포착되고 분류됨에 따라 글로벌 장비 공급업체는 이제 SharePoint에서 정보를 더 쉽게 찾을 수 있어 여러 부서에서 이점을 얻을 수 있습니다. 사용자가 이동함에 따라 회사는 SharePoint에 더 많은 콘텐츠를 캡처하여 확장 가능하고 안전한 지식 관리 플랫폼의 이점을 더 많이 얻고 있습니다.
“Colligo는 우리 회사와 영업팀이 원하는 것을 제공했습니다. 즉, 드래그 앤 드롭 방식으로 쉽게 이메일을 저장할 수 있고 SharePoint를 더 잘 활용할 수 있었습니다. 이제 영업 담당자는 받은 편지함에서 SharePoint에 저장하고 더 빠른 검색을 위해 메타데이터를 추가하기만 하면 됩니다. Colligo의 작동 방식은 우리 영업팀에 익숙하므로 교육이 필요하지 않았으며 SharePoint의 사용량이 늘어났습니다.”
— IT 솔루션 설계자
결과
Colligo는 현재 회사 영업팀에서 2년 동안 사용하여 이메일, 첨부 파일 및 문서 캡처를 SharePoint로 간소화했습니다. SharePoint에 통합된 드래그 앤 드롭 Outlook 이메일 관리를 제공하면 영업팀은 전 세계적으로 경쟁이 치열한 장비 시장에서 가장 잘 경쟁하는 데 필요한 정보 액세스와 속도를 제공하는 동시에 회사를 현대적이고 안전하며 확장 가능한 지식 관리 기반 위에 올려 놓을 수 있습니다.
공유 판매 인식은 고객의 승리를 보장합니다. 향상된 검색 속도와 향상된 검색 결과를 통해 영업팀은 고객 관계를 확보하고 유지하는 데 필요한 진화하는 사이트 제안, 계약 및 가격에 대한 정보에 완전하고 시기적절하게 액세스할 수 있습니다.
친숙한 기능을 통해 신속한 채택이 가능합니다. 장비 공급업체의 영업팀은 대부분의 사용자가 원하는 것을 원했습니다. 즉, 기존 작업 방식을 바꾸지 않고도 정보에 더 빠르고 효율적으로 액세스할 수 있기를 원했습니다. Colligo Email Manager는 Outlook에서 익숙한 끌어서 놓기 공유 기능을 제공했지만 SharePoint 통합도 제공했습니다. 행동 변화나 훈련이 필요하지 않았습니다.
SharePoint 확장은 진보적인 지식 관리를 보여줍니다. 회사는 지식 관리를 보다 진보적이고 확장 가능한 접근 방식으로 발전시키겠다는 야심을 품고 Colligo와 협력하기 시작했습니다. SharePoint 채택이 운영 팀을 넘어 영업 부서까지 확장되면서 조직은 진보적인 지식 관리를 향한 추진력을 확립했습니다.
“Colligo는 이메일을 캡처하는 사람과 해당 이메일을 공유하는 사람 모두의 요구 사항을 충족하는 데 도움이 되었습니다. 이제 영업팀은 이메일을 높은 수준에서 저장 및 분류하고 메타데이터를 사용하여 효과적으로 태그를 지정하는 방법을 알고 있습니다. 이는 지식 관리에 대한 현대적이고 확장 가능한 접근 방식으로, 레이어 및 레이어 폴더의 오래된 습관보다 훨씬 좋습니다. 그리고 이러한 공유 이메일에 액세스하는 사람들은 이제 신속하고 관련성 있는 검색 결과를 얻기 위해 메타데이터를 활용할 수 있는 검색을 통해 원하는 것을 쉽게 찾을 수 있습니다."
— IT 솔루션 설계자
