Fortune 100대 기업은 Collabware를 사용하여 SharePoint용 기록 관리 솔루션으로 감사를 통과하고 규정 준수를 달성했습니다.

요약

규제가 심한 업계의 Fortune 100대 기업(“기업”)은 엄격한 보존 관리 정책을 따라야 한다는 요구 사항이 있었고 정기적인 감사를 받았습니다. 그러나 기업에는 이러한 규제 요구 사항을 충족할 수 있는 기록 통제가 부족했습니다. 그들은 기록을 캡처하고 방어 가능한 기록 관리 프로세스를 보여주기 위해 SharePoint용 기록 관리 솔루션을 구현했습니다.

도전

감사가 보류 중인 상황에서 기업은 규정 준수를 보장해야 했습니다. Enterprise에는 성숙한 기록 관리 프로그램이 있었습니다. 그러나 자동화된 기록 관리 시스템이나 프로세스가 마련되어 있지 않아 기업에서는 다음을 수행하기 시작했습니다.

• SharePoint 환경에서 기록관리 규정 준수 확립
• 법적 요구 사항에 따라 문서 파기 자동화
• 모든 도서관에 파기 날짜가 포함된 문서 보존 정책을 추가하여 보관 비용 절감

전략

기업에서는 협업에 사용하고 컨텐츠 관리에 사용하기 시작한 SharePoint 투자의 기능을 확장하기로 결정했습니다. 기업에서는 문서 규정 준수를 유지하면서 기록 관리 프로세스를 자동화하는 Collabware CLM 솔루션을 구현하기로 결정했습니다. Collabware의 지원으로 기업의 Collabware CLM 솔루션은 기록 관리자 교육 및 사용자 승인 테스트를 포함하여 5개월도 채 안 되어 가동되었습니다.

프로세스 전반에 걸쳐 Collabware는 사내 팀을 지원하기 위해 현장 교육, 원격 자문 서비스 및 전담 고객 참여 관리자를 제공했습니다. Enterprise 담당자는 “교육은 철저하고 효과적이었고, Collabware는 기술 구현 중에 항상 방향을 잡는 데 도움을 주었습니다. Collabware 팀은 우리와 협력하여 발생한 모든 문제를 신속하게 해결했으며 전반적으로 함께 일할 수 있어서 정말 좋았습니다!”

결과

엄격하게 규제되는 비즈니스 부분은 이제 규제 기관을 완벽하게 준수합니다. 기록을 합법적으로 수집하고 방어 가능한 기록 관리 프로세스를 보여주는 솔루션의 기능 덕분에 기업은 최근 대규모 외부 감사를 통과했습니다. 이는 구현에 대한 큰 이정표이자 검증입니다.

초기 Collabware CLM 구현은 Enterprise 내의 다양한 부서에서 출시된 많은 것 중 첫 번째 구현이었습니다. 직원들은 기록 관리 프로그램에 대해 훨씬 더 잘 인식하게 되었으며 기업에서는 보관 비용이 크게 감소할 것으로 예상하고 있습니다.