보존 조직은 Office 365 및 정보 리더십을 통해 정보 작업을 새로운 수준으로 끌어올렸습니다.

요약

Forest & Bird는 뉴질랜드 최고의 독립 보존 단체로 육지와 바다에서 야생 동물과 야생 장소를 보호합니다. 거의 한 세기 동안 그들은 뉴질랜드 지역 사회, 도시, 의회, 중앙 정부 및 법원에서 자연을 대변해 왔습니다. 이들은 등록된 자선단체로, 다양한 직원 팀과 수많은 자원봉사자로 구성되어 있습니다.

Information Leadership과 함께 'The Nest'라는 비용 효율적인 Office 365 정보 및 공동 작업 포털을 배포했습니다. 이 솔루션은 일관성, 가시성 및 콘텐츠 보안을 높이는 동시에 직원이 근무하는 뉴질랜드 전역에서 정보를 사용할 수 있도록 하는 데 중점을 두고 있습니다.

도전

등록된 자선 단체인 Forest & Bird는 보존 활동에 직접적으로 도움이 되는 지출을 우선시합니다. 이는 내부 혁신 프로젝트를 위한 대규모 예산에 접근할 수 없음을 의미합니다.

Forest & Bird에는 정보 저장에 대해 명확하게 정의된 접근 방식이 없었으며 직원들은 문서를 저장하기 위해 여러 가지 플랫폼과 드라이브를 사용하고 있었습니다. 이러한 차이로 인해 작업자는 필요한 정보는 물론 최신 버전의 문서를 찾는 데 어려움을 겪었습니다.
정보 저장에 사용되는 시스템을 변경하려는 과거의 시도는 직원이 업무에 즉각적으로 긍정적인 영향을 미친다고 인식하지 못했기 때문에 중단되었습니다. 이 프로젝트에는 일관된 접근 방식의 이점을 이해하도록 하기 위해 Forest & Bird 직원을 참여시켜야 했으며, 이를 위해서는 추가 교육이 필요했습니다.

Forest & Bird 직원은 뉴질랜드의 여러 외딴 지역에서 근무하기 때문에 원격 위치에서는 서비스 범위가 부족하기 때문에 쉽고 안전한 오프라인 동기화 방법을 보장하면서 어디에서나 정보에 액세스할 수 있어야 합니다.

전략

Forest & Bird는 Information Leadership과 협력하여 정보 저장을 위한 정의된 접근 방식을 만들고 'The Nest'라는 Office 365 정보 및 공동 작업 포털을 개발했습니다. 조직은 Office 365를 사용함으로써 Microsoft가 자선 단체에 제공하는 라이선스 할인 혜택을 누리고 있습니다.

신뢰와 수용을 얻기 위해 Forest & Bird는 직원 참여 극대화를 목표로 여러 단계에 걸쳐 'The Nest'를 출시했습니다. 팀은 인사, 마케팅, 커뮤니케이션 팀을 위한 첫 번째 디지털 작업 공간을 완성했습니다. 또한 정보를 처리할 때 임시 워크플로에서 전환하는 직원을 지원하기 위해 실습 교육과 지원을 제공했습니다.

팀은 일관되고 직관적인 정보 구조를 기반으로 'The Nest' 작업 공간을 단순하고 사용하기 쉬우며 지속 가능하도록 설계했습니다. Office 365 보고 시스템의 주요 이점은 활용 및 공동 작업 추세를 측정할 수 있다는 것입니다. 결과적으로 Forest & Bird는 식별할 수 있는 사용 추세와 비즈니스 개선 사항을 기반으로 시간이 지남에 따라 이러한 작업 공간을 더욱 향상하고 개발할 수 있습니다.

Azure 기반 업무 공간 앱을 사용하면 메타데이터를 자동으로 분류할 수 있습니다. 이 기능은 많은 경우 직원이 메타데이터를 입력할 필요가 없으며 정보를 더 쉽게 찾고 액세스할 수 있다는 이점을 얻을 수 있음을 의미합니다. 또 다른 업무 공간 앱인 Smart Case Files는 콘텐츠 관리를 단순화하고 관리 직원에게 시스템 관리자 권한 없이 세부적인 보안 권한 기능에 대한 액세스 권한을 제공합니다. 이러한 기능은 대규모 자원 봉사 기반 및 Forest & Bird에서 진행 중인 광범위한 계획과 관련된 위험을 관리하는 데 특히 유용합니다.

또한 팀에서는 Microsoft 스트리밍 기술을 사용하여 비디오 및 기타 대용량 파일을 제공하고 있습니다.

결과

이미 새로운 'Nest' 작업 공간으로 이전한 팀은 이점을 확인하고 다른 팀으로의 롤아웃을 지원하고 있습니다. 이 직원들은 온라인에서 필요한 것을 찾을 수 있는 문화, 즉 집착 없이 자신감과 통제력을 갖춘 문화를 만들기 시작했습니다!

'The Nest'의 조직 전체 출시가 아직 진행 중이므로 유연한 업데이트 및 추가 프로그램이 가능합니다. 지속적인 파트너십을 통해 정보 리더십은 각 팀의 요구 사항과 가용성에 대응합니다.

또한 인터넷에 접속할 수 없는 뉴질랜드 지역에서 자주 일하는 사람들에게 Office 365의 오프라인 및 동기화 기능은 획기적인 변화입니다. 원격 팀 구성원은 최신 파일을 가지고 있고 인터넷에 접속할 수 있을 때마다 변경 사항이 동기화될 것이라는 확신을 갖게 됩니다.

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