네덜란드의 선도적인 에너지 기업은 사용자 친화적인 앱을 통해 공동 작업 공간에 대한 접근성을 향상하고 생산성을 높입니다.

2018년 10월 2일 발행

요약

Eneco World는 단순한 기업 본사 건물이 아니라 사람들을 모아 협력하고 혁신한다는 철학을 반영합니다. 생산성과 효율성을 향상시키기 위해 네덜란드 에너지 공급업체인 Eneco는 신뢰할 수 있는 Microsoft 골드 파트너인 Macaw에게 약 3,000명의 직원이 만나서 함께 일하는 데 필요한 공간을 쉽게 찾을 수 있는 앱 개발에 도움을 요청했습니다. Eneco는 PowerApps, Flow 및 Power BI를 사용하여 이제 사람과 아이디어를 연결하는 RoomFinder 앱을 개발함으로써 Microsoft Office 365 클라우드 기반 서비스를 통해 이러한 과제를 해결했습니다.

Eneco는 네덜란드의 220만 가구와 기업에 에너지를 공급합니다. 사람들의 집과 사무실에 불이 들어오지 않게 하려면 조직이 효율적으로 운영되어야 합니다. 그러나 최근까지 로테르담의 Eneco 본사에서 근무하는 직원 3,000명은 개인 회의실과 작업 공간을 두고 끊임없이 경쟁을 벌였습니다.

Eneco의 작업장 및 문서 관리 관리자인 Tom van der Burg는 "우리는 이 지역에서 가장 큰 에너지 회사 중 하나입니다."라고 말합니다. “재생 가능한 자원, 에너지 공급, 혁신적인 서비스 분야에서 성장하는 것이 우리가 하는 가장 중요한 일입니다. 우리는 친환경적이고 재생 가능한 방식으로 에너지 요금을 낮출 수 있는 방법에 대해 사람들에게 조언합니다. 따라서 우리 팀이 혁신을 유지하는 데 필요한 것을 확보하고 협업에 필요한 공간을 제공하는 것은 우리 비즈니스와 고객에게 필수적입니다. .”

작업 철학

부분적으로 국가 소유인 Eneco는 점차 민영화로 전환하고 있으며, 이로 인해 보다 현대적인 작업 공간이 필요하게 되었습니다. 본사 건물은 직원들에게 역동적이고 지속 가능한 환경을 제공하기 위해 2012년에 설계되었습니다. 이를 통해 6개 지역의 직원들이 한자리에 모이게 되었고, 사무실 간 이동과 회사의 탄소 배출량이 줄었습니다. 개방형 평면도는 직원들에게 창의성을 극대화하고 혁신적인 사고와 협업을 장려할 수 있는 유연한 공간을 제공합니다.

Eneco의 업무 공간 및 문서 관리 관리자인 Tom van der Burg는 "우리는 이 건물을 Eneco World라고 부릅니다."라고 말합니다. "다른 Eneco 지점도 있지만 우리는 주로 한 건물, 즉 하나의 커다란 개방형 작업 공간에 함께 있습니다." Eneco는 새 건물로 이전하면서 Microsoft Office 365를 배포하여 클라우드로 이전했습니다. van der Burg는 "이전한 후에는 더 이상 종이 아카이브나 물리적 문서를 갖고 싶지 않았습니다."라고 말합니다. "그때 우리는 워크플로를 간소화하고 파일을 통합하기 위해 Office 365 및 SharePoint Online으로 전환했습니다."

도전

Eneco 직원들은 모든 사람이 같은 사무실에 있으므로 이점을 얻었지만 곧 사용 가능한 회의실과 조용한 작업 공간을 찾기가 어려워졌습니다. Eneco 직원은 본사 건물의 공식 회의실을 예약하기 위해 Microsoft Exchange의 기본 회의실 예약 기능을 사용하고 있었지만 직원이 매일 액세스해야 하는 약 200개의 작은 회의실도 있었습니다. 여기에는 조용한 작업이나 협업을 위해 사용할 수 있는 한두 명의 직원을 위한 집중 공간, 소규모 회의, 프로젝트 팀을 위한 스크럼 룸이 포함됩니다.

최근까지 직원들은 빈 회의실을 찾기 위해 14층을 뒤지고 종이에 이름을 적어 예약하곤 했습니다. Eneco의 Office 365 기술 책임자인 Ferry Bouwman은 "큰 건물입니다."라고 말합니다. “예를 들어 제가 2층에 있는데 13층에 방이 있는지 모르겠어요.” 또 다른 과제는 회사가 에네코 빌리지라고 부르는 3개 층의 객실만 에네코 외부 동료와의 회의를 위해 예약할 수 있다는 점이었습니다. 다른 층의 방은 내부 회의를 위해 따로 마련됐지만 예약은 불가능했다.

van der Burg는 "2017년에 한 부서에서는 솔루션을 제공할 수 있는 앱을 구축하기 위한 경쟁을 장려하기 위해 챌린지 데이를 열었지만 이는 비용이 많이 드는 제안이 되었습니다"라고 말했습니다. “그래서 그들은 우리에게 '당신은 PowerApps를 갖고 있습니다. 어쩌면 당신은 뭔가를 성공시킬 수 있을지도 모릅니다.'”

전략

이 솔루션은 Microsoft 파트너 Macaw, Eneco의 Office 365 Competence Center 및 최종 사용자의 협력의 결과였습니다. Macaw는 Office 365의 Microsoft PowerApps를 사용하여 보고 및 예측 데이터 분석을 지원하는 Eneco 및 Microsoft Power BI용 사용자 지정 앱을 설계했습니다.

Macaw의 Office 365 솔루션 컨설턴트인 Erik Bouman은 "우리는 화이트보드에 Eneco의 요구 사항을 차트로 작성하는 것부터 시작했습니다."라고 말합니다. “사용 가능한 회의실에 대한 데이터에 액세스하여 회의 주최자에게 회의실 목록과 시간 슬롯을 제공하는 기능을 구축했습니다. 앱이 최대한 사용자 친화적인 것이 중요했습니다. PowerApps 덕분에 개발 프로세스가 빠르고 쉬워졌습니다.”

팀은 Microsoft Flow를 사용하여 예약 프로세스를 자동화했습니다. van der Burg는 “앱 내에서 객실을 예약하면 약속이 SharePoint 목록에 저장되지만 프로세스는 Flow에서 발생합니다.”라고 말합니다. 목록의 변경 사항에 따라 Flow가 트리거되어 직원에게 미리 알림 및 알림을 보냅니다. 알림이 확인되지 않으면 Flow가 예약을 삭제합니다. “이것이 바로 우리가 회의실이 사용되고 있는지 확인하는 방법입니다.”라고 그는 계속합니다. "또한 앱 사용은 물론 실제 회의실 사용도 면밀히 모니터링할 수 있는 정보 Power BI 대시보드가 생성됩니다."

팀이 앱을 개발하고 배포하는 데 약 5주가 걸렸으며 여기에는 맞춤형 Eneco 디자인 추가도 포함되었습니다. 앱이 출시된 후 van der Burg는 회사의 SharePoint 기반 인트라넷과 Yammer에 공지 사항을 게시했습니다. “첫 주가 지나자 사람들은 더 이상 문에 종이 노트를 붙여 놓을 필요가 없다는 것을 깨달았습니다.”라고 그는 말합니다.

과거에는 방이 있는지 확인하기 위해 건물 전체를 돌아다녀야 했습니다. 이제 우리는 사무실에 도착하기도 전에 모바일 장치를 사용하여 객실을 예약할 수 있습니다.

Tom van der Burg(Eneco 직장 및 문서 관리 관리자)

결과

편의성은 RoomFinder 앱을 사용하는 직원에게 가장 큰 이점 중 하나입니다. van der Burg는 “이제 아침 7시에 집에 도착하면 나중에 사용할 수 있는 방이 있는지 확인하고 모바일 기기로 예약할 수 있습니다.”라고 말합니다.

피드백 버튼은 앱 첫 번째 버전에서 필수적인 기능이었습니다. van der Burg는 “긍정적인 피드백이 많이 있었습니다.”라고 말했습니다. “많은 동료들이 '이거 정말 대단해요. 나는 이것을 오랫동안 기다려왔습니다.' 그리고 다른 사람들은 개선을 위한 제안을 했습니다.” 두 번째 버전에서는 더욱 긍정적인 반응이 나왔습니다.

PowerApps를 사용하여 팀은 개발 비용을 크게 절감했습니다. van der Burg에 따르면 Macaw로 애플리케이션을 개발하는 데 드는 비용은 과거 Eneco가 최종 고객을 위한 애플리케이션을 개발하기 위해 사용했던 OutSystems 플랫폼으로 구축했을 때 드는 비용의 1/3에 불과했습니다. van der Burg는 "주요 비용은 앱을 계속 개발하는 데 필요한 모든 유지 관리에 포함되었을 것입니다."라고 말합니다. “이때 PowerApps가 큰 이점을 제공했습니다. 그리고 Power BI와 Office 365 E5 라이선스와 함께 제공되는 보안 혜택을 사용할 수 있었습니다.”

RoomFinder 앱을 통해 회의를 예약함으로써 절약된 시간 외에도 Eneco는 전체 회의 비용을 절감했습니다. “과거에는 회의 공간이 있다는 것을 알고 있었지만 직원들에게는 보이지 않았습니다. 그래서 그들은 외부 회의를 많이 계획했습니다.”라고 van der Burg는 말합니다. “우리는 다른 회사나 호텔에 가서 비용을 지불하고 방을 예약하곤 했습니다. 이제 모든 사람이 앱을 사용하여 건물 내에서 사용 가능한 공간을 찾을 수 있습니다.”

조직 전반에 걸쳐 공동체 의식이 더 커졌습니다. van der Burg는 “앱 덕분에 Eneco World가 더 개방적이라고 생각합니다.”라고 말합니다. “이제 우리는 다른 층의 객실을 예약하므로 사람들이 해당 층을 떠나 다른 동료를 만나게 됩니다. Eneco 사명의 일부인 협업이 실제로 증가하고 있습니다.”

이 앱은 또한 새로운 아이디어에 영감을 줍니다. Ferry Bouwman은 "이전에는 PowerApps가 무엇인지 아는 사람이 없었습니다."라고 말합니다. “RoomFinder를 출시한 후 사람들은 다른 가능성에 대해 생각하고 있습니다. 그들은 이것이 성공하면 PowerApps로 해결할 수 있는 다른 문제도 있을 수 있다고 생각하고 있습니다.”

자세히 알아보기 에네코 ~에 트위터, 링크드인, 그리고 페이스북.

전체 사례 연구 읽기