DLF는 Office 365 및 Proventeq를 통해 라이선스 비용을 절감합니다.

요약

DLF는 인도 최대의 상업용 부동산 개발업체로, 인도 전역의 상업, 소매 및 주거용 부동산 개발을 전문으로 합니다. DLF는 경쟁이 치열한 확장 시장에서 계속해서 뛰어난 성장을 보이고 있습니다.

DLF는 콘텐츠와 정보를 세부적으로 관리하고 직원과 외부 이해관계자에게 중앙 집중식 콘텐츠 서비스 솔루션의 유연성을 제공하며 인프라의 전체 소유 비용을 줄이기 위해 IBM FileNet P8 인스턴스에서 SharePoint Online으로 마이그레이션하기로 결정했습니다.

도전

노후화된 IBM FileNet P8 인스턴스에 240만 개 이상의 콘텐츠 항목이 보관되어 있는 DLF의 직원은 콘텐츠가 올바르게 보관되지 않은 여러 객체 저장소 및 폴더를 포함하여 단절된 온프레미스 플랫폼 전반에 걸쳐 문서 및 리치 미디어를 저장하고 관리하는 노력을 복제하고 있었습니다. 또는 관련.

직원이 기업 부서와 자회사에 분산되어 있는 상황에서 DLF에는 유연한 배포, 관리 및 협업을 제공하는 콘텐츠 서비스 플랫폼이 필요했습니다.

전략

조직 전체의 콘텐츠 관리를 개선하기 위해 DLF는 Office 365에 대한 기존 투자를 활용하고 IBM FileNet P8에서 SharePoint Online으로 마이그레이션하기로 결정했습니다. 이들은 콘텐츠 포트폴리오를 검색, 분석, 강화, 분류 및 마이그레이션하기 위해 Proventeq의 Migration Accelerator 소프트웨어를 선택했습니다. 동시에 마이그레이션 프로세스 중 비즈니스 중단 시간을 최소화했습니다.

DLF가 유연한 중앙 집중식 콘텐츠 서비스 플랫폼으로 발전할 수 있도록 Proventeq은 DLF가 직면한 특정 과제와 IBM FileNet P8에서 SharePoint로 콘텐츠를 마이그레이션한 Proventeq의 경험을 바탕으로 전략적인 6단계 마이그레이션 및 지원 솔루션을 개발했습니다.

1. 발견 및 분석. Proventeq은 Migration Accelerator의 검색 및 마이그레이션 전 분석 보고서를 사용하여 다음과 같은 잠재적인 마이그레이션 문제를 식별했습니다.
   • FileNet 내의 복합 문서 및 다중 콘텐츠 문서
   • SharePoint에서 허용되지 않는 폴더 및 파일 이름에 잘못된 문자가 있습니다.
   • 중복된 항목 이름, 긴 항목 이름, 확장자가 없는 항목 이름
   • 문서 버전에 따라 다른 Mime 유형(예: .docx 및 .pdf)
   • 분류되지 않은 문서와 컨테이너 또는 폴더에 하위 항목이 너무 많습니다.
   • 잘못된 파일 형식 및 체크아웃된 파일입니다.
2. 정보 아키텍처 최적화. Proventeq은 아키텍처 구조와 보안 모델을 결정하기 위해 DLF의 조직 구조를 완전히 이해하기 위한 워크숍을 마련했습니다. 워크숍이 끝난 후 팀은 다음을 수행했습니다.
   • DLF의 조직구조와 기능에 맞는 대상 정보구조를 제안
   • 세분화된 수준에서 권한을 적용할 수 있도록 하는 이 새로운 대상 정보 구조의 콘텐츠를 보호하기 위해 다양한 DLF 사용자 엔터티를 기반으로 SharePoint 그룹을 생성했습니다.
   • 더 빠르고 정확한 배포를 위해 자동화된 프로비저닝 도구를 구성하고 배포했습니다.
3. 마이그레이션 설계 및 구성. Migration Accelerator의 사용자 정의 콘텐츠 분류 및 대상 구조 매핑 기능은 콘텐츠를 정확하게 분류하고 관련 문서를 SharePoint 온라인의 사이트 모음 및 문서 라이브러리로 함께 마이그레이션하여 보다 신속한 마이그레이션을 수행해야 하는 요구 사항을 해결했습니다.
4. 파일럿 마이그레이션. 프로덕션 마이그레이션이 어떻게 작동하는지 보여주고 프로덕션에서 기존 데이터를 테스트하기 위해 팀은 IBM FileNet의 객체 저장소 중 하나에서 콘텐츠를 매핑하고 필요한 대상 정보 구조, 분류 및 메타데이터 규칙을 적용한 후 다음으로 마이그레이션하여 파일럿 마이그레이션 연습을 수행했습니다. SharePoint 온라인의 특정 사이트 모음, 문서 라이브러리 및 폴더.
5. 증분 라이브 마이그레이션. 파일럿 마이그레이션이 성공한 후 팀에서는 Migration Accelerator의 증분 마이그레이션 기능을 사용하여 프로덕션 마이그레이션 프로세스를 단계적으로 진행했습니다. 그들은 또한 다음과 같은 작업을 수행했습니다.
   • 팀은 PowerShell 확장을 사용하여 대량의 소스 콘텐츠 유형을 통합하고 분류하기 위한 추가 마이그레이션 규칙을 설정했습니다.
   • 팀은 유효하지 않은 문자 및 URL을 처리하기 위한 메타데이터 규칙을 기반으로 SharePoint 제한 사항을 준수하도록 메타데이터 값을 변환했습니다.
   • Migration Accelerator의 기본 제공 규칙은 중복된 항목 이름과 MIME 유형 불일치를 처리했습니다.
   • 팀은 각 회사 부서, 자회사 및 PRISM 기능의 전체 콘텐츠 포트폴리오를 성공적으로 마이그레이션했는지 확인하기 위해 맞춤형 보고서를 생성했습니다.
6. 마이그레이션 후 지원. 사용자가 SharePoint 플랫폼에서 새로 제한되고 마이그레이션된 콘텐츠를 찾을 수 있도록 Proventeq은 90일 간의 마이그레이션 후 지원을 제공했습니다.

결과

DLF는 Microsoft Office 365 플랫폼의 기존 투자를 활용하여 35%의 라이센스 비용 절감을 경험했으며 IBM 시스템을 폐기하여 FileNet P8을 업데이트하고 업그레이드할 필요성을 없앴습니다.

파일럿 마이그레이션과 점진적인 프로덕션 마이그레이션 프로세스 구현을 모두 채택함으로써 DLF는 비용과 시간이 많이 소요되는 기술 문제를 방지하고 프로젝트 도중과 마이그레이션 후에 조직 전체에서 콘텐츠에 액세스할 수 있도록 했습니다. 이에 따라 채택 지원 기간을 연장하여 Proventeq은 SharePoint로의 전환을 용이하게 하고 사용자 중심 정보 관리 문제를 식별 및 해결하는 데 도움을 주며 SharePoint 채택 시 모든 DLF의 초기 목표와 장기 목표가 달성되도록 보장했습니다.

FileNet P8에서는 복잡하고 세부적인 권한에 대한 전반적인 제어가 문제가 있는 것으로 판명되었지만 Microsoft의 Azure Information Protection을 채택하면 DLF는 외부 공유 콘텐츠에 대한 보기, 읽기 및 인쇄 권한을 세부적으로 제어한다는 주요 목표를 달성할 수 있습니다. SharePoint Online과 Proventeq의 Migration Accelerator를 통해 DLF는 콘텐츠에 AIP 보안을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 내부 및 외부 사용자의 대량 콘텐츠를 관리해야 하는 보안 문제를 해결할 수 있습니다.

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