서비스 및 유통 회사는 SharePoint 및 Ephesoft를 사용하여 송장 프로세스를 자동화합니다.

요약

DH Pace는 1926년부터 가정 및 사업주에게 문, 도크 및 문 관련 제품과 서비스를 제공해 온 국내 기업입니다. DH Pace는 45개 지역에 2,200명 이상의 직원을 두고 있으며 1,200대 이상의 차량을 보유하고 있으며 도움을 드릴 수 있습니다. 고객은 모든 유형의 도어, 도크 및 액세스 제어 시스템을 설치, 유지 관리 및 서비스합니다. DH Pace는 지급 계정 프로세스를 간소화하고 기존 SharePoint 플랫폼을 더 잘 활용하는 데 도움을 주기 위해 Zia Consulting과 Ephesoft를 찾았습니다.

도전

매달 DH Pace는 수백 개의 공급업체로부터 각각 다양한 형식의 수천 장의 송장을 처리했습니다. 이를 위해서는 DH Pace 직원의 힘든 데이터 입력이 필요했습니다. 또한 인적 오류가 발생하기 쉬운 문서를 수동으로 분류하고 색인화하고 있었습니다. 그들은 프로세스를 간소화하고, 품질을 개선하고, 고객 만족도를 향상하고, 효율성을 높일 수 있는 방법이 필요했습니다.

전략

플래티넘 레벨 Ephesoft 파트너인 Zia Consulting의 고객인 DH Pace는 보다 효율적인 지급 계정 프로세스를 생성하기 위한 자동화에 대한 도움을 받았습니다. 발견 회의 후 Zia Consulting은 송장 처리를 자동화하기 위해 Ephesoft Smart Capture® 플랫폼을 구현할 것을 권장했습니다. Ephesoft의 스마트 문서 캡처 시스템은 메타데이터를 수집, 분류, 추출, 검증 및 내보내는 지도형 기계 학습 기술을 기반으로 합니다. DH Pace는 직접 처리를 위해 Ephesoft를 기존 Microsoft SharePoint 플랫폼과 통합하여 데이터를 콘텐츠 관리 시스템에 직접 전달했습니다.

 

“SharePoint는 문서 관리, 계약 승인, 건물/시스템 유지 관리 등 다양한 방식으로 내부 워크플로 프로세스 속도를 높이는 데 도움이 되었습니다. 콘텐츠 관리 시스템인 SharePoint를 사용하면 사용자에게 개별 작업을 쉽게 할당하고, 문서 유형에 대한 승인 수준을 설계하고, 각 세부 사항에 대해 쉽게 보고할 수 있습니다. SharePoint는 우리 조직의 효율성을 높이는 데 도움이 되었습니다.”라고 DH Pace의 비즈니스 분석가인 Robbie Carlson은 말했습니다.

결과

전체 솔루션으로 오류가 줄어들고 처리 시간이 단축되었습니다. Zia Consulting은 현재 지급 계정 내에서 두 개의 추가 부서를 자동화하는 과정에 있습니다. 이러한 새로운 배치 클래스에서는 매월 추가로 1,000개의 송장을 처리합니다. Zia가 프로젝트를 구현하는 데는 단 11주가 소요됩니다.

프로세스 개선 담당 부국장인 Kevin Dunn은 "Ephesoft와 Zia는 단일 가격으로 모든 것이 포함된 솔루션을 제공했으며 추가 비용에 대한 걱정 없이 우리에게 필요한 유연성을 제공했습니다."라고 말했습니다.

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