고객
브램턴 시
요약
캐나다에서 9번째로 큰 도시인 Brampton 시(온타리오)의 콘텐츠 및 기록 관리 솔루션은 점점 늘어나는 규정 준수 및 거버넌스 요구 사항을 더 이상 충족하지 못했습니다. 구식 솔루션을 최대한 최적화하려고 노력한 시 직원들은 이러한 영향을 느꼈습니다.
시가 디지털 혁신을 통해 나아가야 한다는 것이 분명해졌습니다. 이것은 오늘날 일반적인 시나리오이지만 그들의 상황은 전혀 달랐습니다. 시는 두 가지 중요한 프로젝트를 연속해서 신속하게 처리했습니다. 하나는 SharePoint 2007에서 SharePoint 온라인으로의 업그레이드이고, 두 번째는 전자 문서 및 기록 관리 시스템의 구현이었습니다.
도전
디지털 혁신을 시작하려면 시에서는 클라우드로 전환해야 했습니다. 또한 시에서는 SharePoint 환경에서 작동할 수 있는 보다 실질적인 문서 관리 시스템도 필요했습니다. 시의 기록 관리 팀은 일부 관리를 위해 SharePoint 2007 인스턴스를 활용했지만 궁극적으로는 문서 추적을 위해 물리적 기록에 의존했습니다. 정보 관리 팀도 기록 관리 팀과 협력하여 거버넌스 및 규정 준수 프로세스를 평가했습니다. 그들의 정책에 공백이 있다는 것이 명백해졌습니다. 이 모든 일이 진행되는 동안, 시는 또한 관리자들이 짧은 연속으로 왔다 갔다 하는 수많은 인사 변화의 한가운데에 있었습니다.
전략
기존 파일을 SharePoint 온라인으로 마이그레이션하고 보완적인 기록 관리 솔루션을 구현하기 위해 시에서는 Gimmal과 협력하기로 결정했습니다. 기록 관리 및 거버넌스 솔루션을 갖춘 Gimmal은 시의 정보 관리 요구 사항에 가장 적합한 선택이었습니다. 포괄적인 기록 관리 및 콘텐츠 거버넌스 솔루션에 대한 시의 비전은 Gimmal의 소프트웨어 역량 및 전문 지식과 밀접하게 일치했습니다.
Gimmal은 SharePoint를 기반으로 작동하는 소프트웨어 솔루션을 통해 시의 기록 및 정보 관리 요구 사항을 충족할 수 있었습니다. City가 SharePoint 온라인으로 전환하면서 Gimmal은 콘텐츠 거버넌스 소프트웨어를 구현하여 그 위에서 실행할 수 있었습니다. SharePoint 아키텍처는 거버넌스 및 기록 관리 솔루션을 구현하기 위한 훌륭한 장소로 사용되었습니다. 이러한 업무상 중요한 솔루션은 BRiMS(Brampton Records and Information Management System)라고 불리는 시의 맞춤형 ECM 시스템의 기반이 되었습니다. 솔루션을 구축한 후 시에서는 모든 부서에서 정보에 대한 통제력을 강화할 수 있었습니다. Gimmal은 BRiMS의 출시를 지원하여 시 직원들에게 교육과 지식 전달을 제공할 수 있었습니다.
결과
조직 전체의 정보 관리를 위해 BRiMS를 설계하고 구현함으로써 시는 정확한 요구 사항에 맞게 만들어진 특정 솔루션을 갖추게 되었습니다. 마이그레이션 중에 2백만 개가 넘는 문서가 SharePoint 서버에서 SharePoint 온라인으로 성공적으로 이동되었습니다. 여기에는 3,500명의 사용자를 Azure에서 실행되는 Office 365로 이동하는 것도 포함되었습니다. SharePoint 온라인에 대한 접근성을 통해 팀은 이제 모바일 장치로 작업할 수 있습니다. Gimmal의 기록 관리 및 거버넌스 솔루션을 사용하면 시 직원이 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. Gimmal 솔루션을 사용하면 콘텐츠 유형과 메타데이터가 업로드되는 순간 할당됩니다. 팀 인트라넷 사이트도 시에서 만들었으며 Gimmal의 소프트웨어가 설정한 구조는 사이트를 체계적으로 유지하고 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다. 친숙한 SharePoint 인터페이스와 Gimmal과의 긴밀한 통합 덕분에 직원 채택률이 높았습니다.
시는 미래의 운영을 보장하고 조직을 통해 혁신을 활성화하기 위해 이러한 프로젝트를 완료하기 시작했습니다. 프로젝트가 완료된 후 시는 브램튼 주민들에게 가능한 최고의 서비스를 제공할 준비가 되었다고 느꼈습니다.
