City of Bellevue는 SharePoint 및 Gimmal을 통해 기록 관리를 극대화합니다.

요약

벨뷰 시(WA)는 조직 전반에 걸쳐 정보가 통제할 수 없을 정도로 증가하고 있었습니다. 그 결과, 규정 준수 환경이 과도한 스트레스를 받았습니다. IT 부서는 이미 존재하는 다양한 콘텐츠 솔루션과 저장소를 다루고 있었습니다. 분리된 시스템의 수로 인해 관리 및 인프라 유지 관리에 대한 시의 IT 비용이 증가했으며 콘텐츠를 찾을 수 없는 위험과 콘텐츠의 잘못된 관리 가능성에 대한 우려가 커지고 있었습니다.

도전

기록 관리 요구 사항이 증가함에 따라 시에서는 정보 관리 요구 사항을 충족할 수 있는 기술 솔루션을 구축하는 데 도움이 필요했습니다. 또한 향후 5~10년 동안 확장성을 보장해야 했습니다. 이러한 장애물을 극복하기 위해 시에서는 변화하는 요구 사항을 충족하고 규정 준수를 보장하며 IT 작업량을 줄이고 비용 증가를 줄이기 위해 모든 문서, 콘텐츠 및 기록에 대한 거버넌스 인프라를 구축하는 데 지원이 필요했습니다.

전략

시에서는 모든 기능을 갖춘 국방부(DoD) 5015.2 호환 기록 관리 솔루션을 만들기 위해 SharePoint 기반을 구축하기 위해 Gimmal 구현 서비스와 함께 Gimmal 기록 관리를 활용했습니다. 이 솔루션은 SharePoint 기록 센터에 저장된 콘텐츠에 대한 기록 보존 정책의 중앙 집중식 생성 및 관리를 제공합니다. 또한 시에서는 사전 예방적인 거버넌스와 제어를 위해 SharePoint에 대한 Gimmal 콘텐츠 거버넌스를 구현했습니다. Gimmal 서비스를 통해 시에서는 새로운 시스템을 원활하게 배포하고 채택할 수 있었습니다.

Gimmal은 시가 협업 및 규정 준수 기록 관리를 위한 솔루션 표준으로 SharePoint를 사용할 수 있도록 돕는 데 중점을 두었습니다. Gimmal Records Management는 조직의 가장 중요하고 가치 있는 정보를 안전하게 관리하는 데 사용되는 제품이었습니다. 기존 Oracle Stellent 시스템의 높은 지원 및 유지 관리 비용을 SharePoint의 기록 관리 구현으로 전환한 Gimmal은 시의 비용을 낮추고 콘텐츠 및 기록 관리 요구 사항에 더 잘 맞는 솔루션을 제공했습니다. 이 솔루션은 시의 SharePoint에서 중앙 집중식 기록 관리를 통해 액세스 및 거버넌스를 즉시 개선했습니다.

시는 SharePoint를 처음 접한 것은 아니지만 콘텐츠와 협업을 위해 구조화된 방식으로 애플리케이션을 사용한 적이 없었습니다. 따라서 지식 이전은 솔루션 성공에 매우 중요한 요소임이 입증되었습니다. SharePoint에 대한 심층적인 전문 지식을 갖춘 Microsoft 골드 인증 파트너인 Gimmal은 시에서 솔루션을 구성하는 모든 주요 개념, 명명법 및 설계 고려 사항을 이해하도록 했습니다.

결과

"Gimmal은 벨뷰의 레거시 시스템에 대한 유지 관리 비용보다 낮은 비용으로 중앙 집중식 거버넌스와 기록 관리를 통해 시의 조직적 위험을 줄일 수 있었습니다."라고 벨뷰 시 보조 도시 관리자인 Kyle Stannert는 말합니다. 직원들이 레거시 시스템에서 전환하고 여러 시스템을 사용하는 번거로움으로부터 자유로워짐에 따라 시에서는 전반적인 생산성이 향상되는 이점을 얻었습니다. 곧 도시 내의 모든 데이터 소스가 연결되어 단일 정책 관리 시스템이 구축될 것입니다. SharePoint 기반의 인증된 기록 관리 시스템은 시의 레거시 시스템을 성공적으로 저렴한 비용으로 대체하는 역할을 합니다. 또한 이 시스템을 통해 시 직원은 SharePoint 관리 콘텐츠 유형과 관리 환경에서 생성 및 저장된 콘텐츠에 대한 필수 메타데이터 필드를 통해 향상된 검색 및 액세스를 경험할 수 있습니다.

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