Central Hawke's Bay District Council의 비즈니스 혁신 및 규정 준수에서 Office 365 및 정보 리더십의 핵심 역할

2020년 4월 21일 발행

요약

CHB(Central Hawke's Bay District Council)는 광범위한 공공 기록법 준수 등급 전자 문서 및 기록 관리 시스템(EDRMS)에 Office 365를 사용하는 최초의 뉴질랜드 의회입니다.

CHB의 새로운 리더십 팀은 이러한 움직임을 내부 비즈니스 혁신을 위한 초석 프로젝트로 여겼습니다. 이전에는 의회 기록이 임시 파일 공유를 통해 종이 기록과 전자 문서로 생성 및 관리되었습니다. 이로 인해 직원들이 결정을 내리고 조언을 제공하는 데 있어 전체적인 그림을 파악하기가 어려워졌습니다. 또한 효율성과 서비스 수준을 향상시키기 위한 비즈니스 프로세스 간소화에도 방해가 되었습니다.

새로운 Office 365 시스템은 문서와 이메일을 일관되고 쉽게 정리할 수 있는 방법을 제공하고 자산 또는 고객별 검색을 포함한 강력한 검색 기능을 제공합니다. 또한 등급 및 속성 시스템과도 통합되어 있습니다.

이를 통해 직원은 어디에서나 일하고, 협력하고, 구성원에게 보다 효율적으로 서비스를 제공할 수 있는 능력을 향상했으며, 미래 직장을 위한 기반을 형성했습니다. CHB는 이제 디지털 이니셔티브를 통해 이를 더욱 활용하여 지역 사회 및 이해관계자와 협력하고 서비스를 제공하고 있습니다.

도전

CHB 정보의 대부분은 종이 문서뿐만 아니라 파일 공유 및 이메일에 포함된 e-파일로 보관되었습니다. 파일 공유 폴더의 깊이는 최대 10개였으며 임시 구조를 가지고 있었습니다. 이로 인해 특정 주제나 속성에 대한 모든 정보를 찾기가 어려웠습니다. 특히 신입 직원의 경우 더욱 그렇습니다.

이러한 문제를 해결함으로써 CHB는 지식 공유를 장려하고 조직 전체에 정보를 전파할 뿐만 아니라 효율성을 높이고 서비스 수준을 높이기를 원했습니다.

이를 달성하려면 상당한 행동 및 프로세스 변화가 필요합니다. 변경 관리 및 거버넌스를 구현하려면 구현 계획이 필요했습니다. 또한 정보를 보관하고 검색하는 방법에 대해 일관되게 합의된 구조를 만드는 것이 필요했습니다.

전략

워크숍을 통해 CHB의 각 부서는 매우 고유한 요구 사항과 작업 흐름을 갖고 있지만 여전히 동일한 문서에 액세스해야 한다는 사실이 밝혀졌습니다. 이 때문에 다양한 파일 공유와 정보 소스를 통합하는 것이 최우선 과제였습니다. 특히, 모든 것을 단일 부동산 검색으로 끌어들이는 것입니다.

정보 제출의 용이성과 민감한 정보의 보안을 최우선으로 생각했습니다. 설계에는 메타데이터를 자동 분류할 수 있는 Azure 기반 iWorkplace 앱의 사용이 포함되었습니다. 또 다른 iWorkplace 앱(Smart Case Files)은 콘텐츠 관리를 단순화하고 관리 직원이 시스템 관리자 권한 없이도 세부적인 보안 및 권한을 쉽게 설정할 수 있도록 해줍니다. 이는 개인 정보 보호 및 상업적 민감성과 관련된 위험을 관리하는 데 매우 유용합니다.

공공 기록법 준수 요구 사항은 iWorkplace Smart Records 앱과 결합된 Office 365 기본 문서 라이브러리 및 메타데이터 구조를 통해 충족되었습니다. 이 Azure 앱은 스플라이스/다이스 보고에 사용할 수 있는 모든 기록의 데이터마트를 생성하고 콘텐츠 보존 및 폐기 규칙을 생성합니다. 규칙은 자동화될 수 있으며 필요에 따라 수동 평가 및 폐기 승인 프로세스를 포함할 수 있습니다.

이 프로젝트에는 직원들이 사용할 작업 공간 설계에 대한 깊은 참여가 포함되었습니다. 또한 프로젝트의 목적, 프로젝트가 해결한 문제, 다른 뉴질랜드 조직 및 위원회에서 Office 365를 활용한 방법을 시각적으로 보여주는 대화형 엑스포 이벤트도 있었습니다.

프로젝트가 진행됨에 따라 고객, 커뮤니티, 이해관계자 그룹과의 외부 디지털 상호 작용에 필요한 주요 변경 사항을 해결하기 위해 추가 엑스포가 마련되었습니다. 이는 미래를 계획하는 데 도움이 되었을 뿐만 아니라 Office 365가 어떻게 작동해야 하는지에 대한 이해와 동의를 심화하는 데도 도움이 되었습니다.

우리는 단순한 디지털 파일 저장 이상의 것을 원했습니다. 우리는 더 스마트하게 생각하고, 더 잘 협력하고, 고객 우수성을 실현하려는 열망을 달성할 수 있도록 디지털 여정의 촉매제가 될 수 있는 무언가를 원했습니다. Office 365를 통해 우리는 미래의 업무 공간과 디지털 미래에 액세스할 수 있습니다.

모니크 데이비슨(CEO, 센트럴 혹스베이 지역 의회)

결과

SharePoint의 상세하고 사용자 정의 가능한 검색은 부서, 사례 파일 또는 문서 유형별로 필터링하여 문서를 찾을 수 있는 직원에게 즉각적인 개선이었습니다. 정보는 모든 기능과 활동을 포함하는 일관되게 구조화된 작업 공간에 보관됩니다.

직원들은 제출 청문회에서 원격으로 작업할 수 있는 등 예상치 못한 이점을 발견했습니다. CHB는 EDRMS 및 전략을 마련하여 SharePoint 및 Office 365로 작업할 수 있는 새로운 기회를 계속해서 발견하고 있습니다. 이는 디지털 혁신의 향후 단계에서 Office 365 플랫폼을 기반으로 구축할 계획이므로 전략에 영향을 미칩니다.

규정 준수 등급 EDRMS를 위해 SharePoint 및 Office 365를 채택한 뉴질랜드 최초의 지방 정부 조직인 Central Hawke's Bay 지역 의회는 다른 의회를 위한 문을 열었습니다.

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