브리검 영 대학교(Brigham Young University)는 SharePoint 및 Gimmal을 사용하여 기록 관리 접근 방식을 현대화합니다.

요약

브리검 영 대학교는 유타주 프로보에 있는 사립 연구 대학교로 예수 그리스도 후기 성도 교회가 소유 및 운영하고 있으며 미국 내 종교 대학교 중 가장 많은 캠퍼스 내 학생 수를 보유하고 있습니다. BYU의 기록 및 정보 관리자인 Howard Loos는 대학의 일일 기록 및 역사 기록을 관리하는 더 나은 방법을 찾고 있었습니다. 현대화된 기록 관리 프로그램과 Gimmal이 구현한 더 나은 정보 관리 도구를 통해 BYU는 조직 전체의 기록 관리 규정 준수를 개선했습니다.

도전

BYU는 실질적으로 또는 효과적으로 관리할 수 없는 수백만 개의 기록을 축적했습니다. 기록 관리에 대한 비효율적인 "종이 기반" 접근 방식에는 사용자가 수동으로 분류해야 했습니다. 이로 인해 점점 늘어나는 관리되지 않는 기록을 찾고, 관리하고, 저장하는 데 드는 비용이 높아졌습니다. 대학 경영진과 협력하여 Loos와 그의 팀은 SharePoint 기록의 보존 및 전송을 관리하기 위해 타사 소프트웨어 솔루션이 필요하다는 결론을 빠르게 내렸습니다.

전략

Loos의 팀은 다른 타사 옵션을 조사한 후 Gimmal Records Management가 그들의 요구 사항을 충족하고 소규모 팀이 IT의 도움 없이 관리할 수 있는 가장 쉬운 시스템이었기 때문에 선택했습니다.

BYU는 SharePoint의 기존 기능을 증폭시킬 수 있는 명확한 요구 사항과 유연성에 대한 욕구를 갖고 있었습니다. Loos는 "우리는 파일 계획을 개발한 다음 규칙이 포함된 파일 계획을 다양한 사이트에 매핑할 수 있는 도구가 필요했습니다."라고 말했습니다. 또한 그는 역사적 기록을 디지털 보존 시스템으로 전송하고, 기록을 제자리에서 관리하고, 기록 파기에 대한 승인 프로세스를 간소화하는 기능 등 솔루션에서 필요한 중요한 사항을 확인했습니다. 그래서 그는 자신의 필요에 맞는 완벽한 소프트웨어 솔루션을 제공하는 Gimmal을 선택했습니다.

Gimmal Records Management는 소규모 팀이 모든 SharePoint 사이트를 쉽게 관리할 수 있는 솔루션을 제공합니다. Gimmal의 솔루션은 SharePoint 콘텐츠를 관리하고 자동화된 규칙을 통해 보존을 관리하기 위해 신속하게 구현되었습니다.

결과

Gimmal Records Management를 사용하는 SharePoint는 최신 기록 관리 시스템입니다. BYU는 이미 2016년에 400개 부서 중 62개 부서에 SharePoint를 구현했기 때문에 배포 과정은 간단했습니다. BYU는 한 위치에서 모든 사이트와 위치에 대한 정책을 중앙에서 제어하고, 기록을 그 자리에서 관리하고, 기록을 다른 시스템으로 이동하는 비용을 피할 수 있습니다. , 기록 파기에 대한 승인을 간소화하고 법적 보존을 시행하며 기록 기록을 디지털 보존 시스템으로 전송합니다.

BYU는 계속해서 나머지 부서에 솔루션을 출시하고 보다 발전되고 실용적인 기록 관리 시스템의 혜택을 누릴 것입니다. 특히 법적 보존을 적용하고, 기록을 방어적으로 폐기하고, 오래된 정보를 유지하는 데 따른 위험과 비용을 완화하는 기능에 만족하고 있습니다. Loos는 "소프트웨어는 매우 유연하여 기록 관리가 정보 거버넌스로 발전함에 따라 도구는 이를 처리할 수 있을 만큼 충분히 적응할 수 있습니다."라고 말했습니다.