청소년 단체는 사무실 이전에 앞서 기록을 디지털화합니다.

요약

BHGH(Boys Hope Girls Hope)는 교육 기반과 전인적 지원을 통해 청소년 역량 강화에 중점을 둔 국제 단체입니다. 미국과 라틴 아메리카의 16개 도시에서 운영되는 BHGH는 각 지역 사회의 요구에 맞는 구조화된 프로그램, 독특한 커리큘럼, 지역 학교 및 대학과의 파트너십을 활용합니다. 미국과 라틴 아메리카 전역에서 수천 명의 학자들이 BHGH 프로그램에 참여하고 있습니다.

Fujitsu 솔루션은 Boys Hope Girls Hope가 수천 장의 종이 문서를 디지털화하여 물리적 공간 요구 사항을 최소화하고 유용성과 검색 가능성을 모두 향상시키는 데 도움이 됩니다. 또한 그들은 인덱싱 및 메타데이터 관리를 더욱 최소화하여 태깅 및 정렬 프로세스에서 사람을 더욱 제거하기 위해 Project Cortex에 대한 계획 및 고려 사항을 공유했습니다. 진정한 목표는 대학을 통해 기회와 교육을 창출하는 데 더 많은 시간을 제공하여 미래의 "희망의 대학원 이야기"를 개발하는 것입니다.

도전

운영 부사장인 Thomas Casey는 지원 문서와 비즈니스 아티팩트를 관리해야 하는 조직의 필요성을 확인했습니다. BHGH에는 중요한 종이 기반 비즈니스 결과물을 만드는 세 가지 주요 프로그램이 있습니다. 여기에는 HR 양식, 세금 및 급여 기록, 비즈니스 기록 보관소 등 대부분의 비즈니스에 필요한 일반적인 문서 외에도 학술 문서, 운영 서류, 프로그램 데이터가 포함됩니다.

주거 프로그램: 각 BHGH 가정에서는 6~12명의 학생이 24시간 상주하는 전문 주거 상담사에 의해 보살핌을 받습니다. 학자들은 집안일을 공유하고, 숙제를 함께 하고, 종교 예배에 참석하고, 먹고, 함께 성장합니다. 학자 1인당 증빙 서류의 양이 엄청납니다. 이제 이를 도시당 2~3개의 거주지와 미국 내 14개 도시로 곱합니다.

 

아카데미 프로그램: 기숙 장학생과 마찬가지로 아카데미 장학생도 지역 일류 학교의 대학 준비 프로그램에 등록하거나 현재 교육구에서 대학 준비 커리큘럼을 제공받습니다. 학자들은 학문적 잠재력을 발휘하도록 돕는 교사와 인생 경험을 공유하는 멘토와 연결됩니다. 그들은 자신과 주변 세계를 발견하는 데 도움이 되도록 고안된 과외 활동에 등록되어 있습니다. 그리고 그들은 다른 사람들에게 봉사하기 위해 헌신하는 삶의 가치를 가르치는 지역 사회 봉사 프로젝트에 참여합니다.

• 대학 프로그램: BHGH 거주 및 비거주 장학생에게 대학 교육은 꿈이 아니라 기대입니다. 이 프로그램은 학생들이 캠퍼스 생활과 독립적인 생활에 필요한 것을 준비할 수 있도록 입증된 특정 활동을 포함하는 다년간의 대화형 프로그램입니다.

2012년에 Microsoft는 BHGH 시스템 자동화를 가능하게 하는 소프트웨어에 $1M 이상을 기부했습니다. 2020년 디지털 혁신 여정의 일환으로 BHGH는 다시 Microsoft 플랫폼을 활용하여 문서 관리 비즈니스 과제를 자동화하고 있습니다.

“이러한 문서를 보호하고 문서 수명주기를 관리해야 할 필요성이 실제로 있습니다. BHGH의 프로그램은 장학생들의 전체적인 지원을 기반으로 합니다. 우리 프로그램을 통해 학자들의 여정을 통해 올바른 문서를 사용할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 우리는 '이 문서를 디지털화하여 적절한 사람들이 종이 없는 안전한 방법으로 적시에 적절한 데이터를 가질 수 있도록 하면 어떨까'라고 생각했습니다.

전략

BHGH는 레거시 문서부터 시작하고 싶었습니다. 네트워크 본사의 물리적 이전 프로젝트의 일환으로 BHGH는 백업 파일을 디지털화하기를 원했습니다. 40년 넘게 사업을 이어오면서 종이에 기반한 정보의 양은 엄청났습니다.

BHGH는 Microsoft SharePoint를 포함한 문서 유형을 기반으로 여러 위치에 지원 문서를 스캔, 색인화 및 저장하는 것을 목표로 비영리 단체가 디지털 문서 이니셔티브를 시작할 수 있도록 클라우드 지원 문서 스캐너를 공급한 Fujitsu에서 기꺼이 파트너를 찾았습니다. Microsoft SharePoint는 중요한 문서 및 비즈니스 유물의 사본을 스캔, 관리 및 저장할 수 있는 안전한 온라인 위치를 제공합니다.

디지털 문서 프로젝트는 2020년 초 미주리주 세인트루이스 사무실에서 파일럿 프로젝트로 시작되었습니다. 미국 전역의 14개 주거 프로그램에 대한 추가 프로젝트가 계획되어 있습니다.

이니셔티브의 일환으로 BHGH 직원과 자원봉사자는 컴퓨터 없이 모바일 카트에서 Fujitsu fi -7300NX 스캐너를 활용하여 문서를 SharePoint로 스캔할 것입니다. Fujitsu fi -7300NX는 컴퓨터 없이 배포할 수 있으며 온프레미스 또는 Microsoft Azure에서 호스팅되는 Fujitsu의 NX Manager Server에 직접 연결됩니다. 이는 스캔 스테이션 전용 컴퓨터를 유지 관리하고 보호해야 하는 IT의 부담을 크게 줄여줍니다.

BHGH는 한 번만 스캔할 수 있으며 Fujitsu NX Manager는 각 문서의 디지털 이미지를 최대 3개의 고유 위치에 여러 파일 유형(예: PDF 파일 및 JPEG 이미지)으로 보낼 수 있습니다. 문서는 Microsoft UiFlow를 사용하여 워크플로를 시작하거나 SharePoint 또는 OneDrive에 안전하게 저장할 수 있습니다. Microsoft Teams를 사용하여 문서 액세스도 가능합니다.

보안이 항상 최우선이므로 Fujitsu fi -7300NX 스캐너는 스캔한 이미지를 저장하지 않습니다. 문서가 NX Manager 서버로 직접 스캔되어 Microsoft Azure에서 호스팅되므로 이 솔루션에는 스캐닝 스테이션(PC 또는 데스크톱)이 필요하지 않습니다.

 

결과

BHGH 디지털 문서 노력은 학자와 지원 팀에 신속하게 혜택을 제공하는 단순해 보이는 솔루션입니다.

비영리 조직도 비즈니스 자동화에서 면제되지 않습니다. 기부자의 기부 관리자로서 그들은 시간과 재능에 대한 투자에 대한 좋은 수익을 실현할 수 있도록 해야 합니다. 사회 복지 기관은 문서 디지털화의 이점을 누릴 수 있습니다. 이는 우리 임무에 필수적인 문서에 대한 액세스를 간소화하고 위치를 중앙 집중화하기 때문입니다.

Microsoft 클라우드와 결합된 Fujitsu 스캐너의 안정성과 유용성은 BHGH 및 기타 조직에 운영을 간소화할 수 있는 끝없는 방법을 제공하고 있습니다.