Bosch는 harmon.ie 및 SharePoint를 사용하여 이메일과 문서를 관리합니다.

요약

Bosch 그룹은 기술과 서비스를 제공하는 선도적인 글로벌 공급업체입니다. 전 세계적으로 약 40만 명의 직원을 고용하고 있으며, 2019년 매출은 777억 유로에 달합니다. 사업은 모빌리티 솔루션, 산업 기술, 소비재, 에너지 및 건축 기술 등 4개 사업 부문으로 구분됩니다. 보쉬 그룹은 60개국에 약 440개의 자회사와 지역 회사로 구성되어 있습니다. 판매 및 서비스 파트너를 포함하여 Bosch의 글로벌 제조, 엔지니어링 및 판매 네트워크는 전 세계 거의 모든 국가를 포괄합니다.

도전

모든 조직과 마찬가지로 Bosch는 글로벌 비즈니스를 수행하기 위해 이메일에 크게 의존하고 있습니다. 실제로 회사 전체에서는 매일 900만~1000만 개의 비즈니스 이메일이 교환됩니다. 그리고 많은 회사와 마찬가지로 Bosch에서도 비즈니스 기록 및 기타 중요한 정보가 이메일을 통해 자주 교환됩니다. 영업, 구매, 회계, 엔지니어링, 품질 보증 및 인사 부문의 회사 활동과 관련된 이메일은 중요한 이메일 사용의 몇 가지 예에 불과합니다. 비즈니스에 중요한 이메일을 너무 많이 사용하므로 Exchange 및 Outlook의 개인 사서함은 그러한 정보를 저장하는 데 적합한 저장소가 아닙니다. Bosch 수석 프로젝트 리더 애플리케이션 개발 및 출시인 Daniel Stuch가 그 이유를 설명합니다. “동료와 동료는 다른 사람의 개인 사서함에 액세스할 수 없습니다. 따라서 e-Discovery와 관련하여 직원이 회사를 떠나는 경우 우리는 중요한 비즈니스 정보에 전혀 액세스할 수 없습니다."

과거에 Bosch는 이메일 기록 관리를 위해 SAP Portal 룸을 사용했습니다. 해당 제품에 대한 지원이 종료되면 대체 제품을 찾기 위한 프로젝트가 시작되었습니다. 처음에 Bosch는 단순히 이메일 저장을 위해 파일 공유를 사용하는 것을 고려했지만 이 옵션이 액세스 제어, 정보 액세스 및 사용에 대한 투명성 제공 등 핵심 비즈니스 제어를 충족할 수 없다는 것을 곧 깨달았습니다. Stuch는 "파일 공유를 사용하면 완전한 기능을 갖춘 문서 관리 시스템이 아니라 단지 저장 공간만 있으면 됩니다."라고 말합니다. 본격적인 문서 관리 시스템이 필요했고 옵션을 자세히 평가한 후 Bosch는 처음에는 온프레미스 SharePoint였던 SharePoint를 선택했습니다. 모든 기능을 갖춘 기록 관리 솔루션인 SharePoint를 통해 Bosch 작업자는 메타데이터를 사용하여 콘텐츠를 정확하게 분류하고 이를 통해 거버넌스 및 규정 준수 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

이러한 SharePoint 선택은 2020년부터 인프라를 Office 365 클라우드로 마이그레이션하려는 Bosch의 계획과 일치하여 회사가 그 과정에서 SharePoint로 원활하게 마이그레이션할 수 있도록 했습니다. 광범위하고 이질적인 사용자 커뮤니티를 통해 Bosch는 일반 비즈니스 사용자가 SharePoint에서 중요한 비즈니스 이메일을 쉽게 캡처하고 분류할 수 있도록 하려면 추가 제품이 필요하다는 것을 깨달았습니다. harmon.ie를 포함한 다수의 제품이 평가 대상으로 선정되었습니다.

전략

엄격한 제품 선택 프로세스가 정의되었으며, 이 프로세스에 참여할 주요 Bosch 사업부가 선택되었습니다. 다양한 제품 관리, 프로젝트 관리 및 구매 부서의 77명의 테스트 사용자를 대상으로 '개념 증명'이 실행되었습니다. 이 과정의 마지막 단계에서 harmon.ie가 Bosch가 선택한 제품으로 선택되었습니다.

일단 선택되면 Bosch는 harmon.ie의 단계별 출시 구현 일정이 정의되었습니다. 첫 번째 단계는 1,000명의 사용자를 대상으로 하는 사전 파일럿 단계이고, 이어서 6,000명의 사용자를 대상으로 하는 파일럿 단계를 거쳐 마지막으로 360,000명의 Bosch 비즈니스 사용자 모두를 대상으로 하는 글로벌 출시입니다. Bosch의 최종 사용자에 대한 교육은 내부 비즈니스 소셜 미디어, 회사의 Docupedia를 통한 셀프 서비스 및 BoschTube 시설을 사용한 비디오 기반 교육을 통해 제공됩니다.

결과

결합된 SharePoint/harmon.ie 솔루션은 Bosch가 동료가 액세스해야 하는 비즈니스 기록을 포함하여 매일 수백만 통의 이메일을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이메일은 향후 감사 및 e-Discovery에도 쉽게 사용할 수 있습니다. 중요한 이메일을 쉽게 찾을 수 있는 능력은 Bosch의 정보 거버넌스 및 규정 준수 프로그램의 중요한 요소입니다.

harmon.ie는 사용하기 쉽게 만들어 SharePoint 채택률을 높였습니다. "harmon.ie는 사람들이 SharePoint에 더 쉽게 접근할 수 있도록 하며, 채택률이 향상되고 Share-Point 사용이 늘어나서 처음에 SharePoint에서 원했던 이점을 얻었습니다."라고 Stuch는 말합니다.

SharePoint 솔루션의 부수적 이점은 Bosch가 이메일 첨부 파일로 전송되는 문서의 감소를 확인한다는 것입니다. 이는 데이터 양을 줄일 뿐만 아니라 문서 버전 관리 혼란도 방지합니다. "버전 1, 버전 2, 최종 버전, 최종 최종 등 첨부 파일을 통해 전송되는 데이터가 줄어듭니다. 이제 사람들은 링크를 보내고 있으며 항상 최신 버전을 보유하고 있습니다."

harmon.ie는 경제적 가치도 있음이 입증되었습니다. “우리는 비록 금전적 이익이 harmon.ie를 구매하는 주된 이유는 아니지만 끌어서 끌어서 놓을 때 최대 70%의 단계를 절약하거나 70%의 생산성을 얻을 수 있다는 것을 발견했습니다. 이메일을 버려라.”

harmon.ie 채택은 쉽다고 Stuch는 말합니다. “우리는 비디오 스크린샷이 포함된 대화형 교육을 포함한 웹 기반 교육을 제공하고 있습니다. 그러나 그것조차도 일반적으로 필요하지 않습니다. 우리가 harmon.ie를 사람들에게 알리고 사용하라고 하면 사람들은 그것이 매우 직관적이라는 것을 알게 됩니다. 사람들은 harmon.ie 사용법을 배울 필요가 없으며 그냥 사용하기만 하면 됩니다. 세부 사항에 대해 궁금한 점이 있으면 적절한 채널에서 정보를 찾거나 지원 팀, 커뮤니티 또는 헬프 데스크에 문의할 수 있습니다."