고객
알라식품
Arla Foods는 덴마크, 스웨덴, 영국, 독일, 벨기에, 룩셈부르크 및 네덜란드 전역에 걸쳐 9,900명의 농부가 소유한 국제 낙농 협동조합입니다. 농부-소유주의 자금에 대한 책임감 있는 관리와 기후 및 시장의 변화에 대응하고 이를 존중하는 성장 및 품질 전략을 통해 Arla Foods는 세계 최대의 유기농 유제품 생산업체가 되었습니다.
낙농업은 보수적인 산업처럼 보일 수 있으며 여러 면에서 그렇습니다. 그러나 비즈니스 측면에서 Arla는 인력이 지리적으로 분산되어 있는 여느 다국적 기업과 같습니다. 이 협동조합은 전 세계적으로 약 20,000명의 직원을 고용하고 있으며 이들을 지원하기 위한 도구가 필요합니다. 동시에 Arla는 상장 회사가 아니라 농부-소유주가 돈을 현명하게 지출할 책임이 있는 협동조합입니다. 따라서 내부 서버 하드웨어 및 소프트웨어 Arla가 노후화에 가까워지면서 인트라넷을 실행했을 때 협동조합은 현대적이고 지능적인 인트라넷을 통해 인력의 커뮤니케이션, 협업 및 생산성을 향상시키면서 비용을 절감할 수 있는 기회를 보았습니다.
아이디어에서 인트라넷으로의 (빠른) 여정
Arla의 원래 인트라넷은 SharePoint의 온프레미스 설치를 기반으로 구축된 사용자 정의 코딩된 사이트였습니다. 서버 하드웨어의 수명이 급속히 가까워지고 있었고 협동조합은 새 하드웨어를 구입할지, 소프트웨어 라이센스를 갱신할지, 타사 공급업체를 불러 맞춤 코드를 수정할지 결정해야 했습니다. 이는 비용이 많이 드는 전망이었으며 회사에서는 그렇지 않았습니다. -op는 돈을 쓰고 싶었습니다.
운명처럼 그 무렵 Arla의 My Digital Workspace 수석 설계자인 Stig Thomsen은 Microsoft Ignite 2018의 지능형 인트라넷에 대한 강연에 참석했습니다. 그가 배운 내용은 덴마크에서 수많은 아이디어로 이어졌습니다. “야, 이걸로 정말 뭔가 할 수 있을 것 같아!” 그는 생각했다고 말했습니다.
Thomsen은 My Digital Workspace의 제품 관리자인 동료 Anna Kristensen과 이 아이디어를 공유했습니다. 그 중에서 그들은 새로운 인트라넷에 대한 세 가지 목표를 식별했습니다.
- 맞춤 개발 없이 최신 기성 구성요소만 사용하세요.
- 비용에 민감한 접근 방식을 취하십시오.
- 새로운 작업 방식(예: 모바일)에 적응합니다.
다음 6개월에 걸쳐 새로운 인트라넷이 형성되기 시작했습니다.
상록수로 돈을 절약하세요
Microsoft의 오랜 고객인 Arla는 이미 협동조합의 리더십이 원하는 협업의 미래를 촉진하는 도구를 갖고 있었습니다. Thomsen과 Kristensen은 새 인트라넷에 대한 지출을 최소한으로 유지하고 가능한 한 많은 작업을 사내에서 수행하기를 원했습니다. Kristensen이 말했듯이 “세상에 모든 돈이 있으면 혁신은 쉽습니다. 진정한 혁신은 도전에 직면할 때 찾아오며, 그러한 프로젝트에 대한 자금 조달을 정당화하기는 어렵습니다.”
SharePoint 온라인은 팀에 필요한 대부분의 기능을 즉시 제공하여 비용을 엄격하게 통제하고 공급업체 종속을 방지하는 데 도움이 되었습니다.
SharePoint는 협동조합에 두 가지 주요 개선 사항을 제공했습니다.
- 에버그린 기능. 협동조합은 SaaS(Software-as-a-Service) 솔루션으로서 기능이 항상 최신 상태인 Microsoft 365를 채택하여 IT 노력을 크게 줄였습니다.
- 모바일 액세스. 모바일 직원은 인트라넷에 액세스할 수 없었습니다. 점점 더 많은 직원이 데스크톱에서 모바일 장치로 전환함에 따라 직원의 인트라넷 방문이 감소함에 따라 Arla의 글로벌 인력에게는 모바일 액세스가 매우 필요했습니다.
Thomsen은 이렇게 말합니다. "인트라넷이 더 이상 직원의 요구를 충족하지 못하고 인프라에 대한 투자가 필요하기 때문에 오프-시스템을 사용하여 미래 지향적인 표준 SaaS 플랫폼으로 전환하는 것이 더 낫다는 점을 경영진에게 확신시킬 수 있었습니다. -선반 구성품.”
팀에서 수치를 계산해 보니 시스템을 제자리에 유지하는 데 드는 초기 비용과 지능형 인트라넷으로 전환하는 데 드는 초기 비용이 거의 같다는 것이 분명해졌습니다. 그러나 즉시 사용 가능한 SharePoint 기능을 사용하는 것과 결합된 SaaS 솔루션의 지속적인 특성으로 인해 연간 비용이 크게 절감됩니다. 협동조합은 유지 관리 및 반복되는 월별 비용뿐만 아니라 운영 체제, 소프트웨어 및 서버 하드웨어 업그레이드와 관련된 비용도 절약할 수 있습니다. Kristensen이 말했듯이, “그것은 우리 돈이 아닙니다. 우리는 수천 명의 농부들의 소유입니다. 그것은 그들의 생계입니다. 우리는 그 돈을 어떻게 쓰는지에 대해 책임을 져야 합니다.”
오래된 것과 새로운 것을 함께
Thomsen과 Kristensen이 Arla의 새로운 인트라넷 디자인에서 강조한 한 가지 원칙은 기존 인트라넷의 탐색 및 구조와의 연속성이었습니다. 이것이 SharePoint의 홈 사이트용 메가 메뉴 기능이 등장한 곳입니다. 메가 메뉴를 통해 새 인트라넷은 Arla의 클래식 인트라넷을 모방한 탐색 환경을 갖습니다. Thomsen은 "새 인트라넷이 기존 인트라넷 구조를 사용했기 때문에 동일한 기능을 얻을 수 있었고 직원들이 당황하는 일을 피할 수 있었습니다."라고 말합니다.
디자인 팀은 기능상의 격차를 경험하면서 쉬운 해결 방법을 찾았습니다. 예를 들어, 기업 커뮤니케이션 팀의 가장 중요한 요청은 보도 자료 일정을 계획할 수 있다는 것이었습니다. 이는 모든 글로벌 운영에 필수적인 작업입니다. 이 SharePoint 기능은 Microsoft에서 작업 중이지만 팀은 기다리거나 사용자 지정 코드를 사용하는 대신 Microsoft Flow를 사용하여 하루 이내에 원하는 기능을 만들 수 있었습니다.
최종 홈 사이트의 디자인은 협동조합 직원들에 의해 효과적으로 결정되었습니다. "우리는 기본적으로 SharePoint에서 사용할 수 있는 모든 기본 웹 파트를 홈 사이트에 배치한 다음 사용자 그룹에게 어떤 부분이 마음에 드는지 물었습니다."라고 Thomsen은 웃습니다. 테스트 그룹은 협동조합 전체에서 선발된 약 50명으로 구성되었으므로 그 결과는 Arla 전체를 대표합니다.
이 랜딩 페이지는 홈 사이트이자 허브 사이트 역할을 하며 메가 메뉴, 글로벌 뉴스, 지역 뉴스 및 직원들 사이에서 가장 인기 있는 기능인 3×3 빠른 링크 블록을 포함합니다. 디자인 팀은 Arla의 인트라넷을 커뮤니케이션 사이트에서 탈바꿈하려는 목표를 달성했습니다.
일종의 셀프 서비스 포털로 전환됩니다. 통합 검색 기능을 통해 직원들은 조직 전체에서 필요한 정보를 검색할 수 있으며 팀은 기존 워크플로 일부를 K2에서 PowerApps 웹 파트로 마이그레이션하여 인트라넷에서 타사 구성 요소를 제거했습니다.
단순함이 핵심이었기 때문에 이러한 종류의 합리화는 매우 중요했습니다.
Kristensen은 "이전 인트라넷의 이름은 체크인이라고 했습니다. 직원들은 계속 '새 체크인은 언제 시작되나요?'라고 물었습니다."라고 말했습니다. 하지만 새 인트라넷은 Check-In 2.0이 아닙니다. 이는 완전히 새로운 인트라넷입니다. 완전히 새로운 철학입니다.”
팀은 홈 사이트에서 사업 영역, 기업 정보, Arla 가족의 개별 국가 등에 대한 커뮤니케이션 사이트를 만들었습니다. 각 비즈니스 영역 커뮤니케이션 사이트(예: 인사, 기업 커뮤니케이션, 영업)에 대해 소유자가 지정되었으며, 그들은 자신의 사이트에 대한 콘텐츠를 만들 권한과 책임을 가졌습니다. Kristensen은 “이 프로젝트를 시작할 때 체크인에서 새 인트라넷으로 아무것도 마이그레이션하지 않기로 결정했습니다. 모든 것을 처음부터 새로 구축해야 했고 이를 통해 관련 콘텐츠만 새 인트라넷에 포함되도록 했습니다.” SharePoint의 이전 버전과 새 버전 간의 아키텍처 차이로 인해 이 접근 방식은 팀의 목표를 달성하는 가장 쉽고 비용 효율적인 방법이 되었습니다. 통신 사이트의 소유자도 봄맞이 대청소를 할 수 있는 기회를 높이 평가했습니다.
현대적인 Arla 인력 창출
Arla는 다국적 기업입니다. 직원들은 이동 중에도 사무실 책상이 아닌 모바일 장치를 사용하여 작업하는 경우가 많습니다. Arla의 기존 인트라넷은 모바일 액세스를 수용할 수 없었고 Office 365 기능을 통합할 수도 없었습니다. 당시 모바일은 새로운 인트라넷의 큰 원동력이었습니다. Kristensen은 “Arla가 이러한 새로운 작업 방식을 지원하기 위해 현대 협업 기술의 선두주자가 되는 것이 중요합니다. 동시에 우리는 직원들이 이러한 새로운 기술과 도구를 원래 의도된 대로 사용하도록 업무 방식을 조정할 수 있습니다. 두 사람이 손을 잡고 갈 수 있습니다.”
비용을 고려한 접근 방식의 큰 성공
2019년 10월 1일에 출시된 Arla의 새로운 인트라넷은 통합 Microsoft 365 생태계의 일부입니다. 이제 직원들은 업무를 빠르고 쉽게 시작할 수 있습니다. 최신 뉴스를 받고, 커뮤니티에서 무슨 일이 일어나고 있는지 확인하고, 생산성을 높이고 협업하는 데 필요한 앱을 시작할 수 있습니다.
Arla의 직원은 기존 인트라넷에 계속 액세스할 수 있지만 2019년 말에 오프라인으로 전환됩니다. 전환을 용이하게 하기 위해 직원이 매일 브라우저를 시작할 때 새 홈 사이트가 표시됩니다. 커뮤니케이션 사이트 챔피언 소유자는 매일 더 많은 콘텐츠를 업로드하며, 새로운 커뮤니티 사이트가 추가됨에 따라 인트라넷은 확장되고 변경되며 공동 작업 및 새로운 작업 방식을 위한 더 많은 옵션을 제공합니다.
지금까지의 피드백은 긍정적이었으며 회사는 커뮤니티 사이트 챔피언이 동료에게 자신의 사이트를 훌륭하게 만드는 요소를 알릴 수 있도록 하는 풀뿌리 참여 캠페인에 투자했습니다. 이러한 챔피언은 원하는 페이지와 레이아웃으로 원하는 사이트를 만들 수 있지만 My Digital Workspace는 일정 수준의 제어를 유지하여 사이트 전반에 걸쳐 통합된 환경을 보장합니다. Kristensen은 이렇게 말합니다. “우리는 이것이 IT 프로젝트가 되는 것을 원하지 않습니다. 우리는 그것이 풀뿌리, 상향식 운동이 되기를 바랍니다. 포털 소유자는 새로운 인트라넷의 대변인입니다.”
현재까지 협동조합의 새로운 인트라넷은 다음과 같은 몇 가지 중요한 성과를 거두었습니다.
- 새 인트라넷에 액세스하는 직원 20,000명 중 12,000명은 전용 PC에서 작업하다가 모바일로 전환 중인 사무직 직원이고, 8,000명은 현재 키오스크나 개인 모바일 장치에서 인트라넷에 액세스하는 일선 직원입니다.
- 인트라넷 로딩 시간이 훨씬 빨라졌습니다.
- 즉시 사용 가능한 기능을 사용하면 설계부터 출시까지 놀라울 정도로 짧은 시간이 소요됩니다.
- 팀은 테스트 및 버그 수정 비용을 없애고 사용자 정의나 타사 코딩 없이 빠르고 쉽게 변경을 수행할 수 있어 공급업체에 종속되지 않습니다.
- 모바일 접근성은 일선 직원이 처음으로 인트라넷에 액세스할 수 있음을 의미합니다.
Arla의 미래는 협력적입니다
새로운 인트라넷이 가동되었다고 해서 작업이 중단된 것은 아닙니다. 더 많은 커뮤니케이션 사이트가 활성화됨에 따라 My Digital Workspace 팀은 직원을 위한 더 나은 개인화를 지원하기 위해 필터를 추가할 계획입니다. Thomsen은 다음과 같은 예를 제시합니다. "예를 들어 핀란드에 있는 경우에만 핀란드어로 작성된 핀란드 뉴스를 볼 수 있습니다." 그와 Kristensen은 Teams에서 협업하는 그룹을 통해 점점 더 많은 의사소통이 Yammer 커뮤니티로 이동하게 될 것이라고 예측합니다. 스웨덴의 한 영업사원은 Arla의 지능형 인트라넷을 다음과 같이 요약합니다. “마침내 주머니에 넣었습니다. 내가 있는 곳에서 사용할 수 있어요.”
Arla Foods는 수천 명의 농부-소유주가 위탁한 돈을 신중하게 관리함으로써 세계 시장에서 큰 위치를 차지하고 있습니다. 그러나 비용 절감을 위한 프로젝트로 시작된 것이 회사를 접근성, 커뮤니케이션 및 협업을 위해 구축된 미래의 업무 공간으로 변화시키는 데 도움이 될 지능형 인트라넷으로 발전했습니다. Arla 수석 부사장 겸 CIO인 Torben Fabrin은 "우리는 Microsoft 기술을 표준화했으며 직원들도 이를 활용하여 운영하고 있습니다."라고 말합니다. “이제 그들은 대륙 전역의 동료들과 협력하면서 어디서든 생산성을 발휘할 수 있습니다. 그것이 알라푸드의 미래입니다.”
