Conseils sur les meilleures pratiques - réunion de statut hebdomadaire
Pragathi est un responsable des communications et utilise Microsoft Teams pour planifier des réunions d'état hebdomadaires et partager des mises à jour avec l'équipe de projet élargie. Ces réunions de statut comptent généralement environ 25 participants et chacun est un employé interne.
Pas à pas
Pragathi programme un Nouvelle réunion de son calendrier Microsoft Teams, s'assurant qu'un Hebdomadaire la récurrence est sélectionnée avant d'envoyer la nouvelle série d'invitations.
Il fait savoir à tout le monde que la première réunion est une séance de remue-méninges en publiant un message dans la réunion Discuter. Au cours de la réunion, Pragathi utilise le Tableau blanc fonction pour cartographier visuellement les idées de l'équipe, après quoi il exportera directement dans le Notes de réunion languette.
Deux jours avant chaque réunion de la semaine suivante, il télécharge un Power Point présentation à la réunion Des dossiers onglet, envoie le plan de l'ordre du jour de la réunion Discuter, et @Hommestions les autres conduisent à mettre à jour leurs diapositives respectives dans le PowerPoint.
Lorsque la réunion commence, Pragathi suit quelques bonnes pratiques :
- Démarre l'enregistrement & transcription pour tous ceux qui n'ont pas pu se joindre afin qu'ils puissent rattraper leur retard plus tard, et il peut revérifier les notes.
- Demande à un autre collègue d'utiliser le Notes de réunion pour capturer tous les points de discussion supplémentaires, les futures idées de sujets à l'ordre du jour, les éléments de suivi ou les tâches post-réunion.
- Pour s'assurer que la réunion est inclusive, il active sous-titrages et permet à chacun de savoir que s'il souhaite que la parole s'exprime, il suffit d'utiliser le lever la main caractéristique à reconnaître.
- Bascule sa vue sur mode ensemble afin qu'il puisse facilement voir tous les participants dans une vue plus engageante.
Pendant la réunion, les participants envoient des messages amusants GIF et Réactions dans la réunion Discuter, aidant à stimuler et à maintenir le moral dans leur environnement de travail au rythme effréné. Tous les éléments de suivi ou les tâches post-réunion peuvent être assignés par @mentionner membres de l'équipe directement dans les notes de réunion. Lorsque Pragathi partage la présentation PowerPoint, il change son mode présentateur à cote à cote Ainsi, tout le monde peut voir le contenu et sa vidéo dans une vue dynamique, et les membres de l'équipe peuvent également naviguer dans le contenu par eux-mêmes.
Ensuite, ils peuvent facilement se référer à la série de réunions pour accéder aux présentations précédentes, rejouer les enregistrements et revoir les notes et les éléments d'action.
Faire plus
- Éditer options de réunion pour définir l'enregistrement automatique, les options de lobby, etc.
- Utilisez le Application Tâches en Microsoft Teams pour gérer les tâches de groupe
- Concevez votre PowerPoint diapositives
- Gérer le Tableau blanc en Microsoft Teams
- Ajouter un Bloc-notes OneNote au Microsoft Teams pour booster vos notes de réunion
Rencontres et bien-être
Les réunions sont une partie importante de notre journée et nous permettent de découvrir la culture de nos entreprises. Regardez cette vidéo pour obtenir des suggestions de pratiques qui garantiront que vos réunions soutiennent une culture positive tout en laissant du temps pour la réflexion individuelle et la productivité.
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