Yorktown Systems Group modernise son architecture et sa sécurité de données avec Office 365 et Summit 7

Sommaire

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) est une société de services professionnels de plus de 750 employés qui propose des formations et des enseignements, des apprentissages linguistiques et culturels, des modélisations et des simulations, des analyses de gestion, des services administratifs et une logistique intégrée pour aider les organisations fédérales et civiles. Basée à Huntsville, AL, la majorité du personnel de Yorktown est située sur place avec des clients, ce qui a constitué un défi pour favoriser la collaboration entre les individus et les équipes au sein de l'organisation. Yorktown souhaitait utiliser la plate-forme Office 365 pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes.

Défi

Yorktown a exécuté la plupart de sa gestion de documents et de ses opérations dans un environnement SharePoint 2010 sur site. Ce système d'information n'était pas seulement limité par un ensemble de capacités, mais le modèle sur site compliquait également la nouvelle stratégie de sécurité et de conformité de Yorktown. Après des années de départements disparates créant des silos d'informations avec divers degrés de gouvernance, la structure des autorisations de l'organisation était largement incohérente et difficile à gérer. La structure de contenu de Yorktown manquait des meilleures pratiques d'architecture moderne, et les employés ont constamment signalé des difficultés à trouver des documents ou des informations critiques en temps opportun. Enfin, une partie du contenu de Yorktown résidait sur une batterie de serveurs hébergée par un tiers, et les équipes informatiques internes n'avaient pas accès à l'administration backend.

Stratégie

Summit 7 Systems a travaillé en partenariat avec Yorktown pour analyser et documenter l'environnement SharePoint 2010 de l'organisation afin de comprendre comment les utilisateurs utilisaient la plateforme pour travailler entre les équipes. Summit 7 a ensuite travaillé avec les parties prenantes de Yorktown et les dirigeants de chaque équipe au sein de l'organisation pour comprendre comment ils structuraient leur contenu dans SharePoint 2010 et comment cette structure améliorait ou inhibait leurs processus métier existants. De plus, Summit 7 a fourni une ventilation détaillée de l'architecture de sécurité existante pour le contenu dans l'environnement.

À l'aide de ces données, Summit 7 a pu créer une conception d'architecture d'information et de sécurité prenant en compte tout le contenu de l'environnement SharePoint 2010 de Yorktown. En utilisant l'expérience moderne avec SharePoint Online, la conception de l'architecture de l'information a fourni des zones permettant aux équipes d'entreprise de publier du contenu pertinent tel que des annonces d'actualités, des politiques, des procédures, des informations de voyage et des formulaires de sécurité pour le public plus large de Yorktown à l'aide de sites de communication. Les sites d'équipe ont été utilisés pour fournir aux équipes internes la capacité de collaborer rapidement et efficacement et de partager du contenu pertinent pour leur équipe. Les sites hub ont rassemblé la conception globale en fournissant une structure hiérarchique au contenu, et l'utilisation de classifications de sites a permis une interprétation simple par les utilisateurs finaux du type de contenu stocké dans les sites et les groupes. Summit 7 a mis en œuvre la conception de Yorktown et les structures de site initiales pour chaque site de l'environnement à l'aide de conceptions de site.

Avec une architecture d'information robuste conçue et en place, Summit 7 a travaillé en étroite collaboration avec Yorktown IT pour effectuer des migrations de contenu par vagues afin de permettre à l'équipe informatique de faciliter l'accès des utilisateurs à l'interface moderne, de comprendre où se trouvait leur contenu et comment y accéder. Lorsqu'une équipe ou un groupe de Yorktown voyait son contenu migrer de SharePoint 2010 vers SharePoint Online, Summit 7 le validait avec eux, et le service informatique de Yorktown travaillait directement avec les utilisateurs finaux pour les acclimater à leur nouvelle façon de travailler.

Pour Yorktown, cette approche a été très réussie et a assuré l'adoption par les utilisateurs dans toute l'organisation. Summit 7 a travaillé en étroite collaboration avec Yorktown pour s'assurer que les administrateurs informatiques avaient une compréhension approfondie de la plate-forme Office 365 et de toutes ses fonctionnalités. Summit 7 a fourni un mentorat à Yorktown IT, ce qui leur a permis de travailler en étroite collaboration avec les utilisateurs de toute l'organisation pour surmonter les défis et promouvoir davantage l'utilisation de la plateforme. En fin de compte, en travaillant en étroite collaboration avec Summit 7, l'équipe informatique est devenue partie prenante à part entière du succès global de la plate-forme au sein de Yorktown Systems Group.

Résultats

Avec le soutien de Summit 7, Yorktown a mis en place une plate-forme facilement accessible pour améliorer la collaboration d'équipe et l'interaction du personnel. Les données organisationnelles sont devenues plus accessibles aux utilisateurs grâce à SharePoint Search et à l'utilisation de Microsoft Graph. En identifiant et en regroupant les utilisateurs dans des groupes Office 365 basés sur la structure de l'entreprise et les équipes internes, les administrateurs informatiques de Yorktown ont gagné du temps grâce à une gestion réduite de la sécurité des utilisateurs. Tout cela a permis au personnel de Yorktown de gérer ses activités de manière plus efficace et transparente tout en offrant aux dirigeants de Yorktown la certitude que les données de l'entreprise sont sécurisées.