Yarra Valley Water permet à sa main-d'œuvre mobile avec PowerApps et SharePoint Online

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Yarra Valley Water est la plus grande des trois sociétés d'eau de Melbourne, basée dans l'est de Melbourne. Ils gèrent plus de $4 milliards d'infrastructures et d'actifs et emploient près de 600 personnes. Chaque jour, plus de 1,9 million de personnes et 50 000 entreprises dépendent de leurs services d'eau et d'assainissement.

L'importante main-d'œuvre mobile de Yarra Valley Water avait besoin d'une solution de sécurité mobile que le personnel pourrait utiliser sur le terrain pour effectuer des audits de sécurité et des rapports d'incident rapides, fiables et précis. Ils avaient également besoin d'accéder à des informations de sécurité à jour et à des alertes pour prendre des décisions rapides au travail.

Engage Squared a utilisé PowerApps pour créer et déployer une application pilote en deux semaines. Le succès du pilote a conduit à la création d'une solution complète, comprenant désormais l'automatisation quotidienne des tâches de sécurité ainsi que la gestion et l'archivage des rapports, le tout alimenté par SharePoint Online, Microsoft Flow et PowerApps.

Défi

La main-d'œuvre mobile de Yarra Valley Water ne disposait pas des outils modernes dont elle avait besoin pour mener à bien les activités de sécurité importantes sur site. Elle utilisait des formulaires papier et envoyait des e-mails ou appelait le siège social. Des classeurs papier remplis de procédures de sécurité importantes tenaient le personnel informé de la manière correcte de mener à bien une activité de sécurité, mais le temps nécessaire pour distribuer et mettre à jour la documentation rendait difficile le maintien de la conformité en matière de sécurité.

Alors que Microsoft 365 était déjà utilisé pour la collaboration d'équipe avec des outils tels que SharePoint Online et Skype Entreprise, les applications professionnelles existantes restaient dans des environnements sur site tels que SharePoint 2013. Les formulaires InfoPath étaient utilisés pour remplir des rapports au bureau et stockés dans des listes SharePoint 2013. , cependant, l'intervalle de temps entre l'incident et la fin du rapport du formulaire InfoPath peut être assez long.

Les outils et processus existants entraînaient des erreurs humaines, une double manipulation des données et une perte de temps. Les évaluations de la fatigue remplies sur papier ont entraîné une mauvaise expérience pour les membres du personnel, ainsi que des rapports incohérents sur les incidents et les dangers sur le terrain. Il était également difficile de communiquer rapidement des alertes de sécurité importantes à leur personnel, car des e-mails pouvaient manquer dans les boîtes de réception du personnel.

Ces défis ont créé une opportunité pour Yarra Valley Water de revoir et de simplifier les processus de sécurité existants. Ils savaient qu'ils avaient besoin d'une plate-forme pour permettre un développement et une distribution mobiles rapides à leur personnel, non seulement pour des scénarios de sécurité, mais pour d'autres analyses de rentabilisation. Ce qu'ils ne savaient pas, c'est quelle plate-forme prendrait le mieux en charge cela. Avant de contacter Engage Squared, Yarra Valley Water avait passé un an et demi à rechercher des solutions, mais n'avait pas encore défini de plan pour l'avenir.

 

Stratégie

Yarra Valley Water cherchait à atteindre deux objectifs principaux :

• Déterminez quelle plate-forme leur permettrait de développer rapidement des solutions mobiles qu'ils pourraient facilement distribuer à leur personnel.
• Créer une application de sécurité mobile qui offre une expérience utilisateur de qualité, tient son personnel informé quotidiennement et fournit des rapports au fil du temps

Engage Squared a travaillé avec Yarra Valley Water pour organiser des ateliers présentant au personnel les capacités de PowerApps, de la conception de l'interface utilisateur, de la lecture et de l'écriture aux emplacements de stockage des données, en passant par la gestion du cycle de vie des applications. Trois activités de sécurité ont été choisies pour être intégrées dans une application pilote : vérifications de sécurité avant le travail, accès à la documentation des procédures de sécurité et accès aux alertes de sécurité importantes.

En deux semaines, l'application a été créée, testée et déployée auprès d'un groupe pilote. Les commentaires positifs du groupe pilote ont donné à Yarra Valley Water la confiance que PowerApps était la plate-forme adaptée à leurs besoins, car ils pouvaient rapidement tester et valider leurs exigences. La création de la solution complète a commencé.

La PowerApp fournit des alertes en temps réel, une évaluation automatisée de la fatigue qui se traduit par des actions de suivi obligatoires, des rapports sur les dangers et les incidents, une bibliothèque de procédures de travail sûres dans l'application et un audit de sécurité avant le travail avec des instructions dynamiques. Le personnel peut utiliser son téléphone pour prendre des photos pendant qu'il remplit des rapports sans avoir à rédiger des e-mails séparés et à rechercher des pièces jointes, tandis que son GPS enregistre l'emplacement de tout problème. Cela signifie que le bureau principal peut voir instantanément les photos et où elles ont été prises, sans avoir besoin d'envoyer quelqu'un pour revoir les détails plus tard.

Microsoft Flow se connecte aux activités au sein de SharePoint. Lorsqu'un nouveau rapport de sécurité, danger ou incident est créé, Flow vérifie une liste SharePoint, puis envoie un e-mail pour informer l'équipe appropriée d'agir sur la soumission. Si des photos ont été prises, elles sont automatiquement jointes à l'e-mail pour garantir que l'équipe puisse voir les informations le plus rapidement possible.

Pendant ce temps, toutes les données sont stockées dans des listes SharePoint Online, permettant à l'équipe de sécurité de créer des rapports dans Excel et Power BI. Les alertes de sécurité intégrées à l'application sont facilement créées par l'équipe de sécurité dans une liste, ce qui réduit le temps nécessaire pour envoyer un message urgent et fournit une interface utilisateur cohérente dans l'application pour les utilisateurs. Cela signifie que l'équipe de sécurité peut être n'importe où lors de la création et de l'analyse des données, sans avoir besoin d'utiliser des bureaux virtuels pour accéder à leur environnement SharePoint 2013 sur site.

Résultats

Le résultat final est une application de sécurité mobile de production qui améliore considérablement les processus de sécurité et la conformité, ainsi qu'une plate-forme stratégique pour fournir de futures solutions d'applications commerciales.

Avec la nouvelle application, les procédures de sécurité sont exécutées plus rapidement et de manière plus cohérente, les frais généraux de conformité sont considérablement réduits, l'organisation a obtenu des rapports améliorés sur la conformité et l'indice de sécurité, des données de sécurité plus cohérentes et des analyses plus approfondies autour de leurs procédures de sécurité.