Le géant de la publicité améliore la productivité et la satisfaction de ses employés grâce à une solution de collaboration dans le cloud

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Le géant mondial de la publicité Wavemaker est basé à Londres, en Angleterre, avec 138 bureaux dans 90 pays. Pour aider les employés à communiquer et à travailler efficacement à l'échelle mondiale, l'entreprise a mis en place de nouvelles méthodes de travail à l'aide de Microsoft Office 365. Wavemaker a constaté des avantages en termes de productivité, de sécurité, de mobilité et de satisfaction des employés. L'entreprise est convaincue que des employés heureux sont plus créatifs et plus productifs. Elle a donc été ravie de voir à quel point ils sont enthousiasmés par les nouveaux outils et processus mis à leur disposition.

Issus de la fusion de deux sociétés de publicité prospères - MEC et Mexus - les employés de Wavemaker ont été confrontés à une foule de défis commerciaux découlant de la fusion de deux infrastructures informatiques. À la recherche d'une solution qui permettrait une meilleure collaboration et un meilleur partage des connaissances au sein de l'entreprise, Wavemaker s'est tourné vers un partenaire Microsoft de confiance, AddIn365, pour obtenir de l'aide.

Défi

Wavemaker est né de la fusion de deux sociétés de publicité prospères, MEC et Maxus, et des défis ont découlé de la fusion de deux infrastructures informatiques. De nombreuses communications de l'entreprise se faisaient par e-mail, ce qui était inefficace : les fichiers circulaient en pièces jointes et plusieurs versions pouvaient être confondues. La localisation et l'accès aux fichiers peuvent également être difficiles. "Chaque entreprise avait son propre système de stockage de fichiers", explique Lily McCann, directrice des données et de la technologie chez Wavemaker. "Ainsi, pour ouvrir un fichier et le consulter, vous deviez d'abord le trouver, puis obtenir les autorisations pour y accéder. C'était vraiment inefficace. »

Wavemaker avait accès à Microsoft Office 365 par l'intermédiaire de sa société mère, Group M, la branche mondiale de gestion des investissements dans les médias de WPP, un leader mondial des services de publicité et de marketing. Wavemaker a vu un grand potentiel dans Microsoft OneDrive pour les entreprises, SharePoint Online et Teams pour aider à établir de nouvelles méthodologies de travail. "Nous avons décidé de tout déplacer dans le cloud", explique Kaganovsky. « Cela nous donne un niveau d'agilité que nous n'avions pas auparavant. Si nous voulons transférer un fichier de 100 mégaoctets, nous le mettons simplement dans OneDrive - nous ne courons pas avec des clés USB ou, pire encore, en utilisant des méthodes de transfert de fichiers gratuites non sécurisées sur Internet.

L'entreprise souhaitait également rendre le travail plus gratifiant pour ses employés en les libérant des tâches fastidieuses et en leur donnant plus de temps pour se concentrer sur les choses qui les motivent à venir travailler tous les jours. "Dans l'ancienne méthode de travail, vous rédigiez un document et l'envoyiez ensuite par e-mail à toutes les parties prenantes", explique Kaganovsky. « Ensuite, tout le monde apporterait des modifications, enregistrerait une copie locale et la renverrait par e-mail. Ensuite, vous devrez prendre toutes ces versions, les combiner et les renvoyer. C'est juste une perte de temps ennuyeuse. Et s'il existait un moyen pour que tout le monde puisse collaborer simultanément sur une seule version d'un document ? »

Stratégie

Wavemaker considérait Office 365 comme un ensemble d'outils bien intégrés qui permettraient aux employés d'accomplir plus facilement leurs tâches quotidiennes. Pour fournir aux employés un point d'entrée simple et direct à la suite Office 365, l'entreprise a déployé AddIn Work Hub du partenaire Microsoft AddIn365. Work Hub offre à chaque employé un portail personnalisé vers toutes les applications Office 365, en plus de la plateforme de communication interne de l'entreprise. « Work Hub est comme votre propre porte vers toutes les différentes salles d'Office 365 que nous avons utilisées », déclare Anastasia Donchenko, responsable de la transformation commerciale chez Wavemaker. "Personne n'a besoin de se rappeler où se trouve une application ou comment s'y rendre."

Chez Wavemaker, il est essentiel que tous les employés aient facilement accès aux fichiers dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, qu'il s'agisse de contenu créatif pour la campagne publicitaire d'un client ou d'un fichier commercial pour les opérations internes. Wavemaker a constaté que OneDrive était une excellente solution pour permettre cet accès et le faire de manière hautement sécurisée. Les employés intégrés peuvent enregistrer et accéder aux fichiers à l'aide de OneDrive à partir de n'importe quel appareil, même lorsqu'ils ne sont pas connectés à l'intranet, à l'aide du client de synchronisation pour le système d'exploitation Windows ou Macintosh.

En conséquence, les employés intégrés peuvent passer plus de temps sur les sites des clients et accéder à tout leur contenu. « Un jour, j'étais dans le bureau d'un client et notre directeur financier m'a envoyé un e-mail pour me dire qu'il ne trouvait pas de contrat important », explique Caroline Tran, associée principale chez Wavemaker. "Je l'avais enregistré en utilisant OneDrive, j'ai donc pu me connecter et le lui transmettre. Cela lui a sauvé la mise et l'a fait bien paraître parce que j'ai pu le lui faire parvenir si rapidement et facilement.

Déjà, 100 % des employés intégrés utilisent OneDrive et Teams, ce qui signifie ne plus envoyer de pièces jointes par e-mail ou risquer la productivité en raison de problèmes de contrôle de version. « L'un des principaux indicateurs de performance que j'examine est le temps que les gens ne passent plus à ouvrir des pièces jointes, à les enregistrer, à les réenregistrer et à les renvoyer », explique McCann. « J'estime que cela peut prendre environ 20 minutes par jour, et je m'attends à ce que cela s'améliore à mesure que tout le monde s'habitue aux nouveaux outils. Je vois tous les employés gagner une demi-journée chaque semaine grâce à des outils de communication plus efficaces. Pour moi, c'est un objectif tout à fait réalisable.

Les équipes Wavemaker utilisent également les sites de communication SharePoint pour publier du contenu que les équipes commerciales peuvent utiliser comme référence dans leur travail. Ils ont également mis en place un site de communication sécurisé où ils peuvent fournir aux clients des mises à jour constantes sur les projets, au lieu de leur faire attendre un e-mail récapitulatif à la fin de la semaine. Ils peuvent également utiliser les sites pour contrôler la distribution et la sécurité des informations du projet.

« Les équipes individuelles peuvent également utiliser Teams pour partager avec le client le travail qu'elles ne sont pas encore prêtes à partager avec l'ensemble du service », explique McCann. Les sites nous permettent de voir si un dossier a été ouvert ou non, et ils nous donnent beaucoup plus de propriété et de contrôle en termes de ce que nous partageons. »

Résultats

Wavemaker a commencé la transition vers Office 365 en novembre 2017 avec un AddIn Work Hub et un pilote de méthodologie d'intégration AddIn365 sur un marché britannique avec trois équipes publicitaires. Après un déploiement réussi, les stratégies et le logiciel ont été déployés sur huit autres marchés de l'entreprise qui représentent 80 % des revenus de l'entreprise. Wavemaker a maintenant intégré 50 % de ses employés, soit plus de 3 500 personnes en seulement six mois, et prévoit d'achever le déploiement d'ici la fin de 2018.

Grâce aux gains d'efficacité obtenus avec Office 365, les employés Wavemaker intégrés bénéficient d'une plus grande flexibilité et d'une meilleure expérience de travail. «Nous voulons que nos employés aient un bon équilibre travail / vie personnelle», déclare Kaganovsky. « Ce projet nous donne la flexibilité, et Office 365 permet la mobilité, afin qu'ils puissent trouver cet équilibre. Les gens peuvent désormais travailler à domicile, ou dans un café, ou une galerie d'art, ou partout où ils veulent être. Ils ne pouvaient pas faire ça avant, et cela les aide à être plus créatifs.

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