Le service de santé à domicile crée un flux de travail plus sain pour améliorer les soins aux patients

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Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) sert sa communauté à New York avec des soins médicaux à domicile compatissants. Les membres du personnel soignent de nombreux patients sur le terrain, et l'association avait besoin d'un moyen numérique pour suivre les processus, communiquer entre les prestataires de soins et améliorer la mobilité du personnel. VNSHS a adopté Microsoft Flow et Office 365 pour automatiser ses flux de travail et normaliser la manière dont son personnel Firstline reçoit les notifications. Libérées de la paperasserie et des déplacements supplémentaires, les infirmières peuvent désormais passer plus de temps avec les patients et assurer des soins constants et de haute qualité.

Défi

Identifier les défis des soins médicaux à domicile cohérents

Les hôpitaux ne sont pas le seul endroit où les patients ont besoin de soins médicaux ou où les cliniciens consacrent de longues heures et un traitement sincère. Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) envoie son personnel de première ligne, tel que des infirmières qualifiées, des physiothérapeutes et des ergothérapeutes, pour soigner les patients à domicile. Basée à Northport, New York, l'organisation à but non lucratif fournit également des soins palliatifs pour gérer la douleur des patients et assurer leur confort en fin de vie.

Ce sont des emplois importants, et pas toujours faciles. En plus de ces responsabilités, les infirmières du VNSHS et d'autres membres du personnel doivent suivre une quantité stupéfiante de données au cours de 90 000 visites à 3 000 patients en soins à domicile et 600 patients en hospice chaque année.

Le personnel de première ligne devait remplir tous les rapports d'admission et d'incident sur papier, apporter physiquement les documents au bureau, puis retourner sur le terrain. « Ramener la paperasse au bureau prenait beaucoup de temps et des choses pouvaient se perdre. Comme nous n'avions pas d'enregistrement numérique cohérent de nos processus, des étapes seraient manquées », explique Alvin Ledwidge, spécialiste du système chez Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk.

Lorsque le personnel admettait un patient ou remplissait un rapport, il devait ajouter manuellement les noms de tous les employés concernés à un e-mail pour informer tout le monde. Un membre du personnel pouvait parfois être laissé de côté. "Avec notre système précédent, des choses pouvaient passer entre les mailles du filet, comme un thérapeute ou un travailleur social qui ne recevait pas de notification et qui manquait un rendez-vous", explique Ledwidge. « Les patients et leurs familles expriment à juste titre beaucoup d'émotion autour des rendez-vous manqués. Nous avions besoin d'un moyen de respecter plus systématiquement notre engagement à fournir les soins exceptionnels que nos patients méritent.

Stratégie

Centralisation des données et bouclage dans le bon personnel

VNSHS souhaitait numériser ses processus et s'assurer que le personnel concerné était inclus dans le plan de soins de chaque patient dès le début. En juillet 2017, l'organisation a décidé d'utiliser Flux Microsoft pour créer des workflows automatisés. Dans le même temps, VNSHS a adopté Microsoft Office 365 et connecté Microsoft Flow à Microsoft SharePoint Online. Désormais, pour les rapports d'incidents, les admissions et la surveillance à distance des signes vitaux des patients, VNSHS utilise 12 flux spécifiques qu'il a créés pour ses processus commerciaux et cliniques les plus importants.

Ledwidge et son équipe ont créé des listes SharePoint avec le personnel, le groupe et les responsables appropriés pour des services spécifiques. Les employés remplissent des formulaires de flux de travail dans Formulaires Microsoft ou Power Apps, qui se connectent aux listes SharePoint et à Microsoft Flow. « En utilisant Microsoft Flow, nous avons beaucoup accéléré les processus pour le personnel de première ligne. Ils s'inquiètent moins de savoir qui est sur le courrier électronique - ils remplissent simplement un formulaire de flux de travail et savent que le bon personnel et les bons superviseurs seront automatiquement inclus.

Auparavant, le personnel devait mettre à jour les notes du dossier médical électronique, mais le personnel suivant dans le processus de soins n'était pas informé tant que la mise à jour n'était pas terminée, ce qui pouvait prendre deux ou trois jours. « Désormais, avec Microsoft Flow, lorsque notre personnel de première ligne commence à remplir un formulaire PowerApps, il informe les autres du type de service dont le patient a ensuite besoin », explique Ledwidge. "De cette façon, le personnel peut établir des priorités et planifier en conséquence, ce qui réduit le stress, le brouillage de dernière minute et le risque de rendez-vous manqués."

Résultats

Diminution du temps administratif, amélioration de la prise en charge des patients

Les 250 membres du personnel ont accès à Microsoft Flow, y compris les 180 employés de première ligne qui utilisent l'outil sur iPad. Pour chaque admission, le personnel économise 15 à 20 minutes de paperasse. Le personnel apprécie de pouvoir désormais prendre des notes en temps réel, de savoir que les bons membres du personnel sont mis à jour et d'éviter les allers-retours entre le bureau et le domicile des patients.

« Microsoft Flow est le ciment qui tient tout ensemble », conclut Ledwidge. « Avant, nous perdions un temps précieux à conduire des documents au bureau et à essayer de communiquer le plan de soins. Désormais, le personnel passe moins de temps à faire de la paperasse et plus de temps à s'occuper des patients.

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