Sommaire
Pour cette agence du gouvernement fédéral américain, la gestion des documents et de l'information (RIM) fait partie intégrante du travail quotidien. Ils doivent se conformer aux notes de service et aux directives relatives à la classification et à la conservation des dossiers. C'est en partie pour leur permettre de répondre au flux constant de demandes de la Freedom of Information Act (FOIA) que de nombreuses agences fédérales reçoivent. Lorsqu'une demande FOIA est reçue, l'agence doit être en mesure de produire tous les documents relatifs à la question en question. Beaucoup d'entre eux sont des enregistrements de courrier électronique. Pour faciliter le contrôle et l'accès aux informations tentaculaires, l'agence s'est tournée vers NEOSTEK et Colligo pour une solution qui automatiserait le déplacement des fichiers vers leur référentiel SharePoint.
Défi
Pour l'Agence, les pratiques de RIM pour assurer la conformité avec la M-12-18 et la capacité de répondre aux demandes FOIA impliquaient des processus compliqués qui constituaient un fardeau pour les employés individuels. Les employés ont été chargés de configurer des dossiers spécifiques dans leurs boîtes de réception d'archives dans lesquels ils stockaient des enregistrements, intégrés dans des fichiers Outlook PST. Cette approche a rendu la réponse aux demandes FOIA problématique et sujette aux erreurs pour plusieurs raisons :
- Processus manuels chronophages
- Problèmes de trouvabilité lorsque les gens étaient absents du bureau
- Manque de métadonnées de messagerie
- Informations dispersées
- Manque de confiance du public
Stratégie
Pour répondre aux exigences de la M-12-18, l'Agence a travaillé avec NEOSTEK pour identifier et mettre en œuvre une solution de gestion des enregistrements de bout en bout qui automatise le processus de conversion des e-mails en enregistrements SharePoint interrogeables. Cette solution non seulement mettrait l'Agence en conformité, mais rationaliserait également bon nombre des processus impliqués dans l'exécution des demandes FOIA.
Colligo a été chargé par l'Agence de proposer la solution pour envoyer automatiquement les e-mails dans SharePoint sous forme d'enregistrements. Colligo a implémenté son gestionnaire de messagerie Colligo, un plug-in Outlook qui intègre de manière transparente SharePoint à Outlook dans l'interface native d'Outlook. Les processus sous-jacents de gestion des dossiers n'avaient pas besoin d'être modifiés et aucune formation approfondie n'était nécessaire. Cela a permis à Colligo de déployer rapidement sa solution Email Manager. Avec Email Manager, les employés ont pu s'acclimater tout de suite. La solution a permis aux employés de visualiser les enregistrements SharePoint à partir de l'interface familière d'Outlook.
Résultats
Depuis la mise en œuvre de la nouvelle solution, l'Agence a considérablement réduit le temps nécessaire pour répondre aux demandes FOIA, ainsi que le coût associé de l'inefficacité. De plus, l'Agence a amélioré ses pratiques de gestion des documents conformément au modèle de maturité fédéral, a renforcé la conformité, réalisé l'adoption du 100% par les utilisateurs et amélioré la collaboration entre les employés.
Gain de temps et d'argent
Auparavant, les demandes FOIA complexes pouvaient impliquer 40 employés ou plus, chacun consacrant 3 à 5 heures à la recherche d'informations. Désormais, cette recherche peut être effectuée par une seule personne en moins d'une heure. A raison de $150/heure pour quatre heures par salarié, cela représente une économie de $23 850 pour chaque demande complexe. Chaque année, l'Agence reçoit plus de 175 demandes complexes, ce qui représente une économie de plus de $4 millions par an. L'adoption par les employés a atteint 100% en peu de temps, permettant à l'agence de réaliser une autre efficacité résultant de la solution Colligo.
Pratiques supérieures de gestion des documents
Le déploiement de Colligo Email Manager a amélioré de nombreux processus de gestion des dossiers. Les enregistrements d'e-mails ne sont plus dupliqués, car le système signale les e-mails qui ont déjà été enregistrés par un autre utilisateur. Les enregistrements sont étiquetés avec des métadonnées riches permettant une plus grande recherche. Les calendriers de conservation sont automatisés en fonction de la classification des enregistrements au moment où ils sont capturés. Avec Email Manager, les employés font simplement glisser et déposent les e-mails considérés comme des enregistrements dans un dossier SharePoint partagé. Ce même processus peut également être utilisé pour les fichiers non e-mail glissés dans le volet de navigation d'Outlook. Les employés sont en mesure de maintenir la conformité avec tous les mémorandums et directives applicables grâce à des processus rationalisés et à une meilleure fonctionnalité de recherche en place.
Gains du modèle de maturité NARA
NEOSTEK et Colligo Email Manager se sont assurés que l'Agence répondait aux critères de réussite définis par le Federal RIM Program Maturity Model4, qui est l'outil d'analyse pangouvernemental conçu par la NARA pour évaluer l'efficacité du programme de gestion des documents d'une agence. Avec Colligo Email Manager, NEOSTEK a accompagné l'Agence dans sa poursuite du plus haut niveau de maturité (Niveau 4 — « Embedded »), atteint en embarquant et en intégrant la solution de messagerie au sein de l'Agence.
