USC atténue les risques de conformité avec Office 365 et AvePoint

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L'Université de la Sunshine Coast (USC) est l'une des 150 meilleures jeunes universités au monde et est classée par les étudiants comme l'une des meilleures universités d'Australie pour la qualité de l'enseignement et l'expérience globale des étudiants. Avec l'aide d'AvePoint, USC a migré vers Office 365 et SharePoint. Dans le processus, l'Université a réduit les risques de conformité et a créé une expérience utilisateur transparente avec Office 365 et SharePoint.

Défi

USC, un utilisateur de longue date de DocAve, a migré vers Office 365 et avait besoin d'un nouvel ensemble de solutions pour gérer SharePoint. En tant qu'université publique comptant 1 500 utilisateurs SharePoint uniques, l'USC avait besoin d'un environnement offrant une expérience utilisateur transparente pour permettre à son personnel de fournir des sites de collaboration basés sur des modèles existants et approuvés pour les projets et les comités. Ils souhaitaient également un meilleur contrôle de leur environnement ainsi qu'une solution de sauvegarde et de restauration.

Plus précisément, une solution qui pourrait permettre une administration centralisée de SharePoint à plusieurs niveaux, ainsi qu'un centre de rapports pour les recherches de sécurité et les rapports d'audit. Pour cette exigence, ils recherchaient un outil qui pourrait faciliter la distribution des rapports de métriques SharePoint à une grande variété d'unités commerciales, y compris l'informatique, la gestion des connaissances, le juridique, etc.

Enfin, USC avait besoin d'un outil de sauvegarde et de restauration pour les 302 Go de données de son environnement SharePoint, capable de restaurer des éléments granulaires tels que les propriétés d'une liste SharePoint.

Stratégie

Après avoir utilisé AvePoint pour son environnement SharePoint sur site, USC a découvert que l'utilisation des solutions cloud d'AvePoint, notamment AvePoint Cloud Backup et AvePoint Cloud Governance, était une évidence.

« AvePoint était le leader du marché, il n'y avait vraiment pas beaucoup de produits comparables au moment où nous examinions nos options », a déclaré le responsable des solutions et de l'architecture informatiques d'USC, Joshua Burne.

USC utilise AvePoint Cloud Governance pour aider ses utilisateurs finaux à autoprovisionner des sites SharePoint. Après avoir implémenté AvePoint Cloud Governance, ils sont désormais en mesure de réduire les risques et d'améliorer la conformité de la conservation des données SharePoint Online. L'Université est désormais en mesure de sécuriser la collaboration et d'autonomiser les utilisateurs, permettant des contrôles de conformité stricts et une gestion globale du cycle de vie des documents. De plus, les solutions AvePoint peuvent aider l'université à réduire le temps de gestion des sauvegardes et de restauration d'éléments granulaires, comme les propriétés d'une liste SharePoint.

"Nous avons un certain nombre de modèles basés sur des cas d'utilisation commerciaux particuliers. Nous utilisons Cloud Governance pour générer un questionnaire destiné à notre personnel qui automatise l'approvisionnement technique des sites et les paramètres de sécurité associés », a déclaré Joshua. "Les paramètres aident à garantir que les informations ne sont pas accidentellement partagées avec l'extérieur de notre organisation si elles ne sont pas appropriées."

Résultats

Avec les produits AvePoint, USC est en mesure de fournir un environnement collaboratif à son personnel. Grâce à de nouvelles fonctionnalités de création de rapports et de rapports d'audit, USC est désormais en mesure de réduire les risques de conformité pour son organisation, tout en offrant à son personnel une expérience utilisateur transparente. La solution permet aux utilisateurs finaux de l'Université d'auto-provisionner des sites SharePoint dans la politique. De plus, USC a réduit le temps de gestion des sauvegardes et peut restaurer des éléments granulaires, comme les propriétés d'une liste SharePoint.

Dans un avenir proche, USC a hâte de tirer parti de la gouvernance du cloud lors de la mise en œuvre de Microsoft Teams, qu'ils considèrent comme une partie importante de leur collaboration à l'avenir.

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