L'Église Unie du Canada connecte sa communauté avec Office 365, SharePoint, Dynamics 365 et Protiviti

Sommaire

L'Église Unie du Canada est une organisation presbytérienne et méthodiste qui réunit quatre églises à travers le Canada. L'Église dessert plus de 3 000 communautés de foi et 8 000 ministres (actifs et retraités) à travers le pays. Après s'être appuyée sur une combinaison de systèmes hérités déconnectés, l'Église Unie du Canada était prête à mettre en œuvre une plateforme unifiée moderne pour mieux gérer les opérations de l'église et offrir des services numériques.

Défi

L'Église Unie du Canada a utilisé divers systèmes sur place et bases de données héritées qui étaient isolés les uns des autres. En raison du manque de connexion entre les systèmes, le personnel informatique, financier, national et des opérations de l'Église traitait souvent avec des silos d'informations, ce qui rendait difficile de servir efficacement les ministres et les communautés de l'Église. Par exemple, afin de mettre à jour leurs coordonnées, les ministres devaient envoyer des documents physiques à l'Église et un membre du personnel de l'Église était responsable de la mise à jour de ces coordonnées dans tous les systèmes.

L'Église Unie du Canada souhaitait avoir la possibilité de mettre à jour facilement les informations dans tout le système et de fournir à ses ministres et communautés des moyens de collaborer avec l'Église en ligne et via des plateformes mobiles.

Stratégie

L'Église Unie du Canada a travaillé avec Protiviti sur un engagement de feuille de route de 3 mois pour transformer et moderniser la gestion des opérations de l'église et des offres de services numériques. Dans le cadre de ce projet, des équipes de toute l'organisation nationale ont travaillé avec Protiviti pour discuter de leurs points faibles, des systèmes existants et hérités, et des cas d'utilisation clés pour une nouvelle plate-forme moderne.

Armés d'une feuille de route et de recommandations pour une nouvelle plate-forme numérique, l'Église et Protiviti ont commencé à évaluer des solutions hébergées dans le cloud avec un accès mobile, des centres de données canadiens, une capacité d'automatisation et des capacités de pages Web modernes. Après avoir évalué ses options, l'Église a choisi de construire sa nouvelle plate-forme avec les solutions Microsoft Cloud, notamment SharePoint, Dynamics 365, Teams, Forms, Flow, PowerApps et Power BI, et de profiter de la tarification à but non lucratif de Microsoft.

Protiviti a utilisé Microsoft SharePoint et les pages modernes de SharePoint pour fournir aux ministres et aux communautés de foi des expériences de portail libre-service uniques qui permettent la mobilité et augmentent l'engagement avec le personnel ministériel à travers le pays. Microsoft Teams est utilisé pour fournir des outils de collaboration gérés et des espaces de travail en ligne à plus de 50 comités d'église. De plus, l'Église utilise Microsoft PowerApps et Flow pour capturer les données de manière plus efficace et précise, et pour gagner en efficacité grâce à l'automatisation des processus métier. Pour compléter cette solution moderne, Protiviti a migré la gestion des données de contact de l'Église vers Microsoft Dynamics 365, qui sert désormais de système d'enregistrement de l'organisation pour toutes les informations de contact de l'Église. Microsoft SharePoint et les pages modernes de SharePoint ont également été utilisées pour fournir au personnel de l'Église au bureau national et aux bureaux des conseils régionaux un nouvel intranet organisationnel, permettant une meilleure collaboration au sein de l'organisation.

Résultats

Avec la mise en œuvre du nouveau système, l'Église Unie du Canada est désormais en mesure d'accéder plus facilement à ses systèmes de n'importe où - sur place, en ligne ou sur un appareil mobile - et d'avoir accès à des informations précises et à jour pour les ministres et communautés de foi. L'Église utilise la nouvelle plateforme moderne pour accroître la collaboration à travers le pays alors que les portails et les outils de communication relient les ministres et les membres des communautés de foi de l'Église. L'impact devrait être élevé pour les communautés rurales et pour les jeunes membres de l'Église qui pourront désormais se connecter au contenu de l'Église avec un appareil mobile.

De plus, l'équipe informatique de l'Église profite de l'intégration de la solution de Microsoft Office 365 et de la plateforme Azure. Ils sont ravis de passer moins de temps à entretenir et à mettre à niveau les serveurs sur site, car ils pourront étendre ou créer de nouvelles bases de données à la volée et dans le cloud.