Proventeq aide le ministère britannique de l'éducation à réduire ses coûts et à réaliser une recherche intelligente en migrant vers SharePoint

Sommaire

Le ministère britannique de l'éducation (DfE) est responsable des services et de l'éducation des enfants, y compris les premières années, les écoles, la politique d'enseignement supérieur et complémentaire, les apprentissages et les compétences plus larges en Angleterre.

Le DfE utilisait ECHO, une instance Meridio EDRMS personnalisée comme principal magasin de documents et de métadonnées pour son système de correspondance publique, qui est en place depuis 2004 et stocke plus de 7 millions de documents. ECHO était complexe et coûteux à gérer, et rendait le contenu difficile à parcourir, à gérer et à distribuer aux parties prenantes internes et externes.

Le DfE disposait également de plus de 700 000 images numérisées qui nécessitaient une conversion et une classification en texte intégral. Le manque de versions numériques interrogeables de ces éléments avait entraîné une lacune dans l'exhaustivité du portefeuille de contenu numérique disponible du ministère.

Le DfE a décidé de migrer son contenu vers SharePoint pour :

• Réduire le coût total de possession de la gestion de l'information
• Réalisez une recherche intelligente de documents papier et d'images
• Offrez une expérience transparente aux utilisateurs Office 365 existants du service.

Défi

Le système de gestion de contenu d'entreprise Meridio hautement personnalisé de DfE a nécessité une analyse approfondie et une ingénierie inverse de la part de l'équipe Proventeq pour s'assurer que la conception de la migration englobait la portée du projet et répondait à toutes les exigences spécifiques de l'organisation. Les défis rencontrés incluent les suivants :

• Plate-forme héritée complexe : L'application entièrement sur mesure et spécifique à un domaine de DfE a nécessité une ingénierie inverse en raison d'un manque d'expertise interne en matière d'administration de la plate-forme.
• Métadonnées source incohérentes : Les types et extensions de fichiers n'étaient pas correctement stockés, nécessitant une inspection approfondie des fichiers pour déterminer les types de fichiers corrects avant la migration vers SharePoint.
• Conversion de texte intégral des numérisations d'images : Plus de 700 000 images numérisées nécessitaient une reconnaissance optique des caractères et une extraction de texte intégral avant la migration vers SharePoint.
• Seuils du système cible : Une nouvelle structure devait être dérivée des métadonnées du contenu source pour se conformer aux seuils techniques de SharePoint.
• Volume de contenu élevé : Avec plus de 7 millions d'éléments de contenu stockés sur la plate-forme ECHO existante, DfE a exigé une migration entièrement fidèle de tout le contenu vers SharePoint.

Stratégie

Pour surmonter les défis présentés par la transition de l'instance Meridio personnalisée de DfE vers SharePoint, Proventeq a exécuté un plan de projet personnalisé de migration et de transformation de contenu en 5 étapes.

Découverte & analyse. L'équipe a utilisé les riches capacités de découverte et d'analyse de Migration Accelerator pour déterminer le volume et la distribution réels du contenu de DfE. Au cours de cette phase, ils ont identifié et corrigé de nombreuses incohérences dans le contenu source et les métadonnées associées.

Optimisation de l'architecture de l'information. Proventeq a effectué une analyse approfondie de la structure des fichiers et du schéma des métadonnées d'ECHO Meridio et a conçu une architecture d'informations cible optimale. La hiérarchie de dossiers du système source dépassait les limites de longueur d'URL de SharePoint, ce que l'équipe a résolu en chargeant des documents dans une hiérarchie de dossiers raccourcie.

Conversion OCR des fichiers numérisés. Les images numérisées du département étaient dans un certain nombre de formats différents, y compris des fichiers PDF de plusieurs pages, des images autonomes, des documents manuscrits et dactylographiés. Proventeq a extrait du texte de ces images et les a exposées sous forme de métadonnées ; rendre le contenu consultable.

Migration des pilotes. Pour démontrer que la conception de la migration répondait pleinement aux objectifs du projet de DfE, Proventeq a effectué une étape de migration pilote. Cela a permis à l'équipe interne de DfE d'évaluer la migration et les capacités de gestion de documents SharePoint dans un environnement de type production.

Migration dynamique en toute fidélité. Une fois que l'équipe de projet interne de DfE a été satisfaite de la conception de la migration et de l'architecture du système cible, Proventeq a utilisé Migration Accelerator pour exécuter une migration entièrement fidèle avec une piste d'audit au niveau des éléments. Cela a permis de garantir que plus de 7 millions d'éléments ont été migrés avec succès.

Résultats

"L'excellente collaboration entre Proventeq, les collègues de la direction de la technologie, MPCD (y compris l'IICSA) et les équipes KIM, nous a permis de fournir avec succès une solution qui répond aux besoins du DfE et facilitera la recherche d'informations par nos collègues." – Charlotte Saxon, responsable de la livraison informatique, ministère de l'Éducation du Royaume-Uni

Réduction significative des coûts annuels. La transition vers SharePoint supprimera le coût de maintenance de la plate-forme ECHO, ce qui permettra au Département d'économiser environ 170 000 £ par an. Un meilleur contrôle de l'approvisionnement et de la sécurité se traduira par une réduction des coûts de maintenance continus ; réduire davantage le coût total à long terme de la propriété de l'infrastructure d'information.

Contenu plus intelligent et recherche accélérée. SharePoint a donné à DfE le pouvoir de consolider le contenu dans un référentiel en ligne centralisé facile à gouverner, à gérer et à accéder. DfE a également tiré pleinement parti de la fonctionnalité OCR de Migration Accelerator pour effectuer la conversion de texte intégral de plus de 700 000 documents précédemment stockés sous forme d'images non interrogeables.

Cette combinaison de consolidation, de conversion de texte OCR et de classification intelligente aide les utilisateurs DfE à trouver le contenu dont ils ont besoin pour accélérer la collaboration et relever les défis des responsabilités et de l'administration des services.

Productivité accrue. La migration vers SharePoint permet aux plans à plus long terme de l'équipe de gestion des documents du DfE d'inclure des étiquettes de rétention et de préciser quand les éléments peuvent être détruits ; procurant un gain de temps important.

Risque de perte de contenu atténué. SharePoint a supprimé le risque de perte de contenu présenté par l'ancien système ECM non pris en charge de DfE, grâce à ses fonctionnalités intégrées d'administration de contenu.

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