Triangle Equities s'appuie sur SharePoint Online et Microsoft Flow pour automatiser les rapports aux investisseurs

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Triangle Equities (Triangle) est une société de développement immobilier à service complet basée à New York qui possède et gère plus d'un million de pieds carrés de propriétés commerciales, résidentielles et à usage mixte. Ils ont été l'une des principales sociétés de développement immobilier à New York au cours des 30 dernières années. Triangle possède et exploite de nombreux développements et propriétés dans toute la ville de New York et réalise que la technologie de pointe est une exigence pour leur permettre de mener efficacement leurs activités. L'organisation s'appuie sur SharePoint Online et Office 365 depuis plusieurs années, disposant d'un intranet d'entreprise intégré à SharePoint Online, ainsi que d'une boutique Microsoft.

Triangle Equities avait un processus manuel qui s'appuyait sur Microsoft Excel pour gérer et maintenir les tâches liées aux exigences de déclaration des investisseurs. Ces exigences comprenaient des rapports de conformité, des états financiers et d'autres fichiers critiques liés au développement. Bien qu'Excel soit puissant, il ne possédait aucune des fonctionnalités de flux de travail, de gestion des tâches et de gestion de projet dont ils avaient besoin. De plus, la possibilité de créer automatiquement de nouvelles tâches récurrentes une fois les tâches terminées permettrait d'économiser des heures de travail sur chaque projet. SharePoint Online, avec ses puissantes capacités de gestion des tâches, en conjonction avec Microsoft Flow, possédait toutes les fonctionnalités souhaitées pour automatiser ce processus manuel et, à son tour, réduire le nombre d'heures de travail consacrées à une tâche ou à une capacité de gestion de projet.

Défi

Dans le cadre de leurs opérations, les membres du personnel de Triangle sont chargés de produire des rapports aux investisseurs qui comprennent de nombreux éléments récurrents couvrant les rapports de conformité, les états financiers, les rapports sur les avantages pour la communauté et les rapports sur les coûts de construction. Les dates d'échéance pour ces éléments peuvent varier de mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, selon la tâche.

Pour gérer ses tâches de reporting aux investisseurs, Triangle Equities s'est appuyé sur l'utilisation d'un tableur Excel. L'un des principaux défis auxquels ils ont été confrontés était que de nombreux membres de l'équipe étaient impliqués dans différents projets et chacun avait ses propres dates d'échéance pour les tâches associées. Les utilisateurs devaient pouvoir attribuer des tâches aux membres de l'équipe et les notifier 15, 30, 60 et 90 jours avant la date d'échéance d'une tâche. De plus, tous les membres de l'équipe associés à une tâche devaient recevoir un e-mail automatisé tous les lundis, mettant en évidence les tâches en retard ainsi que les tâches qui sont dues dans la semaine à venir.

Lors de l'utilisation d'Excel, une fois les tâches récurrentes marquées comme terminées, une intervention manuelle était nécessaire pour ajouter de nouvelles tâches récurrentes pour le cycle récurrent suivant. Lors de la gestion de plusieurs projets, l'exécution de ces tâches coûte une quantité importante d'heures de travail. La possibilité d'automatiser ce processus ajouterait encore plus de valeur à la solution de reporting des investisseurs SharePoint.

Bien qu'Excel soit puissant, ces exigences d'automatisation spécifiques dépassaient ses capacités. Le choix logique était de tirer parti de Microsoft Flow en conjonction avec une liste de tâches SharePoint personnalisée pour mettre en œuvre les exigences.

Stratégie

Longi Engineering avait mis en place un intranet SharePoint Online pour Triangle qui était utilisé dans toute l'entreprise par toutes les unités commerciales. L'adoption par les utilisateurs était élevée et vers la fin de la mise en œuvre, Longi Engineering avait potentiellement démontré comment Flow, PowerApps et Power BI pouvaient être utilisés pour d'autres défis commerciaux.

Dans le cadre de l'implémentation, Microsoft Flow a été utilisé pour implémenter des notifications pour les utilisateurs 15, 30, 60 et 90 jours avant l'échéance des tâches. Cela permet de s'assurer que les membres de l'équipe peuvent éviter les échéances manquées, car ils sont désormais plus conscients des tâches à accomplir à venir. Dans le cas où une tâche n'a pas été traitée à la date d'échéance, la tâche est surlignée en rouge et répertoriée comme la première tâche de la liste. Un flux Microsoft hebdomadaire est exécuté qui envoie par e-mail aux membres de l'équipe l'état des éléments en cours, en mettant en évidence les tâches en retard. Une fois les tâches récurrentes terminées, un flux Microsoft est déclenché pour créer automatiquement une nouvelle tâche avec une nouvelle date d'échéance.

Résultats

La mise en œuvre de Microsoft Flow a permis de réduire considérablement les coûts de gestion de projet et le nombre d'heures de travail consacrées à chaque projet.