TransAlta consolide et réduit ses coûts avec Microsoft 365 et VersaFile

Sommaire

TransAlta, une compagnie d'électricité privée, est en pleine transition vers les énergies renouvelables. Ceci, à son tour, entraîne des changements dans tous les aspects de l'entreprise pour être plus compétitifs et utiliser les ressources disponibles pour répondre à leurs besoins de transition. La consolidation des applications informatiques et la migration vers le cloud constituent un domaine permettant de gagner en efficacité et de réduire les coûts.

L'équipe de TransAlta a travaillé avec VersaFile pour exporter et transformer le contenu et les métadonnées d'un système IBM Content Manager connecté à SAP vers le cloud Microsoft 365. Alors que des phases supplémentaires sont encore prévues, de grandes parties de l'organisation ont déjà gagné en facilité d'utilisation et collaborent efficacement dans leurs opérations mondiales en utilisant la suite d'applications Microsoft 365.

Défi

TransAlta dispose d'un certain nombre de sources de contenu commercial, notamment SharePoint, IBM Content Manager, SAP et File Systems. L'un des domaines d'intérêt était IBM Content Manager, où de nombreux groupes utilisaient le système pour leurs besoins quotidiens en matière de gestion de documents. Les utilisateurs ont trouvé le système difficile à utiliser et uniquement pour le stockage de types de contenu fragmentés. Pendant ce temps, l'organisation trouvait la plate-forme globale coûteuse à maintenir et avait du mal à trouver des ressources facilement disponibles pour la prendre en charge. N'étant pas un système complet pour tous les contenus, la population générale des entreprises utilisait de moins en moins le système et, par conséquent, il devenait de plus en plus difficile pour l'organisation de maintenir le système.

TransAlta avait besoin d'une solution infonuagique unique, facile à utiliser et rentable. Les résultats nécessaires pour satisfaire les besoins des utilisateurs et réduire les coûts. De plus, étant donné qu'une partie du contenu était directement liée à une gamme d'applications commerciales clés telles que SAP et des outils de gestion de dessin de base tels qu'AutoCAD et IBM Document Manager, il était important pour TransAlta de trouver une solution flexible qui leur permettrait de maintenir ces Connexions.

Stratégie

TransAlta s'engageait déjà envers l'approche et les applications Microsoft 365. Lorsqu'est venu le temps de consolider les systèmes de gestion de contenu, la sélection de SharePoint dans le cadre de la suite Office 365 a été une décision facile et rentable.

L'équipe VersaFile, utilisant ses compétences et outils IBM hérités, a aidé TransAlta à segmenter le contenu et les métadonnées dans le système IBM actuel et à le préparer pour la migration. Le type de contenu à transférer allait des RH aux finances en passant par les accords et les contrats commerciaux.

Il était important de préparer soigneusement le contenu car certaines parties des documents sont liées au système de gestion des documents (DMS) de SAP et sont liées aux systèmes de contrôle des documents qui gèrent leurs dessins CAO pour la maintenance de l'usine.

Ensuite, l'équipe a extrait le contenu, les versions et les métadonnées pertinents à l'aide des outils de transformation et d'extraction IBM ECM uniques de VersaFile et a effectué les transitions nécessaires pour le préparer à l'importation vers SharePoint. Cela comprenait les étapes suivantes :

• Évaluation de la qualité des données
• Approche de nettoyage des données et exécution de la déduplication
• Cartographie des données et préparation à la migration
• Validation et test des données

L'équipe de TransAlta a mis en œuvre les différentes solutions dans Microsoft 365, puis a terminé l'importation du contenu et des métadonnées dans le système à l'aide d'outils internes.

Résultats

Grâce à cet effort, une grande partie des dossiers commerciaux de TransAlta résident maintenant dans SharePoint. Alors que la grande majorité des utilisateurs n'ont qu'une seule solution avec laquelle travailler, l'entreprise dispose désormais d'un moyen plus rentable de prendre en charge ses utilisateurs au sein de ses équipes de support d'entreprise. Les économies de coûts ont résulté de moins d'abonnements de renouvellement de logiciels ainsi que de coûts moindres pour la prise en charge de solutions aberrantes non conformes aux normes d'entreprise courantes.