Une société d'urbanisme augmente la collaboration d'équipe grâce à Microsoft 365 avec l'aide de Cloudwell

Sommaire

Topology est une société collaborative de planification communautaire et urbaine à Newark, dans le New Jersey, qui se concentre sur le développement centré sur les personnes et met l'accent sur la sensibilisation de la communauté. Avec une multitude d'appareils différents sur diverses plateformes et une main-d'œuvre extrêmement mobile, Topology avait besoin d'une suite de collaboration capable d'atteindre tous ses objectifs. En utilisant Office 365 et ses technologies de support, Cloudwell a pu centraliser et simplifier ses pratiques commerciales.

Défi

Avant cet engagement, Topology utilisait la suite Google Apps pour accomplir la collaboration et les tâches quotidiennes. Ce n'était pas idéal car la gouvernance du partage et de l'organisation des fichiers était ingérable et entraînait plusieurs versions des mêmes fichiers, des fichiers perdus et un partage de fichiers externe endémique. Au-delà de Google Apps, Topology a utilisé divers outils tiers pour les pratiques commerciales standard telles que les services VoIP, les conférences téléphoniques, le chronométrage et la gestion des tâches. Aucun de ces outils ne provenait du même fournisseur. De plus, Topology gère sa pratique sur environ 90% appareils Apple. Cela a conduit à une dépendance à Google Apps en tant qu'outil multiplateforme qui fonctionnait bien avec Mac OS X. L'organisation hésitait à considérer Office 365 comme une solution car elle craignait qu'il ne soit incompatible avec la plupart de son matériel. En fin de compte, la structure et la supervision de la gestion offertes par SharePoint Online l'ont emporté sur les préoccupations.

Stratégie

En raison de la structure de fichiers non gérée et du partage de documents dans Google Drive, la première étape pour Cloudwell consistait à identifier les emplacements de tous les fichiers à migrer. Une fois cette opération terminée, Cloudwell a migré tous les fichiers de l'organisation vers SharePoint Online et OneDrive. La migration de tous les e-mails des employés vers Exchange Online s'est déroulée de manière transparente grâce aux outils de migration Exchange Online. Une fois les fichiers migrés vers SharePoint, Cloudwell a mis en place une page de destination simple permettant aux employés de gérer leurs fichiers. Le client OneDrive pour Mac a été installé sur tous les ordinateurs Apple et les utilisateurs ont été invités à synchroniser les dossiers qu'ils utilisent le plus.

Pour améliorer la collaboration dans l'entreprise, Microsoft Teams a été adopté comme principal outil de partage d'informations entre les employés. Des équipes ont été mises en place pour chaque client avec des canaux relatifs à des projets spécifiques. Avec des équipes solidement ancrées dans les activités quotidiennes, l'ancien fournisseur VoIP a été remplacé par Microsoft Phone System. Tous les employés ont reçu un nouveau numéro de téléphone à utiliser avec les clients. La conférence téléphonique Microsoft a également été activée pour permettre des appels clients plus transparents.

Avec la familiarité croissante avec Office 365, Topology est devenu plus disposé à se diversifier dans d'autres entreprises. Une autre nécessité était une base de données de gestion des contacts et de marketing. Cloudwell a exploité Microsoft PowerApps avec AI et SharePoint Online pour développer une application qui crée une liste de contacts en prenant des photos de cartes de visite. Une fois cette liste de contacts créée, Microsoft Flow a été utilisé pour exécuter des campagnes marketing sur la base de données.

Résultats

En migrant vers la suite Office 365, Topology a pu réaliser pleinement la capacité de collaborer dans le cloud tout en maintenant la structure de son stockage de documents. Microsoft Teams et Phone System ont centralisé la communication dans toute leur organisation et avec les clients tandis que leur application personnalisée, utilisant PowerApps et SharePoint Online, les a aidés à mieux suivre leurs contacts pour les utiliser dans les campagnes marketing.