Todd Energy dynamise les employés et voit une productivité plus élevée avec Microsoft 365 et Information Leadership

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Todd Energy est un producteur de gaz naturel détenu et exploité par 100% en Nouvelle-Zélande. Avec des coentreprises offshore, Todd est responsable de plus de 50% de la production énergétique d'hydrocarbures de la Nouvelle-Zélande. En collaboration avec Nova Energy, ils emploient actuellement plus de 500 personnes à travers la Nouvelle-Zélande.

Les moteurs commerciaux de leur transformation numérique Office 365 comprenaient : devenir un employeur de choix en améliorant la collaboration et l'engagement du personnel ; et la baisse du coût de production. De plus, Todd Energy souhaitait rationaliser ses opérations et donner à son personnel les outils d'information dont il avait besoin pour travailler où qu'il se trouve.

La solution mise en œuvre rassemble des informations et des opérations fragmentées dans une plate-forme Office 365 simple prise en charge par Power BI. Depuis la mise en service en 2019, le personnel - des équipes d'entreprise à la maintenance sur le terrain - a créé et consommé des informations de manière transparente via Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner et Power Platform.

La collaboration entre les services et les sites a été activée, ce qui facilite et accélère l'accès au bon contenu au bon moment, n'importe où, n'importe où. De meilleures décisions, grâce à l'amélioration de la visibilité des informations et des processus, ont été rendues possibles via Power BI et Power Automate.

Russell Craig, responsable national de la technologie chez Microsoft Nouvelle-Zélande, estime que le succès de Todd Energy est une feuille de route pour que d'autres entreprises explorent comment elles peuvent utiliser les technologies numériques pour unifier des équipes dispersées et réaliser des gains significatifs en termes de productivité et d'innovation.

Défi

Todd Energy a dû faire face à deux défis principaux ; Premièrement, les employés, y compris les nouvelles recrues et les milléniaux, attendaient de plus en plus des méthodes de travail numériques simples. James Blair, responsable de la gestion de l'information et de la technologie chez Todd Energy, le résume "nous'ont un certain nombre de générations dans notre main-d'œuvre et ils veulent entrer dans une organisation où ils peuvent travailler numériquement. C'est important pour Todd d'avoir une base qui leur permette de faire ça.”

Deuxièmement, les gens partageaient des fichiers sur plusieurs lecteurs réseau, disques durs, ordinateurs de bureau et divers intranets. Les informations fragmentées avaient un impact sur la collaboration et la productivité, ainsi que sur la capacité d'avoir les bonnes informations à portée de main du personnel sur le terrain.

Le spécialiste de la gestion de l'information, Steph Richardson, déclare « Il est juste de dire que personne n'avait un seul endroit où aller pour accéder à une seule source de documentation. Nous nous sommes retrouvés avec une duplication de fichiers et nous avions toujours des personnes accédant également aux lecteurs réseau. »

Todd Energy voulait prendre le temps de bien faire les choses et de construire une solution durable. Blair dit : «Dans le passé, lorsque SharePoint était déployé, le service informatique l'offrait simplement à l'entreprise en guise de cadeau et disait : "Voici une solution ECM".. Il n'y avait pas d'architecture, elle a simplement été déployée et s'est développée de manière organique, par opposition à une manière planifiée et structurée. Au fil du temps, cela signifiait que les gens ne pouvaient plus trouver leurs affaires. Todd Energy souhaitait consacrer beaucoup plus de temps à la mise au point de l'architecture, car ils savaient qu'il était essentiel de permettre au personnel de rechercher et de récupérer du contenu.

Pour Todd Energy, il s'agissait également d'un domaine de risque potentiel car il travaille dans un secteur hautement réglementé et fait l'objet de plusieurs audits chaque année. Cela a également un impact sur le résultat net, augmentant les coûts d'exploitation.

Stratégie

La technologie Microsoft Cloud et Office 365 ont été sélectionnés comme plate-forme de solution. Information Leadership, partenaire Microsoft Gold et spécialiste d'Office 365, est devenu partenaire d'implémentation et conseiller de confiance.

Blair le résume, « Nous considérons Information Leadership comme un véritable partenaire ; nous travaillons en partenariat avec des organisations où il s'agit d'une voie à double sens - et pas seulement d'un accord vendeur/fournisseur. Nous voulons que les personnes que nous sélectionnons comme partenaires fassent partie de l'équipe.

SOLUTION #1 : CONSOLIDATION DES INFORMATIONS POUR LE TRAVAIL ET LA COLLABORATION N'IMPORTE OÙ

Pour le personnel, la recherche et la récupération d'informations étaient des sources constantes de frustration. La solution devait être simple pour répondre à leurs besoins. Blair dit : "Nous avions besoin de quelque chose qui répondait aux exigences des personnes les plus handicapées par le numérique dans l'organisation jusqu'à certaines des personnes les plus averties en matière de technologie..."

Todd Energy a ciblé la consolidation de ses « packs de travail » de maintenance comme première solution pour améliorer la productivité et offrir une expérience transparente au personnel. En intégrant le système de maintenance à Office 365, des dossiers pour chaque projet de maintenance ont été automatiquement créés et le personnel a glissé et déposé le contenu pertinent (portées des travaux, rapports, contrats) dans le dossier. Les 'work packs' ont été utilisés par plusieurs équipes et chacun accède directement au contenu où qu'il se trouve.

«Lorsque les gens recherchent du contenu autour d'un pack de travail particulier, ils tapent simplement un numéro, et cela fait automatiquement apparaître tout ce qui concerne le pack de travail. C'est un élément clé pour nous - l'intégration de notre système de maintenance », dit Blair.

En complément des work packs, un nouvel intranet a été développé pour créer un 'unique la source de la verité'. Sous le nom de « The Sauce », l'intranet a rendu accessible en un seul endroit toutes les informations dont les employés de Todd avaient besoin pour travailler dans l'ensemble de l'organisation. Toutes les ressources d'initiation étaient regroupées dans une seule section intitulée « Travailler ici ».

Richardson dit, "Le fait d'avoir un seul endroit où les nouveaux arrivants peuvent accéder à toutes les applications disponibles dans Todd Energy a rendu leur intégration dans leurs rôles tellement plus facile."

SOLUTION #2 : PLUS « SUR LA MÊME PAGE » AVEC LES ÉQUIPES MICROSOFT

Microsoft Teams a changé la donne pour la gestion de projets et d'autres initiatives. À titre d'exemple, Teams était le principal mécanisme de collaboration de l'équipe du projet Todd Energy and Information Leadership. Ils ont utilisé le chat, la vidéo et le partage d'écran, OneNote, les fichiers et listes partagés, ainsi que Planner - le tout dans l'interface Teams avec d'énormes réductions de l'utilisation des e-mails.

Ce succès s'est reflété dans l'ensemble de l'organisation. Dans le domaine de la fiabilité et de l'intégrité, Teams est la clé de leur collaboration. Steve Smith, responsable de la fiabilité et de l'intégrité, déclare : « Nous avons installé dans la région huit à dix sites d'équipes dans ma région… C'est quelque chose que les gens ont vraiment adopté. C'est vraiment bon pour la collaboration et pour structurer ce que nous faisons.

SOLUTION #3 : PLATE-FORME DE PUISSANCE POUR LA RÉALISATION DE PROJETS ET UNE MAINTENANCE PLUS PROACTIVE

Le Power Platform aide également Todd Energy à réaliser des projets rapidement et plus efficacement. Les informations clés du projet sont extraites et combinées avec Power BI afin que le personnel dispose d'informations exploitables puissantes.

Par exemple, pour ses « Demandes de changement d'usine », le personnel peut désormais visualiser si les projets sont dans les temps et identifier les goulots d'étranglement qui entravent l'achèvement. L'équipe de direction a une visibilité sur les progrès, les niveaux de ressources et d'autres mesures clés.

Poussé par le personnel clé, Power BI a responsabilisé le personnel et mis la capacité entre les mains de l'entreprise avec les personnes qui l'utilisent.

SOLUTION #4 : LIEU DE TRAVAIL MODERNE ; MOINS DE PAPIER ET MODALITÉS DE TRAVAIL FLEXIBLES POUR UN MEILLEUR ÉQUILIBRE TRAVAIL/VIE PRIVÉE

Todd Energy a une culture dynamique avec de grandes opportunités d'apprendre et de grandir. Office 365 leur a permis d'aller plus loin, en travaillant plus facilement dans toute l'organisation. Hannah Heberley, conseillère en communication, déclare :

« Nous pouvons partager de nombreuses informations vitales, ce qui signifie que nous en savons beaucoup plus sur ce qui se passe. Nous ne sommes pas seulement des associés, nous en savons plus les uns sur les autres, sur quoi les gens travaillent et dans quoi les gens sont impliqués - je pense que nous sommes plus sur la même longueur d'onde.

Un référentiel vidéo central de toutes les vidéos utilisant Stream est facilement accessible et aide le personnel à apprendre par lui-même. Il est plus facile de rester en contact avec d'autres membres du personnel en utilisant Delve qui tient à jour les listes de contacts et facilite les contacts.

LE TRAVAIL À DISTANCE ET NUMÉRIQUE a été un avantage clé. Richardson dit :

"Il y a 18 mois, l'équipe de direction imprimait des chapes de papier à emporter pour leur réunion hebdomadaire du lundi. Maintenant, avec l'utilisation de leurs Surface Pros, ils sont tous électroniques. Je pense que c'est une combinaison de la technologie, plus ce que nous intégrons au logiciel, pour vraiment les aider.

Et pour le personnel, cela les aide à gérer les besoins du travail et de la famille. Heberley dit :

« J'ai immédiatement pensé que c'était bien de pouvoir maintenant tout faire à distance. Je ne suis pas seul dans ma façon de travailler ; Je travaille à temps partiel, avec des enfants… pouvoir accéder à des informations en déplacement, c'est ce à quoi les gens s'attendent de nos jours – et c'est plutôt cool de pouvoir les fournir.

Résultats

Office 365 a joué un rôle déterminant dans la collaboration, l'augmentation de la productivité et la réduction des risques d'ingénierie chez Todd Energy. Par exemple, le personnel sur le terrain peut travailler n'importe où en accédant au contenu du pack de travail de maintenance via leurs appareils mobiles. Le personnel rapporte qu'il est 60% plus rapide de trouver des informations avec les packs de travail qu'auparavant et que la disponibilité sur le terrain change la donne.

Smith constate que les packs de travail réduisent le temps perdu et aident le personnel à trouver des informations dont ils ignoraient l'existence :

« Les gens veulent juste aller faire leur travail. S'ils ne le peuvent pas, ils passent trop de temps à essayer de trouver des informations, ce qui ajoute de la frustration à leur journée. Nous réutilisons et trouvons désormais des informations pour planifier et préparer rapidement les travaux de maintenance, puis nous passons la majeure partie de notre temps à les exécuter, ce qui représente la valeur réelle de ce que nous faisons. »

Ceci est particulièrement important du point de vue de la conformité ; "avoir un environnement qui nous permet de fournir les preuves rapidement et facilement nous permet de respecter efficacement la conformité - donc du point de vue des risques, cela nous aide beaucoup," dit Smith.

Les informations et les formulaires qui font partie intégrante des opérations sûres et efficaces des usines de Todd ont été rendus plus accessibles sur l'intranet et sont désormais consultés par le personnel en moyenne 40 fois par semaine.

Il y a une meilleure identification et communication des dangers, et une maintenance réactive de l'usine réduite grâce à l'utilisation du Power Automate. Les formulaires de danger sont remplis automatiquement et les informations sont présentées dans une mise en page standard où tout le personnel est rapidement et facilement informé. Power Automate permet à l'équipe d'enregistrer rapidement tout travail réactif qui se présente. En automatisant le processus de demande et d'approbation des travaux réactifs, l'équipe de maintenance est mieux à même de comprendre pourquoi le problème est survenu et de planifier en conséquence. Steve Smith dit : «à la suite du déploiement du Power Automate, nous avons vu cette charge de travail réduire considérablement. Le résultat est que nous sommes dans un environnement beaucoup plus planifié – c'est un bon résultat.”

Il existe de meilleurs rapports sur la production et la maintenance en utilisant Office 365 pour agréger les données de plusieurs systèmes, puis en utilisant Power BI pour présenter des visualisations exploitables des données. Sur une période de six mois, Todd Energy a augmenté ses licences de Power BI d'une poignée à plus de 130. Plus de 150 rapports Power BI à eux seuls sont actuellement utilisés pour les données de production, le suivi des projets et le suivi des documents contrôlés.

La collaboration sur des projets s'est améliorée en utilisant Microsoft Teams pour exécuter des projets de maintenance d'usine et d'autres initiatives liées à la fiabilité de l'usine. Ceci, associé à l'utilisation de Planner pour gérer les tâches, a facilité la résolution des problèmes et la progression.

La conformité, la classification automatique, la configuration sûre et facile des fichiers de cas sécurisés et l'utilisation et la gestion cohérentes de Microsoft Teams ont été rendues possibles grâce à l'utilisation d'applications innovantes de leadership de l'information hébergées par Azure.

La productivité et la collaboration se sont améliorées. Office 365 permet au personnel de partager et de se fier aux informations en toute confiance. Le temps est gagné et la collaboration améliorée grâce à la fonctionnalité de co-création utilisée dans les documents complexes.

L'adjointe exécutive, Louise Hamerton, qui prépare les documents du conseil d'administration et de la direction, déclare "avoir un endroit centralisé pour que tout le monde puisse collaborer rend la mise à jour des documents du conseil et des documents par plusieurs personnes beaucoup plus efficace. Être en mesure de garder une trace de qui a été dans le document pour apporter leurs modifications rationalise le processus.”

Les documents de réunion sont désormais transmis numériquement à l'équipe de direction et accessibles sur Surface Pros. Il y a une réduction du gaspillage de papier, une sécurité accrue et une meilleure mobilité.

The Sauce est devenu incontournable pour trouver des informations avec en moyenne plus de 200 vues par semaine. De même, une page d'applications métier fournit un guichet unique pour accéder à toutes les gammes d'applications métier et est consultée en moyenne 75 fois par semaine. Les informations de référence et les formulaires qui font partie intégrante des opérations sûres et efficaces des usines de Todd ont été rendus plus accessibles. Ils sont désormais consultés par le personnel en moyenne 40 fois par semaine.

Avant l'intranet, la communication avec le personnel était hiérarchique. Les mises à jour et les informations venaient du haut vers le bas et le personnel devait attendre un e-mail du directeur général ou du directeur général. Il y avait des réunions en face à face de tout le personnel environ toutes les 6 semaines, mais il y aurait des lacunes d'information entre les deux.

Heberley réfléchit au changement : «Maintenant, nous avons des panneaux d'affichage numériques dans les salles à manger - nous pouvons communiquer des choses beaucoup plus rapidement, fréquemment et visuellement en temps réel. Donc, quand quelque chose se passe, trente minutes plus tard, cela peut être affiché sur l'un de ces écrans… Je pense que nous sommes plus connectés en conséquence et nous en savons beaucoup plus sur ce qui se passe.

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